--- title: "Cómo pedir una propuesta por escrito a un proveedor de software" description: "Qué incluir al pedir una propuesta escrita a proveedores de software hotelero: datos del alojamiento, funciones, precio total, permanencia y soporte." url: https://softwareparahoteles.app/blog/como-pedir-una-propuesta-por-escrito-a-un-proveedor-de-software/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Elegir software](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/elegir-software/) # Cómo pedir una propuesta por escrito a un proveedor de software Publicado el 22 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Una solicitud de propuesta por escrito describe el alojamiento, sus unidades y canales, separa las funciones necesarias de las deseables y pide a cada proveedor el precio total con todos los conceptos, las condiciones de permanencia y salida, los plazos de implantación, la formación y el soporte. Enviar el mismo documento a todos permite comparar las respuestas en una tabla. Una demo enseña cómo se ve un programa; una propuesta escrita dice qué te van a vender, a qué precio y con qué condiciones. Cuando comparas varios proveedores, pedir a todos lo mismo y por escrito evita que cada uno conteste a su manera y que las diferencias importantes queden en una conversación. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, 31 de los 62 productos no publican precios y en 33 la permanencia figura como sin verificar: la propuesta escrita es la forma de obtener esos datos. ## Qué datos del alojamiento incluir Cuanto más concreta sea la descripción, más ajustada será la respuesta. Incluye: - **Tipo de alojamiento**: hotel, hostal, apartamentos, vivienda vacacional, camping. - **Número de unidades**: habitaciones o apartamentos, y si hay camas en habitaciones compartidas. - **Número de establecimientos**, si gestionas más de uno. - **Canales de venta actuales**: portales, web propia, agencias, venta telefónica. - **Servicios que se cobran**: restaurante, bar, spa, actividades. - **País y región** donde opera el alojamiento, para que el proveedor indique cómo cubre la facturación y los registros que correspondan. Lo que exige cada país está en la [guía de país](https://softwareparahoteles.app/paises/). - **Número de usuarios** que trabajarán con el sistema. - **Software actual** y fecha en que quieres cambiar. ## Funciones necesarias y deseables Separa lo que necesitas para operar de lo que estaría bien tener. Así podrás descartar propuestas que no cubren lo básico y comparar el resto por lo que añaden. | Función | Necesaria | Deseable | | --- | --- | --- | | Gestión de reservas y calendario | ☐ | ☐ | | Channel manager con tus portales | ☐ | ☐ | | Motor de reservas en la web | ☐ | ☐ | | Facturación del país | ☐ | ☐ | | Check-in online | ☐ | ☐ | | Mensajería con huéspedes | ☐ | ☐ | | TPV para restaurante | ☐ | ☐ | | Precios dinámicos | ☐ | ☐ | Pide que el proveedor indique, para cada función, si es propia, si requiere un complemento de pago o si depende de un socio externo. Es la misma distinción que usa el directorio, explicada en la [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). ## Integraciones y migración Enumera los sistemas que deben seguir funcionando: cerraduras, contabilidad, pasarela de pago, herramienta de precios. Pregunta si la integración existe ya, quién la mantiene y si tiene coste. Si te interesa conectar desarrollos propios, pide que confirmen si hay una [API abierta](https://softwareparahoteles.app/glosario/#api) documentada. Sobre la migración, pide que detallen: - Qué datos importan del sistema actual: reservas futuras, clientes, tarifas, historial. - Quién hace la importación y con qué coste. - Cómo se gestiona el periodo en que conviven los dos sistemas. ## Precio total, permanencia y salida El precio de una propuesta solo es comparable si incluye todos los conceptos. Pide expresamente: 1. Cuota periódica, indicando si es mensual o anual y por qué unidad se calcula. 2. Coste de alta, implantación y formación. 3. Complementos necesarios para cubrir tus funciones necesarias. 4. Comisiones por reserva, por transacción o por canal conectado, si existen. 5. Impuestos incluidos o no. 6. Revisión de precios prevista y cómo se comunica. Y sobre el contrato: - Duración mínima y renovación. - Preaviso y procedimiento de baja. - Penalizaciones por cancelación anticipada. - Formato y plazo en que te entregan tus datos al salir. ## Plazos, formación y soporte Pide un calendario de implantación con fechas aproximadas: configuración, conexión de canales, formación y puesta en marcha. Pregunta cuántas sesiones de formación incluye y en qué formato. Para el soporte, solicita los canales disponibles (teléfono, chat, correo, mensajería), el horario, el idioma y si cambian según el plan. Pide también el tiempo de respuesta comprometido para incidencias graves. ## Cómo comparar las respuestas Con todas las propuestas recibidas, pásalas a una tabla con las mismas filas: funciones necesarias cubiertas, coste del primer año, coste anual posterior, permanencia, plazo de implantación y soporte. Marca en otro color lo que el proveedor no contestó: una omisión también es una respuesta. El [comparador](https://softwareparahoteles.app/comparar/) del directorio te ayuda a contrastar los datos públicos de dos productos con lo que dicen sus propuestas. ## Preguntas frecuentes ### ¿A cuántos proveedores conviene pedir propuesta? Tres o cuatro suelen bastar para tener referencias sin que la comparación se vuelva inmanejable. Antes, descarta los que no cubren tu tipo de alojamiento, tu país o tus funciones necesarias según sus fichas. Envía a todos el mismo documento y la misma fecha límite para responder. ### ¿Qué hago si un proveedor no da el precio por escrito? Pide de nuevo un importe orientativo con todos los conceptos para tu caso concreto. Si aun así no lo concreta, anótalo como dato no facilitado en tu tabla. Firmar sin conocer el coste total, la permanencia y las condiciones de salida dificulta comparar y planificar el gasto. ### ¿La propuesta escrita sustituye a la demo? No, se complementan. La propuesta fija precio, condiciones y alcance; la demo permite comprobar que el programa hace lo que la propuesta dice. Lo práctico es pedir primero la propuesta, usar la demo para verificar las funciones necesarias y pedir que cualquier compromiso hecho de palabra quede añadido por escrito. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre elegir software - Elegir software ### [Comprar o traspasar un alojamiento: qué revisar del software](https://softwareparahoteles.app/blog/comprar-o-traspasar-un-alojamiento-que-revisar-del-software/) Qué revisar del software al comprar o traspasar un alojamiento: titularidad de cuentas, contratos, reservas cobradas, datos, pasarelas, accesos y dominio. 21 de octubre de 2026 - Elegir software ### [Cómo elegir un channel manager: criterios y preguntas](https://softwareparahoteles.app/blog/como-elegir-un-channel-manager/) Criterios para elegir channel manager: canales, conexión bidireccional, modelo de cobro, independiente o incluido en el PMS, soporte y preguntas de demo. 16 de octubre de 2026 - Elegir software ### [Cómo elegir un motor de reservas para tu web](https://softwareparahoteles.app/blog/como-elegir-un-motor-de-reservas/) Criterios para elegir un motor de reservas: integrado en el PMS o independiente, comisión declarada, pasarelas, idiomas y monedas, extras y recuperación de reservas. 15 de octubre de 2026