Indicadores que debe seguir un hotel pequeño
Un hotel pequeño necesita cinco indicadores: tasa de ocupación, ADR, RevPAR, proporción de reservas directas y tasa de cancelación. Los tres primeros se revisan cada semana y se comparan con el mismo periodo del año anterior; los dos últimos, cada mes. Más importante que el valor aislado es su evolución.
Los informes de un software hotelero pueden mostrar decenas de cifras. Para un alojamiento de pocas habitaciones bastan cinco, siempre que se calculen igual cada vez y se miren con una frecuencia fija. Estas son, con su fórmula y lo que indica cada una.
¿Qué mide la ocupación y qué no?
La tasa de ocupación es el porcentaje de habitaciones disponibles que se han vendido en un periodo.
Fórmula: habitaciones ocupadas ÷ habitaciones disponibles × 100.
Ejemplo: un hotel de 20 habitaciones que vende 14 en una noche tiene una ocupación del 70 %.
La ocupación indica cuánto llenas, pero no a qué precio. Un hotel puede estar lleno y ganar menos que otro medio vacío si ha vendido demasiado barato. Por eso nunca debe leerse sola.
¿Qué es el ADR?
El ADR, o tarifa media diaria, es el ingreso medio por habitación ocupada.
Fórmula: ingresos por habitaciones ÷ habitaciones vendidas.
Ejemplo: si esas 14 habitaciones generan 1.400 de ingresos, el ADR es de 100.
Calcula siempre el ADR con el mismo criterio: sin impuestos y sin desayunos ni otros servicios, o con ellos, pero no unas veces de una forma y otras de otra. El ADR indica a qué precio vendes, no cuánto vendes.
¿Por qué el RevPAR resume los dos anteriores?
El RevPAR es el ingreso por habitación disponible, esté ocupada o no.
Fórmula: ingresos por habitaciones ÷ habitaciones disponibles. Equivale a multiplicar el ADR por la ocupación.
Ejemplo: 1.400 de ingresos entre 20 habitaciones disponibles dan un RevPAR de 70, lo mismo que 100 de ADR por 70 % de ocupación.
El RevPAR permite comparar dos estrategias. Ejemplo: una noche al 90 % de ocupación con un ADR de 70 da un RevPAR de 63; otra al 70 % con un ADR de 100 da 70. La segunda ingresa más con menos habitaciones que limpiar.
¿Qué dicen las reservas directas y las cancelaciones?
Proporción de reservas directas
Es la parte de tus ingresos o de tus noches que llega sin intermediarios: web propia, teléfono, correo o mostrador.
Fórmula: ingresos de reservas directas ÷ ingresos totales por habitaciones × 100.
Indica cuánto dependes de los portales. No existe un valor correcto para todos los alojamientos; lo útil es ver si sube o baja y relacionarlo con lo que haces: un motor de reservas nuevo, una campaña o un cambio de precios en un canal. Para que el dato sea fiable, registra el origen real de cada reserva, también de las telefónicas.
Tasa de cancelación
Es la parte de las reservas creadas que termina cancelándose.
Fórmula: reservas canceladas ÷ reservas creadas × 100.
Ejemplo: 15 cancelaciones sobre 100 reservas son una tasa del 15 %.
Mírala por canal y por tipo de tarifa. Una tasa alta en un canal concreto o en las tarifas con cancelación gratuita explica por qué una ocupación que parecía segura se desinfla en los últimos días. Anota también con cuánta antelación se cancela: una cancelación con un mes de margen se revende; una la víspera, difícilmente.
¿Cada cuánto conviene mirarlos?
| Indicador | Frecuencia | Con qué compararlo |
|---|---|---|
| Ocupación de los próximos días y semanas | Semanal | Misma fecha del año anterior |
| ADR y RevPAR del periodo cerrado | Semanal y mensual | Mismo periodo del año anterior |
| Reservas directas | Mensual | Meses anteriores y mismo mes del año anterior |
| Cancelaciones por canal | Mensual | Meses anteriores |
| Los cinco juntos | Anual | Año anterior completo |
Tres pautas para que la revisión sirva:
- Mismo día, mismo informe. Fija un momento de la semana y usa siempre el mismo informe del sistema.
- Compara con el año anterior, no con el mes anterior. En un negocio estacional, comparar marzo con febrero dice poco.
- Ten en cuenta el calendario. Un festivo o un evento que cambia de semana altera la comparación.
¿De dónde salen los datos?
Del PMS, siempre que todas las reservas estén en él con su canal, su tarifa y su estado correctos. Los errores más habituales son contar como disponibles las habitaciones fuera de servicio, mezclar ingresos con y sin impuestos y dejar reservas directas sin origen asignado.
Las fichas del directorio indican qué productos incluyen informes en su plan. Cuando el alojamiento crece y quiere que el precio se ajuste con estos datos de forma automática, entra en juego un sistema de revenue management, que en un hotel pequeño no es imprescindible para empezar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el indicador más importante para un hotel pequeño?
El RevPAR, porque combina precio y ocupación en una sola cifra y evita los dos errores típicos: llenar a cualquier precio o mantener tarifas altas con habitaciones vacías. Aun así, conviene leerlo junto a la ocupación y el ADR para saber cuál de los dos explica su variación.
¿Hay una ocupación o un ADR que se consideren buenos?
No hay un valor válido para todos. Dependen del destino, la categoría, la temporada y los costes de cada alojamiento. La referencia útil es tu propio histórico: el mismo periodo del año anterior y la tendencia de los últimos meses. Compararte con medias generales suele llevar a conclusiones equivocadas.
¿Hace falta un programa específico para seguir estos indicadores?
No. Los cinco se calculan con los datos de reservas e ingresos que ya guarda el PMS, y muchos programas los muestran en sus informes. Si tu sistema no lo hace, basta con exportar las reservas a una hoja de cálculo una vez por semana y aplicar las fórmulas.