Cómo hacer una previsión de demanda sencilla
Una previsión de demanda sencilla estima cuántas habitaciones venderás cada día futuro. Se construye en una hoja de cálculo con tres fuentes: el histórico del mismo periodo, las reservas que ya tienes en cartera y un calendario de eventos. La estimación es la cartera actual más lo que solía entrar desde esa antelación.
Prever la demanda no exige un sistema especializado. Con los datos que ya guarda tu PMS y una hoja de cálculo puedes obtener una estimación diaria lo bastante buena para decidir precios, restricciones y turnos de personal.
¿Qué datos necesitas?
Tres fuentes, todas disponibles en un alojamiento que lleve al menos un año operando:
- Histórico: habitaciones vendidas y tarifa media de cada día del año anterior, o de varios años si los tienes.
- Reservas en cartera: las habitaciones ya vendidas hoy para cada fecha futura, lo que en el sector se llama OTB (on the books).
- Calendario de eventos: festivos, puentes, vacaciones escolares, ferias, congresos, conciertos y competiciones, tanto del año pasado como del que viene.
Si además guardas cuántas reservas tenías el año pasado a la misma antelación, la previsión mejora mucho. Si no lo guardas, exporta la cartera una vez por semana y archiva el fichero.
¿Cómo se monta la hoja de cálculo?
Crea una fila por cada fecha futura y estas columnas:
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Fecha y día de la semana | La noche que se prevé |
| Evento | Festivo o evento de ese día, si lo hay |
| Habitaciones disponibles | Capacidad, descontando bloqueos |
| OTB | Habitaciones ya vendidas hoy |
| Venta final del año anterior | Del día comparable |
| OTB del año anterior a la misma antelación | Si lo tienes |
| Entrada esperada | Lo que falta por entrar |
| Previsión | OTB más entrada esperada |
| Ocupación prevista | Previsión entre habitaciones disponibles |
¿Cómo se calcula la previsión paso a paso?
- Alinea por día de la semana, no por fecha. Compara el segundo sábado de marzo con el segundo sábado de marzo del año anterior, no el día 14 con el día 14. La demanda depende más del día de la semana que del número.
- Mueve los eventos. Si un festivo o una feria cambia de fecha, compara con el día en que cayó el año anterior.
- Calcula la entrada esperada. Es la venta final del año anterior menos lo que había en cartera a la misma antelación. Indica cuántas habitaciones solían entrar desde hoy hasta la fecha de estancia.
- Suma. Previsión = OTB actual + entrada esperada.
- Limita al máximo. La previsión no puede superar las habitaciones disponibles. Si la supera, tienes demanda sin restringir por encima de tu capacidad, lo que señala margen para subir precio.
- Ajusta con criterio. Corrige a mano lo que el histórico no sabe: un evento nuevo, una obra, un cambio en tu oferta o en la de la competencia. Anota el motivo de cada ajuste.
Ejemplo ilustrativo: un hotel de 20 habitaciones mira un sábado que cae dentro de tres semanas. Hoy tiene 8 habitaciones vendidas. El sábado comparable del año anterior terminó con 16 vendidas y a tres semanas vista tenía 6, así que entraron 10 en ese tramo. Previsión: 8 + 10 = 18 habitaciones, una ocupación prevista del 90 %.
Si no tienes la cartera histórica, toma la venta final del día comparable del año anterior y corrígela según cómo vaya tu cartera actual. Es menos preciso, pero mejor que no prever.
¿Cómo se usa la previsión?
- Precios: en las fechas con previsión alta, sube tarifas o cierra las más baratas; en las de previsión baja, valora ofertas o canales adicionales.
- Restricciones: una estancia mínima en fechas de mucha demanda evita que una noche suelta bloquee estancias más largas.
- Personal y compras: la previsión de ocupación permite planificar limpieza y desayunos.
- Canales: decide qué cupos abrir en cada OTA y cuándo cerrarlos.
Un RMS automatiza estos cálculos y propone precios. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, el revenue management figura como función propia en siete de las 25 fichas y como complemento en trece; en cinco el proveedor no publica el dato. Puedes verlo en la categoría de revenue management.
¿Qué errores son habituales?
- Comparar fechas en lugar de días de la semana.
- Hacer la previsión una vez y no revisarla.
- No medir el acierto. Cada mes compara lo previsto con lo real; la desviación te dice cuánto fiarte de la previsión y dónde falla.
- Mezclar segmentos distintos. Si tienes grupos, sepáralos: no siguen el patrón de las reservas individuales.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia hay que actualizar la previsión?
Una vez por semana es un buen punto de partida para las fechas de los próximos meses, y con más frecuencia para las dos o tres semanas inmediatas, donde la cartera cambia rápido. Lo importante es hacerlo siempre el mismo día para que las comparaciones sean coherentes.
¿Se puede prever la demanda sin datos históricos?
Sí, aunque con menos precisión. Un alojamiento nuevo puede partir del calendario de eventos de la zona, de la estacionalidad conocida del destino y de su propia cartera, y empezar a guardar una exportación semanal de reservas. En pocos meses tendrá una base propia para comparar.
¿Qué diferencia hay entre previsión de demanda y presupuesto?
El presupuesto fija lo que quieres conseguir en el año y se elabora una vez. La previsión estima lo que va a ocurrir con la información disponible hoy y se actualiza de forma continua. La diferencia entre ambos indica dónde hace falta actuar sobre precios o canales.