Facturación electrónica en Colombia (DIAN) y tu software hotelero

Un hotel colombiano emite comprobantes en dos situaciones distintas: la factura de la estancia y los consumos rápidos del bar, el restaurante o la tienda. La normativa de la DIAN regula ambas, y la segunda cambió con la llegada del documento equivalente electrónico. Es información general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal.

¿Qué exige la DIAN?

El organismo competente es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La regulación está en la Resolución 000165 de 2023, modificada por la Resolución 000008 de 2024 y compilada en la Resolución 000227 de 2025, junto con los artículos 616-1 y 617 del Estatuto Tributario. Es de ámbito nacional. En síntesis:

• Los obligados a facturar expiden factura electrónica de venta validada por la DIAN.
• La Resolución 165 de 2023 creó el documento equivalente electrónico, que sustituye al tiquete POS en papel.
• El tiquete de máquina registradora POS solo se admite en ventas que no superen cinco UVT. Por encima de ese valor corresponde factura electrónica de venta.

¿Desde cuándo es obligatorio el documento equivalente electrónico?

La implantación fue escalonada según el tipo de contribuyente:

Tipo de contribuyente	Obligatorio desde
Grandes contribuyentes	1 de mayo de 2024
Demás declarantes de renta	1 de junio de 2024
No declarantes	1 de julio de 2024

Un matiz: en la revisión del directorio, de octubre de 2026, no se verificaron la versión vigente del anexo técnico de factura electrónica ni los posibles cambios posteriores a la Resolución 227 de 2025. Confírmalo con tu contador o con tu proveedor tecnológico.

¿Cómo afecta esto al día a día de un hotel?

• Recepción: la cuenta de la estancia se cierra con una factura electrónica de venta que debe quedar validada por la DIAN.
• Puntos de venta: los consumos del bar o del restaurante que antes se entregaban con tiquete en papel pasan al documento equivalente electrónico, salvo las ventas de importe reducido que la norma permite seguir documentando con tiquete.

Hay además una particularidad colombiana relacionada con la facturación: el hospedaje prestado a residentes en el exterior está exento de IVA si se documenta su condición, y el software debe saber facturarlo. La guía de Colombia explica ese requisito y el resto de obligaciones del país.

¿Qué debes pedir a tu software?

Según los criterios del directorio, el sistema debería ofrecer la emisión de factura electrónica de venta, notas y documento equivalente POS electrónico con transmisión a la DIAN, directamente o a través de un proveedor tecnológico. En la demostración, pregunta:

1. ¿La transmisión a la DIAN es propia o mediante un proveedor tecnológico? Si es un tercero, ¿quién es y tiene coste aparte?
2. ¿Emite también el documento equivalente electrónico desde el punto de venta, o solo la factura de la estancia?
3. ¿Cómo se generan las notas crédito cuando hay que corregir una factura?
4. ¿Factura correctamente la exención de IVA a huéspedes residentes en el exterior?
5. ¿Puedo ver una factura emitida de principio a fin?

Lo relevante es que el flujo desde el PMS sea automático y no obligue a digitar dos veces.

¿Qué productos del directorio documentan cubrirlo?

Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, esto es lo que publica cada proveedor sobre la facturación electrónica en Colombia.

Documentan emisión ante la DIAN:

• Cloudbeds: mediante partners, con Alegra by sHUB y Facturación by sHUB.
• LobbyPMS: factura electrónica, documento soporte y notas crédito mediante un proveedor tecnológico autorizado, no con emisión propia.
• Pxsol: factura electrónica emitida desde el PMS con integración declarada como directa, o Siigo Nube como alternativa.
• Zeus Cloud PMS: su proveedor, Siesa, declara ser proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para factura electrónica, documento soporte, notas y documento equivalente; el PMS se complementa con ese servicio.

Cobertura parcial o pendiente:

• HotelDrive: emite un documento interno; la emisión legal ante la DIAN se conecta con el proveedor del hotel y el propio proveedor la marca como pendiente.
• Avirato: documenta integraciones contables con Siigo y Alegra; no se encontró evidencia de facturación electrónica ante la DIAN.

En Guesty e Icnea, la ficha indica que no se encontró evidencia de integración con la DIAN. En el resto de productos no consta información de cumplimiento para Colombia: el proveedor no la publica en las páginas consultadas, lo que no equivale a que no la tenga. La metodología explica cómo se verifica cada dato.

Fuentes oficiales

• DIAN: Resolución 000165 de 2023 (normograma)

Preguntas frecuentes

¿Un hotel puede seguir entregando tiquetes POS en papel en Colombia?

Solo de forma limitada. La Resolución 165 de 2023 de la DIAN creó el documento equivalente electrónico POS, de implantación obligatoria durante 2024 según el tipo de contribuyente. El tiquete de máquina registradora solo puede expedirse cuando la venta no supere cinco UVT; por encima corresponde factura electrónica de venta.

¿El software del hotel tiene que conectarse directamente con la DIAN?

No necesariamente. La transmisión puede hacerse de forma directa o a través de un proveedor tecnológico. Varios productos del directorio documentan la segunda vía. Lo importante es que la factura salga del sistema de gestión sin doble digitación y quede validada por la DIAN.

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y documento equivalente electrónico?

La factura electrónica de venta es el comprobante general que expiden los obligados a facturar, validado por la DIAN. El documento equivalente electrónico fue creado por la Resolución 165 de 2023 para sustituir al tiquete POS en papel, habitual en las ventas de mostrador como las de un bar o un restaurante.