Cómo asignar habitaciones: criterios y errores habituales

Una reserva de habitación doble no es todavía una habitación: es un compromiso de dar una unidad de ese tipo. Asignar es elegir cuál. Hacerlo con criterio evita cambios en el mostrador, limpiezas fuera de orden y huéspedes que no reciben lo que pidieron.

¿Cuándo conviene asignar la habitación?

Hay dos momentos posibles y cada hotel combina ambos:

• Al reservar: la asignación queda fijada desde el principio. Da seguridad en reservas con peticiones concretas, pero obliga a reorganizar si llegan cambios de fechas o de tipo.
• El día de la llegada: la recepción asigna por la mañana con el estado real de las habitaciones. Es más flexible, pero deja poco margen para peticiones especiales y depende de que alguien lo haga a tiempo.

Regla práctica: asigna cuanto antes lo que es difícil de encajar (estancias largas, grupos, accesibilidad, habitaciones conectadas) y deja para la mañana de la llegada las reservas sin condiciones, que son las que dan flexibilidad al resto. En el PMS, la asignación anticipada se refleja en el planning como una reserva ya situada en una fila concreta.

¿Con qué criterios asignar?

El orden importa: se asigna primero lo más restrictivo. Una secuencia habitual:

1. Estancias largas: ocupan una habitación muchas noches seguidas; si se colocan primero, el resto de reservas se encaja alrededor.
2. Peticiones del huésped: piso alto, cama grande, lejos del ascensor, la misma habitación de la última vez. Deben constar en la reserva, no en la memoria de quien la tomó.
3. Accesibilidad: las habitaciones adaptadas se reservan para quien las necesita y se venden las últimas al resto.
4. Mantenimiento: las habitaciones con una avería abierta se bloquean y quedan fuera de la asignación hasta que se resuelve.
5. Grupos: juntos en la misma planta o zona, si el organizador lo pidió, y con la cuenta vinculada al grupo.
6. Rotación: repartir el uso entre habitaciones del mismo tipo para que el desgaste sea parejo y no haya unidades que se vendan siempre las primeras.
7. Llegadas tempranas: a quien llega antes de la hora de entrada, una habitación que ya esté limpia o que salga pronto.

Ejemplo: un hotel de 24 habitaciones recibe el lunes una familia de cuatro con cuna que pidió dos habitaciones comunicadas, una estancia de cinco noches en doble y seis llegadas sueltas de una noche. La recepción asigna el domingo las comunicadas y la de cinco noches; las seis sueltas se asignan el lunes por la mañana según las habitaciones que vayan quedando limpias.

¿Cómo hacerlo en el PMS?

Casi todos los PMS asignan desde el planning: se arrastra la reserva a una fila o se elige la habitación en un desplegable. Para que la asignación funcione:

• Mantén actualizados los atributos de cada habitación (vistas, cama, accesibilidad, planta), para filtrar por ellos.
• Registra las peticiones en el campo previsto, para que aparezcan al asignar y en la hoja de llegadas.
• Usa los bloqueos solo con fecha de inicio y fin, y con motivo.
• Comprueba que la asignación no cambie el tipo de habitación vendido; si das una superior, que conste como mejora, no como error.
• Coordina con housekeeping: el orden de limpieza del día debe seguir el orden de las llegadas asignadas.

Si trabajas con varias unidades idénticas (apartamentos, cabañas), la asignación afecta además a las llaves, los accesos y los recorridos de limpieza. Al comparar productos en la categoría de PMS, pregunta cómo se asigna, cómo se reasigna y si el sistema avisa de conflictos.

¿Qué revisar cada mañana?

Una revisión corta antes de que empiecen las salidas evita la mayoría de los problemas:

• Todas las llegadas del día tienen habitación asignada y del tipo vendido.
• Ninguna reserva está asignada a una habitación bloqueada o con avería.
• Las peticiones especiales están cubiertas.
• Las habitaciones de las llegadas tempranas van primero en la lista de limpieza.
• Las habitaciones de salida que se vuelven a ocupar hoy están marcadas como prioritarias.
• No hay dos reservas solapadas en la misma habitación, incluidas las que llegaron de noche por el channel manager.

Deja constancia de quién hizo la revisión y de los cambios. Si en el turno siguiente alguien pregunta por qué una reserva cambió de habitación, la respuesta debe estar en la nota de la reserva.

Errores habituales

• Asignar tarde: hacerlo cuando el huésped ya está en el mostrador obliga a elegir entre lo que queda, no entre lo que conviene.
• Mover reservas sin avisar: cambiar una asignación en el planning sin anotarlo deja a limpieza preparando una habitación que ya no se usa y a la recepción entregando una llave equivocada.
• Bloquear sin fecha de fin: una habitación bloqueada «hasta que se arregle» sale de la venta de forma indefinida y nadie se acuerda de abrirla.
• Ignorar la rotación: vender siempre las mismas habitaciones concentra el desgaste y deja otras sin revisar durante semanas.
• Confiar en la memoria: las peticiones que no están escritas en la reserva no existen para el turno siguiente.
• No separar tipo y unidad: asignar una habitación de un tipo distinto del vendido, sin registrarlo, falsea la disponibilidad y provoca un overbooking de ese tipo.

Preguntas frecuentes