--- title: "Implantar un PMS paso a paso | Software para Hoteles" description: "Pasos para implantar un PMS en un hotel: configurar habitaciones y tarifas, cargar reservas, conectar canales, hacer pruebas y formar al equipo." url: https://softwareparahoteles.app/blog/implantar-un-pms-paso-a-paso/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Elegir software](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/elegir-software/) # Implantar un PMS paso a paso Publicado el 25 de mayo de 2026 · Actualizado el 8 de octubre de 2026 · Redacción de Software para Hoteles Implantar un PMS sigue cinco pasos en orden: configurar habitaciones, tarifas e impuestos; cargar las reservas futuras; conectar los canales de venta y comprobar la correspondencia de habitaciones; probar el ciclo completo de una reserva, y formar al equipo por puestos. Conviene hacer el cambio en un periodo de baja ocupación. Contratar un [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) es la parte rápida. La implantación, es decir, dejar el sistema configurado, con los datos dentro y con el equipo sabiendo usarlo, es donde se decide si el cambio sale bien. Este es el orden que conviene seguir. ## ¿Qué hay que preparar antes de empezar? - **Fecha de cambio.** Elige un periodo de baja ocupación y evita fines de mes y vísperas de temporada alta. - **Responsable interno.** Una sola persona que decide, responde al proveedor y reúne las dudas del equipo. - **Inventario de lo que tienes.** Lista de habitaciones, tarifas vigentes, canales activos, formas de cobro, plantillas de factura y de correo, y accesos a las extranets. - **Limpieza de datos.** Antes de traspasar nada, elimina tarifas que ya no vendes, clientes duplicados y tipos de habitación que no existen. - **Alcance del proveedor.** Pregunta qué incluye la puesta en marcha: quién configura, quién carga los datos, cuántas sesiones de formación hay y si alguna parte se cobra aparte. Las fichas del [directorio](https://softwareparahoteles.app/software/) recogen la atención humana que publica cada proveedor. ## Paso 1: ¿cómo se configuran habitaciones y tarifas? Es la base de todo lo demás, porque los canales, los informes y la facturación dependen de ella. 1. **Tipos de habitación**, con su capacidad máxima y sus camas. 2. **Habitaciones físicas**, cada una con su número, su planta y el tipo al que pertenece. 3. **Planes de tarifa**: tarifa base y derivadas, como no reembolsable o con desayuno, con sus condiciones de pago y cancelación. 4. **Precios por temporada y restricciones**, como estancias mínimas o días cerrados a la llegada. 5. **Impuestos, tasas y series de facturación.** Lo que exige cada país es distinto: consulta la guía del tuyo, por ejemplo la de [Colombia](https://softwareparahoteles.app/paises/colombia/), y a tu asesor fiscal. 6. **Extras, formas de pago y usuarios**, con permisos distintos para recepción, limpieza y dirección. ## Paso 2: ¿cómo se cargan las reservas existentes? Hay que trasladar todas las reservas con fecha futura y las estancias en curso. El historial antiguo es opcional. - Pregunta al proveedor si admite la importación desde un archivo y con qué formato, o si la carga debe hacerse a mano. - Incluye en cada reserva los pagos ya recibidos, los anticipos y las notas. - Añade los bloqueos por mantenimiento y los cupos de grupos. - Al terminar, compara los totales entre el sistema antiguo y el nuevo: número de reservas y habitaciones ocupadas por día. Ejemplo: si el sistema antiguo muestra 14 habitaciones ocupadas un sábado y el nuevo 13, falta una reserva y hay que encontrarla antes de abrir los canales. ## Paso 3: ¿cuándo y cómo se conectan los canales? Los canales se conectan después de cargar las reservas, no antes. Si se conectan con el calendario vacío, el sistema enviará a los portales una disponibilidad que no es real. - Conecta primero el [motor de reservas](https://softwareparahoteles.app/glosario/#motor-de-reservas) de la web y después los portales, de uno en uno. - Revisa la correspondencia de habitaciones y tarifas entre el sistema y cada portal en el [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager). - Desconecta el sistema antiguo de cada canal en el mismo momento en que conectas el nuevo. Dos sistemas enviando datos al mismo portal generan errores. - Comprueba en la extranet de cada portal que precios y disponibilidad coinciden en varias fechas. ## Paso 4: ¿qué pruebas hay que hacer antes de abrir? Recorre el ciclo completo de una reserva con casos de prueba: - Reserva desde la web y desde un portal: ¿entra en el sistema y descuenta disponibilidad en los demás canales? - Modificación y cancelación desde el portal. - Check-in, cambio de habitación y cargo de un extra. - Cobro, factura y, donde corresponda, envío al registro oficial o a la autoridad fiscal. - Check-out, estado de limpieza y cierre del día. - Correos automáticos al huésped. - Informes básicos: ocupación, ingresos y caja. Anota cada fallo y no fijes la fecha de apertura hasta que todos estén resueltos. ## Paso 5: ¿cómo se forma al equipo? - Forma por puestos: recepción, reservas, limpieza y administración necesitan cosas distintas. - Practica con casos reales del hotel, no con ejemplos genéricos. - Deja una guía breve con las tareas diarias y los errores más comunes. - Refuerza el turno del primer día y ten a mano el contacto del soporte. - Durante las primeras semanas, revisa a diario las llegadas y la disponibilidad en los portales. Mantén el acceso de consulta al sistema antiguo durante un tiempo, por si hay que revisar una factura o una reserva pasada. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un PMS? Depende del tamaño del hotel, del número de canales, de la calidad de los datos de partida y de la disponibilidad del equipo. Un alojamiento pequeño con pocas tarifas necesita mucho menos que un hotel con restaurante y varios puntos de venta. Pide al proveedor un calendario por escrito. ### ¿Hay que cargar las reservas antiguas en el nuevo PMS? Las reservas con fecha futura y las estancias en curso, siempre. El historial de reservas pasadas es opcional: sirve para comparar informes y reconocer a clientes repetidores, pero alarga la migración. Muchos alojamientos conservan el acceso de consulta al sistema anterior en lugar de traspasarlo todo. ### ¿Qué pasa con los canales durante el cambio de PMS? Deben desconectarse del sistema antiguo y conectarse al nuevo en el mismo momento, después de cargar las reservas. Hacerlo canal por canal y comprobar precios y disponibilidad en la extranet de cada portal reduce el riesgo de reservas duplicadas o de fechas abiertas por error. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre elegir software - Elegir software ### [Preguntas que hacer en la demo de un software hotelero](https://softwareparahoteles.app/blog/preguntas-que-hacer-en-la-demo-de-un-software-hotelero/) Lista de 18 preguntas para la demo de un software hotelero, agrupadas por normativa, precio, soporte, datos e integraciones, y qué respuesta esperar. 1 de junio de 2026 - Elegir software ### [Qué datos llevarte al cambiar de software hotelero](https://softwareparahoteles.app/blog/que-datos-llevarte-al-cambiar-de-software-hotelero/) Qué exportar antes de cambiar de PMS: huéspedes, reservas futuras, histórico y facturas; en qué formatos pedirlos y qué preguntar a cada proveedor. 25 de junio de 2026 - Elegir software ### [Cómo comparar precios de software hotelero](https://softwareparahoteles.app/blog/como-comparar-precios-de-software-hotelero/) Por qué los precios de software hotelero no son comparables directamente y cómo convertirlos a un coste anual total para tu alojamiento, con ejemplos. 20 de julio de 2026