Costes ocultos de un software hotelero
El precio «desde» de un software hotelero rara vez es lo que acabas pagando. A la cuota hay que sumar, según el proveedor, el alta o implantación, la formación, los módulos que se venden aparte, las comisiones por reserva, el coste de la pasarela de pago y las condiciones de permanencia. Pedirlos por escrito permite comparar ofertas de verdad.
Comparar programas por su cuota mensual lleva a error: dos productos con el mismo precio de entrada pueden costar cantidades muy distintas al cabo de un año. No se trata de costes escondidos con mala intención; en muchos casos están publicados, pero en otra página o en las condiciones generales. Esta guía repasa los seis conceptos que conviene revisar, con ejemplos tomados de los datos del directorio revisados en octubre de 2026.
¿Cuánto cuesta empezar: alta e implantación?
Algunos proveedores cobran un importe único por configurar el sistema, cargar habitaciones y tarifas y conectar los canales. Otros lo incluyen en la cuota. HotelDrive, por ejemplo, publica como valores orientativos una implementación única desde 8 UF o 300 USD, además de la cuota mensual.
Pregunta qué incluye el alta: migración de reservas futuras, importación de clientes, conexión de portales y configuración fiscal no siempre están dentro.
¿La formación y el soporte están incluidos?
La formación inicial suele estar incluida de alguna forma, pero el alcance varía: sesiones en grupo, vídeos, un especialista asignado o un número limitado de horas. También varía el soporte posterior: canal, horario, idioma y si existe un gestor de cuenta, que en algunos productos solo se ofrece en planes superiores.
¿Qué módulos se pagan aparte?
Es la diferencia más frecuente entre el precio anunciado y el real. El plan de entrada puede no incluir el channel manager, el motor de reservas, la facturación electrónica o las funciones de inteligencia artificial.
- SysHotel publica su plan Básico desde 100 PEN al mes sin IGV, con la facturación electrónica como opción por 50 soles adicionales, y su página de precios solo lista el channel manager en el plan Enterprise.
- Hotelgest publica el núcleo de su PMS desde 55 EUR al mes para hasta 5 habitaciones o unidades, y ofrece un módulo de reputación de pago aparte, de 89 EUR al mes por propiedad.
Antes de comparar, haz la lista de lo que necesitas el primer año y pide el precio del plan que lo incluye todo. Ten en cuenta también que muchas cuotas crecen con el número de habitaciones, unidades o canales conectados.
¿Hay comisiones por reserva?
Algunos planes combinan una cuota baja con un porcentaje sobre cada reserva. No es mejor ni peor que una cuota fija: conviene a quien tiene poco volumen y penaliza a quien vende mucho. Little Hotelier, por ejemplo, publica un plan Basics desde 29 EUR al mes para 5 habitaciones más un 1 % de comisión por reserva.
Aclara sobre qué reservas se aplica el porcentaje (todas, solo las directas, solo las de ciertos canales) y sobre qué importe se calcula. Los servicios de metabuscadores y de distribución ampliada suelen tener comisiones propias, distintas de las del plan.
¿Cuánto cuesta cobrar: la pasarela de pago?
Cobrar con tarjeta tiene siempre un coste, lo procese el propio proveedor o un tercero. Lo que cambia es quién lo cobra y cuánto. Amenitiz declara que no cobra comisión por reserva directa y que su servicio de pagos, AmenitizPay, cobra un 1,5 % más 0,25 EUR por transacción. Otros proveedores no añaden un cargo propio y trasladan únicamente las tarifas de la pasarela que contrates.
Pregunta si puedes usar tu pasarela actual, si el proveedor suma un cargo al de la pasarela y cuándo recibes el dinero.
¿Qué permanencia aceptas al firmar?
La permanencia no es un coste hasta que quieres irte. Revisa tres cosas: duración mínima, plazo de preaviso y qué ocurre con lo ya pagado.
- Las condiciones generales de Amenitiz establecen que, tras la primera anualidad, se aplica un periodo de permanencia de tres meses desde la notificación de baja.
- SysHotel exige en el alta un mínimo de tres meses de servicio facturados por adelantado.
Cuando la ficha de un producto indica que la permanencia está sin verificar, significa que el proveedor no publica el dato, no que no exista: hay que preguntarlo.
Lista de comprobación antes de firmar
- Precio del plan que incluye todo lo que necesitas, para tu número de habitaciones.
- Alta o implantación, y qué cubre.
- Módulos y complementos con precio aparte.
- Comisiones por reserva y por transacción.
- Coste de la pasarela y posibles cargos añadidos.
- Duración mínima, preaviso y política de reembolso.
- Cómo exportar tus datos si cambias de proveedor.
En la metodología del directorio se explica de dónde sale cada dato de precio y cómo se marca lo que el proveedor no publica.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el precio final es más alto que el precio «desde»?
Porque el precio de entrada corresponde al plan más básico y al tamaño más pequeño. Al añadir habitaciones, canales, módulos como el channel manager o la facturación electrónica, y las comisiones de cobro, la cuota real aumenta. Pide siempre un presupuesto con tu número de unidades y las funciones que vas a usar.
¿Es mejor una cuota fija o una comisión por reserva?
Depende del volumen. Una comisión por reserva reduce el coste fijo y encaja con alojamientos de pocas ventas o muy estacionales; una cuota fija sale más a cuenta a partir de cierto volumen. Calcula ambos escenarios con tus ingresos de un año para ver cuál te resulta más económico.
¿Qué debo pedir por escrito antes de contratar?
El precio total del plan para tu tamaño, el coste de alta, los módulos que se pagan aparte, las comisiones por reserva y por cobro, la duración mínima del contrato, el plazo de preaviso para darte de baja y la forma de exportar tus datos. Con eso puedes comparar ofertas en igualdad de condiciones.