--- title: "Plan de contingencia cuando el software hotelero no funciona" description: "Qué puede fallar (internet, proveedor, dispositivo), qué tener preparado, cómo operar la recepción sin sistema y cómo volcar los datos después." url: https://softwareparahoteles.app/blog/plan-de-contingencia-cuando-el-software-hotelero-no-funciona/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Plan de contingencia cuando el software hotelero no funciona Publicado el 16 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Un plan de contingencia para el software hotelero prevé tres fallos (la conexión del hotel, el servicio del proveedor y el equipo de recepción), prepara de antemano la lista del día, un acceso alternativo y una hoja de incidencias, define cómo operar a mano y fija quién vuelca los datos al sistema cuando vuelve. Un software hotelero deja de funcionar pocas veces, pero cuando ocurre suele ser a la hora de las llegadas. Esta guía ordena qué puede fallar, qué tener preparado antes, cómo trabajar mientras dura y cómo dejar el sistema cuadrado después. ## ¿Qué puede fallar? Tres situaciones con respuestas distintas: | Qué falla | Cómo se nota | Qué sigue funcionando | | --- | --- | --- | | La conexión del hotel | Nada en la nube responde; el móvil con datos sí | El servicio del proveedor, los portales, el motor de reservas | | El servicio del proveedor | Tampoco responde desde el móvil con datos; otros sitios sí | Internet del hotel; a veces la app móvil o partes del sistema | | El dispositivo de recepción | El ordenador no arranca, se bloquea o pierde la sesión | Todo lo demás, desde otro equipo | Un [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) instalado en el hotel invierte la primera fila: sigue funcionando sin internet para el trabajo interno, pero pierde el [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager), el motor de reservas y cualquier envío electrónico. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, [SiHoteles](https://softwareparahoteles.app/software/sihoteles/) y [TCA Innsist](https://softwareparahoteles.app/software/tca-innsist/) documentan que su PMS se ofrece en la nube o con instalación local; es un dato que preguntar, no una recomendación. ## ¿Qué tener preparado antes? Un kit mínimo: - **La lista del día**, impresa o descargada cada mañana y cada tarde: llegadas con nombre, habitación asignada, tarifa, forma de pago y notas; salidas con saldo pendiente; ocupación por habitación. - **Un acceso alternativo**: un móvil o tableta con datos propios y la sesión del PMS iniciada, o la app del proveedor si existe. - **Los contactos del proveedor**: teléfono, correo o canal de soporte, horario y qué hacer fuera de él, en papel junto al mostrador. - **Una hoja de incidencias**: hora, qué falló, qué se hizo a mano, quién lo hizo. - **Formularios en blanco**: ficha de registro, recibo de cobro, nota de cargo. Las obligaciones de registro y facturación dependen del país; consulta la guía de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/) o la de tu país. Es información general, no asesoramiento legal. ## ¿Cómo operar mientras tanto? 1. **Confirma qué ha fallado** con la tabla anterior: prueba desde el móvil con datos antes de llamar a nadie. 2. **Avisa al proveedor** si el fallo es suyo y anota la hora y el número de incidencia. 3. **Atiende con la lista del día.** Las llegadas entran según la asignación impresa; cada entrada, cobro o cambio se apunta en la hoja de incidencias con su hora. 4. **Walk-ins y reservas nuevas**: solo si la lista muestra habitaciones libres y limpias con claridad. Ante la duda, es preferible no vender que vender dos veces. 5. **Cobros**: si el datáfono es independiente del PMS, cobra y guarda el comprobante; si va integrado, anota el importe pendiente y cóbralo cuando vuelva el sistema. 6. **Documentos oficiales**: lo que no se pueda emitir se deja anotado con todos los datos para emitirlo después, con el orden y la fecha que exija tu país. Ejemplo: un hotel de 20 habitaciones se queda sin internet a las 15:00 con ocho llegadas previstas. La recepción registra a los huéspedes en fichas de papel según la lista de la mañana, cobra con el datáfono y apunta cada entrada con su hora. A las 18:00 llega un walk-in; la lista muestra tres habitaciones libres, la gobernanta confirma que están limpias y se le asigna una. ## ¿Cómo volcar los datos después? Cuando el sistema vuelve, una sola persona hace el volcado, en orden y con la hoja de incidencias delante: - Registrar primero los check-in realizados, en la habitación en la que están de verdad. - Introducir después las reservas nuevas y los walk-ins, comprobando antes que no entraron ya por otro canal durante el corte. - Registrar los cobros con la fecha y la forma de pago reales, y emitir los documentos pendientes. - Revisar la disponibilidad que el channel manager envió durante el corte y cerrar lo que ya no está libre. - Guardar la hoja de incidencias; sirve para el cierre de caja y para hablar con el proveedor. ## Lista de comprobación - Lista del día impresa o descargada, mañana y tarde. - Móvil o tableta con datos y sesión del PMS iniciada. - Hoja de incidencias y formularios en blanco a mano. - Procedimiento escrito de una página: qué hacer en cada uno de los tres fallos. - Una persona responsable del volcado posterior. - Una prueba al año: simular un corte de una hora en un turno tranquilo. Si estás eligiendo sistema, pregunta en la demostración qué pasa sin conexión y cómo se sincroniza después; contrasta las opciones en [comparar](https://softwareparahoteles.app/comparar/). ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué hago si el PMS en la nube deja de responder? Primero comprueba desde un móvil con datos si el problema es tu conexión o el servicio del proveedor. Después trabaja con la lista del día, anota cada entrada, cobro y cambio en la hoja de incidencias con su hora y vuelca todo en orden cuando el sistema vuelva. ### ¿Un PMS instalado en el hotel evita el problema? Solo en parte. Sin internet sigue funcionando para el trabajo interno, pero el channel manager, el motor de reservas y los envíos electrónicos dependen igualmente de la red. Y si falla el servidor, la copia de seguridad corre de tu cuenta. ### ¿Cada cuánto debo descargar la lista de llegadas y salidas? Al menos dos veces al día, al empezar la mañana y antes del turno de tarde, cuando se concentran las llegadas. La lista debe incluir habitación asignada, tarifa, forma de pago y notas de cada reserva. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Automatizaciones en un software hotelero: qué conviene y qué no](https://softwareparahoteles.app/blog/automatizaciones-en-un-software-hotelero-que-conviene-automatizar/) Qué conviene automatizar en un software hotelero (cobros, cierres de venta, estados de habitación, informes, precios por reglas), qué no y cómo probarlo. 16 de octubre de 2026 - Operación ### [Cambios de reserva: fechas, habitación y nombre sin errores](https://softwareparahoteles.app/blog/cambios-de-reserva-fechas-habitacion-y-nombre/) Cómo tratar cada cambio de reserva (fechas, habitación, titular, personas) y los que llegan de una OTA: dónde hacerlo, dejar rastro y evitar dobles ventas. 16 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo conciliar los cobros de OTA y pasarelas con el PMS](https://softwareparahoteles.app/blog/como-conciliar-los-cobros-de-otas-y-pasarelas-con-el-pms/) Qué es conciliar cobros, qué fuentes cruzar (PMS, pasarela, banco y facturas de comisión), cada cuánto hacerlo y cómo registrar cada diferencia. 16 de octubre de 2026