Pago en el hotel o cobro por la OTA: cómo gestionar cada caso
Una reserva de OTA se cobra de dos maneras: el hotel cobra al huésped con la tarjeta que dejó como garantía y la OTA factura su comisión después, o la OTA cobra al huésped y paga al hotel por transferencia o tarjeta virtual. Cambian el flujo de caja, la conciliación, la factura y la gestión de cancelaciones y no presentados.
Cuando una reserva entra por un portal, el hotel no siempre decide quién cobra al huésped. Según el portal, el mercado y la configuración de la cuenta, el dinero pasa primero por el alojamiento o primero por la agencia. Cada modalidad se registra, concilia y factura de forma distinta.
¿En qué consiste cada modalidad?
El hotel cobra al huésped. El portal transmite la reserva con una tarjeta que sirve de garantía. El hotel cobra según su política: a la llegada, a la salida o antes si la tarifa es no reembolsable. Después, la OTA factura al hotel su comisión por las reservas de un periodo.
La OTA cobra al huésped. El portal cobra al reservar o antes de la llegada y paga al hotel con una transferencia periódica, normalmente ya descontada la comisión, o con una tarjeta virtual por reserva, que el hotel cobra como cualquier tarjeta a partir de una fecha y hasta un importe. Las condiciones las fija cada portal; consulta tu contrato y tu extranet.
| Aspecto | El hotel cobra | La OTA cobra |
|---|---|---|
| Quién tiene la tarjeta del huésped | El hotel | La OTA |
| Cuándo entra el dinero | Cuando el hotel cobra | Cuando la OTA transfiere o la tarjeta virtual se activa |
| Comisión | La OTA la factura después | Descontada de la transferencia o facturada aparte |
| Conciliación | Cobro por cobro, más la factura de comisión | Lote por lote o tarjeta por tarjeta |
| Extras durante la estancia | Se cobran al huésped en el hotel | Se cobran aparte al huésped, con su propia garantía |
| Cancelaciones y no presentados | El hotel intenta cobrar la penalización | La OTA aplica la política y liquida lo que corresponda |
¿Qué efectos tiene en la caja y en la conciliación?
Cuando el hotel cobra, el dinero entra antes y completo, y la comisión sale después como gasto. La conciliación cruza cada cobro con su reserva y, más tarde, la factura de comisión con las reservas del periodo.
Cuando cobra la OTA, el dinero entra más tarde y, si llega por transferencia, ya neto: la caja ve un importe que no coincide con ningún precio de reserva, sino con la suma de varias menos la comisión, y conciliar exige el detalle de la liquidación.
Ejemplo: una reserva de dos noches por 300. Si el hotel cobra, registra 300 de ingreso y, semanas después, paga una factura de comisión hipotética de 30. Si cobra la OTA por transferencia, el hotel recibe 270, pero el PMS debe registrar igualmente 300 de ingreso y 30 de comisión, porque lo vendido fueron dos noches a 150. Ingreso y gasto son los mismos; cambia cuándo y cómo se ven en la caja.
¿Cómo registrar cada caso en el PMS?
- Crea medios de pago distintos: tarjeta del huésped, tarjeta virtual de OTA y transferencia de OTA. Si todo se anota como «tarjeta», la conciliación es a ciegas.
- Registra el importe bruto de la reserva y la comisión como gasto por canal, en las dos modalidades.
- Guarda el localizador del portal y, si hay tarjeta virtual, su fecha de activación y su importe.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, MiniHotel documenta el cobro de tarjetas de huéspedes y de tarjetas virtuales de OTA desde la propia reserva, y Zavia describe el cobro automático de reservas de Booking.com y Expedia mediante Clip o Stripe. Al evaluar un PMS, pide que te enseñen cómo registra cada modalidad y qué informe de cobros por medio de pago ofrece.
¿Qué pasa con cancelaciones, no presentados y factura?
Si el hotel cobra, la penalización por cancelación tardía o no presentación se intenta cobrar con la tarjeta de garantía. Si cobra la OTA, ella aplica la política y liquida al hotel lo que corresponda. En ambos casos la reserva queda en el PMS con su estado real y con el cobro, o su ausencia, anotados.
Quien presta el servicio es el hotel en los dos casos, pero a quién se emite el comprobante, por qué importe y con qué requisitos de facturación electrónica depende de la normativa de cada país y del acuerdo con el portal. Consulta la guía de tu país, por ejemplo la de España: esta nota es información general, no asesoramiento fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir si cobra el hotel o la OTA?
Depende del portal, del mercado y de la configuración de tu cuenta: en algunos casos el hotel decide en la extranet y en otros lo fija el portal para determinadas tarifas o países. Revisa las condiciones de cada canal y, si tienes opción, decide según tu flujo de caja y tu capacidad de conciliar lotes.
¿Cómo registro una reserva que la OTA paga por transferencia?
Anota el importe bruto de la reserva como ingreso y la comisión como gasto por canal, aunque la transferencia llegue neta. Usa un medio de pago específico para transferencias de OTA y guarda la referencia de la liquidación.
¿Qué pasa con los extras si la OTA ya cobró el alojamiento?
Los extras consumidos durante la estancia no están cubiertos por el pago del portal: se cobran aparte al huésped, con una tarjeta propia o en efectivo, y se registran en su cuenta separados del alojamiento. Pide una garantía a la llegada para esos consumos y explica al huésped que el portal solo pagó la habitación.