--- title: "Cuentas por cobrar en un hotel: cómo controlar lo pendiente" description: "Qué genera saldos pendientes en un hotel, cómo usar la cuenta de crédito y el informe de antigüedad, y qué procedimiento seguir para cobrar a tiempo." url: https://softwareparahoteles.app/blog/cuentas-por-cobrar-en-un-hotel-como-controlar-lo-pendiente/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Cuentas por cobrar en un hotel: cómo controlar lo pendiente Publicado el 22 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Las cuentas por cobrar de un hotel nacen de empresas con crédito, agencias, portales que liquidan después, grupos y salidas con saldo. Se controlan trasladando cada saldo a una cuenta de crédito por cliente, revisando cada semana el informe de antigüedad, enviando recordatorios con fechas fijas, conciliando los cobros y fijando por escrito límites y condiciones de crédito. Un hotel cobra la mayoría de sus estancias antes o durante la salida del huésped. Pero siempre hay una parte que se cobra después: la empresa que paga a final de mes, la agencia que liquida por transferencia o el grupo que salió con un saldo pendiente. Si nadie sigue esos importes, se acumulan y algunos acaban sin cobrarse. ## ¿Qué genera saldos pendientes? Conviene identificar el origen de cada saldo, porque cada uno se gestiona de forma distinta: | Origen | Cómo suele cobrarse | | --- | --- | | Empresas con crédito | Factura periódica con un plazo de pago acordado | | Agencias y turoperadores | Liquidación según contrato, a menudo por transferencia | | Portales que pagan después | Pago del portal al hotel tras la estancia, según sus condiciones | | Grupos y eventos | Cuenta maestra facturada al organizador | | Salidas con saldo | Huésped que se fue sin pagar un consumo o un cargo posterior | ## ¿Qué es la cuenta de crédito o city ledger? Cuando un huésped hace el check-out y el importe no se paga en ese momento, el saldo no puede quedarse en la reserva cerrada. Se traslada a una **cuenta de crédito** del cliente que debe pagarlo: la empresa, la agencia o el organizador del grupo. En la terminología hotelera en inglés, el conjunto de esas cuentas se llama *city ledger*. Cada cuenta de crédito reúne las estancias pendientes de ese cliente, se factura según lo acordado y se salda cuando llega el pago. En un [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) suele aparecer como cuentas corrientes, cuentas de empresa o cuentas por cobrar. ## ¿Cómo leer el informe de antigüedad? El informe de antigüedad de saldos agrupa lo pendiente por el tiempo que lleva sin cobrarse. Es la herramienta principal para decidir a quién reclamar primero. Ejemplo hipotético: un hotel tiene pendientes 10.000 €. De ellos, 6.000 € tienen menos de 30 días, 3.000 € entre 30 y 60 días y 1.000 € más de 90 días. Los primeros están dentro del plazo normal; los de 30 a 60 días piden un recordatorio; los de más de 90 días requieren una llamada y una decisión. Revísalo cada semana con estas preguntas: 1. ¿Qué clientes superan el plazo acordado? 2. ¿Hay algún cliente cuyo saldo crece sin pagos? 3. ¿Hay saldos que no se sabe a quién corresponden? 4. ¿Hay importes pequeños antiguos que conviene resolver o reclasificar? ## ¿Qué procedimiento seguir para cobrar? Un procedimiento escrito evita que el seguimiento dependa de una sola persona: - **Facturar a tiempo**: el plazo de pago empieza cuando el cliente recibe la factura, no cuando sale el huésped. - **Recordatorios con fechas fijas**: uno al vencer el plazo, otro unos días después y una llamada si sigue pendiente. - **Conciliación de cobros**: cada pago recibido se aplica a las facturas que salda. Un pago sin referencia se aclara con el cliente antes de aplicarlo. - **Límites de crédito**: fija un importe máximo por cliente y revisa antes de cada nueva reserva si lo supera. - **Condiciones por escrito**: plazo de pago, forma de pago, datos de facturación y qué ocurre si se retrasa. Sin un acuerdo escrito, conceder crédito es asumir un riesgo sin respaldo. - **Responsable único**: una persona sigue las cuentas por cobrar y otra revisa el informe mensualmente. ## ¿Qué hacer con los saldos que no se cobran? Cuando un saldo no se cobra pese a los recordatorios, el procedimiento interno suele ser: 1. Documentar todas las gestiones de cobro realizadas. 2. Suspender el crédito al cliente para nuevas reservas. 3. Decidir con dirección si se reclama por otras vías. 4. Trasladar el caso a la persona que lleva la contabilidad para que decida cómo registrarlo. El tratamiento contable y fiscal de los saldos incobrables depende del país y no se resuelve desde recepción. Consulta a tu asesor; esta nota no es asesoramiento contable ni fiscal. ## ¿Qué documentan los productos del directorio? Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, algunos sistemas mencionan expresamente esta función: [Axis PMS](https://softwareparahoteles.app/software/axis-pms/) y [HotelSystem](https://softwareparahoteles.app/software/hotelsystem/) incluyen cuentas corrientes de empresas; [MiniHotel](https://softwareparahoteles.app/software/minihotel/) y [Arion PMS](https://softwareparahoteles.app/software/arion/) citan cuentas corrientes entre sus funciones; y en [Xafiro](https://softwareparahoteles.app/software/xafiro/) las cuentas por cobrar forman parte del plan Smart. Que otras fichas no lo mencionen no significa que el producto no lo tenga: pregúntalo en la demostración, junto al informe de antigüedad y los límites de crédito. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué diferencia hay entre la cuenta del huésped y la cuenta de crédito? La cuenta del huésped reúne los cargos de una estancia y se cierra al hacer el check-out. La cuenta de crédito pertenece al cliente que paga después, como una empresa o una agencia, y acumula los saldos de varias estancias hasta que llega el pago. Trasladar el saldo permite cerrar la reserva sin perder la deuda. ### ¿Cada cuánto conviene revisar las cuentas por cobrar? Una revisión semanal del informe de antigüedad suele bastar para detectar retrasos a tiempo, con un repaso mensual más completo por parte de dirección. Lo importante es que la revisión tenga fecha fija y responsable, y que cada saldo vencido genere una acción concreta: recordatorio, llamada o suspensión del crédito. ### ¿Debo conceder crédito a cualquier empresa que lo pida? No. Concede crédito solo con condiciones por escrito: plazo de pago, límite de importe, datos de facturación y consecuencias del retraso. Revisa antes si el cliente ha pagado bien otras veces. Un límite de crédito en el sistema ayuda a detectar cuándo una nueva reserva haría que el saldo lo superara. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Compras y control de suministros en un hotel pequeño](https://softwareparahoteles.app/blog/compras-y-control-de-suministros-en-un-hotel-pequeno/) Guía de compras para un hotel pequeño: inventario mínimo, punto de pedido, consumo por habitación ocupada, proveedores, recepción de mercancía y minibar. 22 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo preparar el alojamiento para la temporada alta](https://softwareparahoteles.app/blog/como-preparar-el-alojamiento-para-la-temporada-alta/) Lista de comprobación para la temporada alta: tarifas y restricciones, mapeo, políticas, personal temporal, mantenimiento, mensajes e informes. 21 de octubre de 2026 - Operación ### [Control de lencería y lavandería en un alojamiento](https://softwareparahoteles.app/blog/control-de-lenceria-y-lavanderia-en-un-alojamiento/) Guía para controlar la lencería y la lavandería: juegos por cama, inventario, lavandería propia o externa, entregas, bajas y coste por estancia con un ejemplo. 21 de octubre de 2026