Implantar un PMS paso a paso

Contratar un PMS es la parte rápida. La implantación, es decir, dejar el sistema configurado, con los datos dentro y con el equipo sabiendo usarlo, es donde se decide si el cambio sale bien. Este es el orden que conviene seguir.

¿Qué hay que preparar antes de empezar?

• Fecha de cambio. Elige un periodo de baja ocupación y evita fines de mes y vísperas de temporada alta.
• Responsable interno. Una sola persona que decide, responde al proveedor y reúne las dudas del equipo.
• Inventario de lo que tienes. Lista de habitaciones, tarifas vigentes, canales activos, formas de cobro, plantillas de factura y de correo, y accesos a las extranets.
• Limpieza de datos. Antes de traspasar nada, elimina tarifas que ya no vendes, clientes duplicados y tipos de habitación que no existen.
• Alcance del proveedor. Pregunta qué incluye la puesta en marcha: quién configura, quién carga los datos, cuántas sesiones de formación hay y si alguna parte se cobra aparte. Las fichas del directorio recogen la atención humana que publica cada proveedor.

Paso 1: ¿cómo se configuran habitaciones y tarifas?

Es la base de todo lo demás, porque los canales, los informes y la facturación dependen de ella.

1. Tipos de habitación, con su capacidad máxima y sus camas.
2. Habitaciones físicas, cada una con su número, su planta y el tipo al que pertenece.
3. Planes de tarifa: tarifa base y derivadas, como no reembolsable o con desayuno, con sus condiciones de pago y cancelación.
4. Precios por temporada y restricciones, como estancias mínimas o días cerrados a la llegada.
5. Impuestos, tasas y series de facturación. Lo que exige cada país es distinto: consulta la guía del tuyo, por ejemplo la de Colombia, y a tu asesor fiscal.
6. Extras, formas de pago y usuarios, con permisos distintos para recepción, limpieza y dirección.

Paso 2: ¿cómo se cargan las reservas existentes?

Hay que trasladar todas las reservas con fecha futura y las estancias en curso. El historial antiguo es opcional.

• Pregunta al proveedor si admite la importación desde un archivo y con qué formato, o si la carga debe hacerse a mano.
• Incluye en cada reserva los pagos ya recibidos, los anticipos y las notas.
• Añade los bloqueos por mantenimiento y los cupos de grupos.
• Al terminar, compara los totales entre el sistema antiguo y el nuevo: número de reservas y habitaciones ocupadas por día.

Ejemplo: si el sistema antiguo muestra 14 habitaciones ocupadas un sábado y el nuevo 13, falta una reserva y hay que encontrarla antes de abrir los canales.

Paso 3: ¿cuándo y cómo se conectan los canales?

Los canales se conectan después de cargar las reservas, no antes. Si se conectan con el calendario vacío, el sistema enviará a los portales una disponibilidad que no es real.

• Conecta primero el motor de reservas de la web y después los portales, de uno en uno.
• Revisa la correspondencia de habitaciones y tarifas entre el sistema y cada portal en el channel manager.
• Desconecta el sistema antiguo de cada canal en el mismo momento en que conectas el nuevo. Dos sistemas enviando datos al mismo portal generan errores.
• Comprueba en la extranet de cada portal que precios y disponibilidad coinciden en varias fechas.

Paso 4: ¿qué pruebas hay que hacer antes de abrir?

Recorre el ciclo completo de una reserva con casos de prueba:

• Reserva desde la web y desde un portal: ¿entra en el sistema y descuenta disponibilidad en los demás canales?
• Modificación y cancelación desde el portal.
• Check-in, cambio de habitación y cargo de un extra.
• Cobro, factura y, donde corresponda, envío al registro oficial o a la autoridad fiscal.
• Check-out, estado de limpieza y cierre del día.
• Correos automáticos al huésped.
• Informes básicos: ocupación, ingresos y caja.

Anota cada fallo y no fijes la fecha de apertura hasta que todos estén resueltos.

Paso 5: ¿cómo se forma al equipo?

• Forma por puestos: recepción, reservas, limpieza y administración necesitan cosas distintas.
• Practica con casos reales del hotel, no con ejemplos genéricos.
• Deja una guía breve con las tareas diarias y los errores más comunes.
• Refuerza el turno del primer día y ten a mano el contacto del soporte.
• Durante las primeras semanas, revisa a diario las llegadas y la disponibilidad en los portales.

Mantén el acceso de consulta al sistema antiguo durante un tiempo, por si hay que revisar una factura o una reserva pasada.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un PMS?

Depende del tamaño del hotel, del número de canales, de la calidad de los datos de partida y de la disponibilidad del equipo. Un alojamiento pequeño con pocas tarifas necesita mucho menos que un hotel con restaurante y varios puntos de venta. Pide al proveedor un calendario por escrito.

¿Hay que cargar las reservas antiguas en el nuevo PMS?

Las reservas con fecha futura y las estancias en curso, siempre. El historial de reservas pasadas es opcional: sirve para comparar informes y reconocer a clientes repetidores, pero alarga la migración. Muchos alojamientos conservan el acceso de consulta al sistema anterior en lugar de traspasarlo todo.

¿Qué pasa con los canales durante el cambio de PMS?

Deben desconectarse del sistema antiguo y conectarse al nuevo en el mismo momento, después de cargar las reservas. Hacerlo canal por canal y comprobar precios y disponibilidad en la extranet de cada portal reduce el riesgo de reservas duplicadas o de fechas abiertas por error.