--- title: "Cómo documentar la configuración del PMS y del channel manager" description: "Guía para dejar por escrito cómo está configurado el software del alojamiento: habitaciones, tarifas, políticas, impuestos, usuarios e integraciones." url: https://softwareparahoteles.app/blog/documentar-la-configuracion-del-pms-y-del-channel-manager/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Cómo documentar la configuración del PMS y del channel manager Publicado el 28 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Documentar la configuración es dejar por escrito cómo están montados el PMS y el channel manager: tipos de habitación y su equivalencia en cada portal, planes de tarifas, políticas, impuestos, restricciones, usuarios, integraciones y contactos de soporte. Así otra persona puede entenderlo o rehacerlo. Nunca anotes contraseñas en ese documento. Muchos alojamientos dependen de una sola persona que sabe por qué una tarifa se calcula como se calcula o qué habitación del sistema corresponde a cada anuncio en un portal. Si esa persona se va, o si hay que migrar a otro proveedor, ese conocimiento se pierde. Un documento de configuración lo evita: describe cómo está montado el software, no cómo se trabaja con él cada día. ## En qué se diferencia del manual de recepción El manual de procedimientos de recepción explica tareas: cómo hacer un check-in, cómo cobrar, qué hacer ante una reserva no presentada. El documento de configuración explica la estructura sobre la que se hacen esas tareas: qué tarifas existen, de dónde salen sus precios, qué impuestos se aplican y qué sistemas están conectados. El manual lo usa todo el equipo. El documento de configuración lo usan quien administra el sistema, quien lo sustituya y el proveedor de soporte cuando hay que diagnosticar un problema. Conviene mantenerlos separados y enlazar uno desde el otro. ## Qué incluir: habitaciones, tarifas y políticas ### Tipos de habitación y correspondencias Lista cada tipo de habitación del [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) con su capacidad, las unidades que agrupa y su nombre en cada portal. La correspondencia entre el tipo interno y el de cada [OTA](https://softwareparahoteles.app/glosario/#ota) es la parte que más problemas da cuando alguien la cambia sin saberlo. | Tipo en el PMS | Unidades | Nombre en portal A | Nombre en portal B | | --- | --- | --- | --- | | Doble estándar | 101 a 108 | Habitación doble | Doble con vistas al patio | | Familiar | 201 a 204 | Habitación familiar | Suite familiar | ### Planes de tarifas Para cada plan anota de qué se deriva y cómo. Ejemplo hipotético: «Tarifa no reembolsable = tarifa flexible menos 10 €, con desayuno incluido». Indica también en qué canales se vende cada plan y cuáles se cargan a mano. ### Políticas e impuestos - Políticas de cancelación y de pago asociadas a cada plan. - Impuestos y tasas configurados, cómo se calculan y a qué conceptos se aplican. Qué impuestos corresponden depende de cada país; consulta la guía correspondiente en [/paises/](https://softwareparahoteles.app/paises/). Esta guía es información general y no asesoramiento fiscal. - Restricciones habituales: estancias mínimas por temporada, cierres a la llegada y cupos por canal. ## Qué incluir: usuarios, integraciones y contactos - **Usuarios y permisos.** Quién tiene acceso, con qué perfil y qué puede hacer cada perfil. Anota también los usuarios que deben darse de baja cuando alguien deja el alojamiento. - **Integraciones activas.** El [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager), la pasarela de pago, la herramienta de precios, las cerraduras, el TPV o la contabilidad. Para cada una: qué datos intercambia, en qué sentido, quién la contrató y a nombre de quién está la cuenta. - **Accesos.** Qué cuentas existen (el sistema, cada portal, la pasarela) y quién es su titular. Las contraseñas no van en este documento: guárdalas en un gestor de contraseñas con acceso controlado. - **Contactos de soporte.** Canal de soporte de cada proveedor, horario y número de cliente o de contrato. ## Cuándo actualizarlo y dónde guardarlo El documento solo sirve si refleja la configuración real. Dos reglas prácticas: 1. **Cada cambio se anota el mismo día**, con fecha y autor: un plan de tarifas nuevo, un portal que se añade, un impuesto que cambia, un usuario que se da de alta. 2. **Revisión completa al cambiar de temporada**, cuando se suelen tocar precios, restricciones y políticas. Compara el documento con lo que muestra el sistema y corrige las diferencias. Guárdalo en un lugar compartido y con copia, fuera del propio software, para poder consultarlo si el sistema no está disponible. Un documento compartido con historial de versiones permite ver qué cambió y cuándo. Limita la edición a quien administra la configuración. ## Cómo usarlo al cambiar de software Cuando se valora un cambio de proveedor, el documento de configuración sirve como lista de requisitos para llevar a una demo: muestra qué tipos de habitación, tarifas derivadas, políticas e integraciones tendrá que reproducir el sistema nuevo. Puedes revisar cómo describe cada producto su conexión con los portales en la categoría de [channel manager](https://softwareparahoteles.app/categorias/channel-manager/) del directorio. ## Preguntas frecuentes ### ¿Quién debe encargarse del documento de configuración? La persona que administra el sistema en el día a día, sea la dirección, la jefatura de recepción o quien gestione las tarifas. Lo importante es que haya un responsable claro y que cualquier otra persona que cambie algo en la configuración avise para anotarlo el mismo día. ### ¿Puedo anotar las contraseñas en el documento? No. El documento circula entre varias personas y se guarda con copia, lo que multiplica el riesgo. Anota qué cuentas existen y quién es su titular, y guarda las contraseñas en un gestor de contraseñas con acceso individual, de modo que se puedan revocar cuando alguien deje el alojamiento. ### ¿Qué parte de la configuración da más problemas si no está documentada? Suele ser la correspondencia entre los tipos de habitación del PMS y los de cada portal, junto con las tarifas derivadas. Un cambio en una de ellas, hecho sin conocer las demás, puede dejar habitaciones sin vender o precios incorrectos en un canal sin que nadie lo note a tiempo. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Actualizaciones del software hotelero: cómo seguir los cambios](https://softwareparahoteles.app/blog/actualizaciones-del-software-hotelero-como-seguir-los-cambios/) Guía para convivir con las actualizaciones de un software hotelero en la nube: cómo enterarte, qué revisar tras un cambio y qué hacer si algo falla. 29 de octubre de 2026 - Operación ### [El cierre mensual en un alojamiento: qué revisar](https://softwareparahoteles.app/blog/el-cierre-mensual-en-un-alojamiento-que-revisar/) Lista ordenada para cerrar cada mes en un alojamiento: reservas sin facturar, folios con saldo, cobros de portales, comisiones, indicadores e informes. 27 de octubre de 2026 - Operación ### [Cuando un huésped llega con una reserva que no aparece](https://softwareparahoteles.app/blog/cuando-un-huesped-tiene-una-reserva-que-no-aparece/) Qué hacer en recepción cuando un huésped dice tener una reserva que no está en el PMS: qué pedir, dónde buscar, causas habituales y cómo actuar. 26 de octubre de 2026