--- title: "Estados de una reserva en el PMS: qué significa cada uno" description: "Qué significa cada estado de una reserva en el PMS, de provisional a cancelada, y qué cambia en disponibilidad, cobros, mensajes automáticos e informes." url: https://softwareparahoteles.app/blog/estados-de-una-reserva-en-el-pms-que-significa-cada-uno/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Conceptos](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/conceptos/) # Estados de una reserva en el PMS: qué significa cada uno Publicado el 4 de noviembre de 2026 · Maria Laura Rodriguez El estado de una reserva indica en qué punto del ciclo está: provisional, confirmada, garantizada, en casa, salida, no presentado o cancelada. Cada estado decide si la reserva descuenta disponibilidad, qué cobros admite, qué mensajes dispara y cómo cuenta en los informes. Los nombres cambian según el PMS, pero el ciclo es el mismo. El estado de una reserva es la etiqueta con la que el [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) indica en qué punto de su ciclo se encuentra, desde que alguien la solicita hasta que el huésped se marcha, se cancela o no se presenta. De él dependen la disponibilidad que ven los demás canales, los cobros, los mensajes automáticos y las cifras de los informes. Entender el ciclo evita buena parte de los errores de recepción. ## ¿Qué es el estado de una reserva y para qué sirve? Cada reserva pasa por una secuencia de estados, y el PMS cambia de uno a otro cuando ocurre algo: llega un pago, el huésped firma el registro, el turno de noche cierra el día. El estado sirve para que recepción, limpieza y administración lean lo mismo de la misma reserva. Los nombres varían según el producto: lo que un sistema llama «opcional» otro lo llama «provisional» o «tentativa», y «en casa» puede aparecer como «check-in» o «alojado». Lo que importa es la función, no la palabra. ## Los estados habituales, uno por uno | Estado | Significado | ¿Descuenta disponibilidad? | | --- | --- | --- | | Provisional u opcional | Solicitud o reserva sin confirmar, con fecha de caducidad | Según configuración; suele descontar hasta que caduca | | Confirmada | El alojamiento ha aceptado la reserva, sin garantía de pago | Sí | | Garantizada | Confirmada y respaldada por tarjeta o prepago | Sí | | En casa | El huésped ha hecho el check-in | Sí | | Salida | El huésped ha hecho el check-out y la cuenta está cerrada | No; las noches consumidas pasan al histórico | | No presentado | La fecha de llegada pasó sin check-in | No, una vez marcada | | Cancelada | Anulada por el huésped, el canal o el alojamiento | No | | Lista de espera | Petición para fechas completas, a la espera de una unidad libre; no existe en todos los sistemas | No | ## ¿Qué cambia cada estado? **Inventario.** Cuando una reserva pasa a un estado que no descuenta disponibilidad, el [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager) debe recibir el cambio para reabrir la venta en los portales. **Cobros y cargos.** Garantizada permite preautorizar o cobrar un depósito; en casa permite cargar consumos a la cuenta; salida exige que la cuenta esté saldada o facturada; no presentado y cancelada activan, si procede, el cargo que prevea la política de la tarifa. **Mensajes automáticos.** Confirmada dispara la confirmación por escrito; garantizada o en casa suelen activar los mensajes previos a la llegada y de bienvenida; cancelada envía el aviso de anulación. **Informes.** Solo en casa cuenta como [ocupación](https://softwareparahoteles.app/glosario/#ocupacion) de la noche; salida alimenta el histórico de ingresos; no presentado y cancelada se cuentan aparte, y confundirlos distorsiona ambas tasas. **Portales.** Al portal viaja la disponibilidad resultante, no el estado. Una cancelación de una reserva de portal debe hacerse también en la extranet, o desde el PMS si la conexión lo permite, para que ambos coincidan. ## ¿Quién puede cambiar cada estado? Depende de los permisos que configure el alojamiento; conviene que no todos puedan todo. Una pauta frecuente: - Recepción pasa de confirmada o garantizada a en casa, y de en casa a salida. - El sistema pasa a no presentado en el cierre del día, o lo hace el turno de noche tras revisar las llegadas pendientes. - Cancelar, reabrir una cancelada o anular una salida cerrada suele reservarse a un perfil con más permisos, porque afecta a cobros e informes. - Las provisionales caducan solas si el sistema lo admite; si no, alguien debe revisarlas cada día. ## Errores por cambiar un estado tarde o mal - **No presentado marcado como cancelada**: el huésped no avisó, pero el informe lo cuenta como cancelación y la política de cobro no se aplica. - **Check-out sin cerrar**: la habitación figura ocupada, limpieza no la ve como salida y el huésped siguiente no puede entrar. - **Provisional caducada que sigue bloqueando**: inventario retenido sin venta y riesgo de [overbooking](https://softwareparahoteles.app/glosario/#overbooking) si alguien confirma otra reserva sobre la misma unidad. - **Cancelar en el PMS una reserva de portal sin cancelarla en el portal**: los dos sistemas dejan de coincidir y el portal puede seguir cobrando o escribiendo al huésped. Un repaso diario de llegadas sin check-in, salidas sin cerrar y provisionales vencidas evita la mayoría de estos casos. Qué cobro procede en un no presentado o una cancelación depende de la política del alojamiento y de las condiciones del canal; las obligaciones legales de cada país quedan fuera de esta nota, que es información general: consulta [/paises/](https://softwareparahoteles.app/paises/). ## Preguntas frecuentes ### ¿Una reserva provisional descuenta disponibilidad? Depende de cómo esté configurado el PMS. Muchos sistemas permiten elegir si las provisionales bloquean inventario hasta su caducidad o solo informan. Bloquear evita vender dos veces una unidad escasa; no bloquear evita retener inventario por peticiones que no se concretan. Lo importante es saber cuál tienes activa. ### ¿Qué diferencia hay entre confirmada y garantizada? Una reserva confirmada es la que el alojamiento ha aceptado; una garantizada tiene, además, respaldo de pago: tarjeta validada o prepago recibido. La diferencia afecta a qué puede hacer el alojamiento si el huésped no se presenta y a cómo se trata la reserva en la revisión de llegadas del día. ### ¿Quién debe marcar los no presentados? Lo habitual es que lo haga el cierre del día, automático o a cargo del turno de noche, tras comprobar que no hay llegada tardía avisada. Marcarlo bien importa porque aplica la política de la tarifa, libera la unidad y mantiene correcto el informe de no presentados frente al de cancelaciones. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre conceptos - Conceptos ### [Qué es el régimen de alojamiento y cómo configurarlo](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-el-regimen-de-alojamiento-y-como-configurarlo/) Qué es el régimen de alojamiento, de solo alojamiento a todo incluido, cómo configurarlo en el PMS, enviarlo a los portales y controlar las comidas. 23 de octubre de 2026 - Conceptos ### [Qué es una pasarela de pago y qué medios se usan en cada país](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-una-pasarela-de-pago-y-que-medios-se-usan-en-cada-pais/) Qué es una pasarela de pago, en qué se diferencia de un TPV, un adquirente o una billetera, cómo se conecta al motor y al PMS y qué medios se usan por país. 20 de octubre de 2026 - Conceptos ### [Qué es la antelación de reserva y cómo usarla](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-la-antelacion-de-reserva/) Qué es la antelación de reserva o lead time, cómo medirla en el PMS por canal y segmento y cómo usarla para precios, ofertas, personal y cancelaciones. 19 de octubre de 2026