--- title: "Plantillas de mensajes para huéspedes | Software para Hoteles" description: "Diez plantillas breves para confirmar la reserva, preparar la llegada, dar instrucciones, despedir al huésped y pedir una reseña, listas para adaptar." url: https://softwareparahoteles.app/blog/plantillas-de-mensajes-para-huespedes/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Plantillas de mensajes para huéspedes Publicado el 23 de septiembre de 2025 · Actualizado el 8 de octubre de 2026 · Redacción de Software para Hoteles Un alojamiento pequeño cubre casi toda su comunicación con diez mensajes: confirmación, recordatorio de pago, aviso previo a la llegada, instrucciones de acceso, bienvenida, seguimiento, aviso de salida, despedida, petición de reseña y respuesta a una cancelación. Cada uno debe ser breve, tener un único propósito y usar campos que el sistema rellene solo. Los mensajes que envías a un huésped se repiten estancia tras estancia. Escribirlos una vez, con cuidado, y dejar que el sistema los envíe en el momento adecuado ahorra tiempo y evita olvidos. Estas diez plantillas son un punto de partida: cambia el tono, los horarios y los servicios por los de tu alojamiento. Los textos entre corchetes son los campos que debe rellenar tu software. ## ¿Qué debe tener una buena plantilla? - **Un solo propósito.** Si el mensaje confirma la reserva, no lo uses también para vender el desayuno y explicar el aparcamiento. - **Lo importante al principio.** Fechas, hora y dirección en las primeras líneas; el huésped suele leer solo eso. - **Campos automáticos.** Nombre, fechas, importe y número de reserva deben salir de la reserva, no escribirse a mano. - **Una forma clara de responder.** Indica por qué vía contestas y en qué horario. ## ¿Qué mensajes enviar antes de la llegada? ### 1\. Confirmación de reserva «Hola, \[nombre\]. Tu reserva en \[alojamiento\] está confirmada: del \[fecha de entrada\] al \[fecha de salida\], \[tipo de habitación\], \[número de personas\] personas. Importe total: \[importe\]. Número de reserva: \[código\]. Si necesitas cambiar algo, responde a este mensaje.» ### 2\. Recordatorio de pago o de garantía «Hola, \[nombre\]. Para mantener tu reserva \[código\] necesitamos el pago de \[importe\] antes del \[fecha límite\]. Puedes hacerlo de forma segura en este enlace: \[enlace de pago\]. Si ya lo has hecho, no tengas en cuenta este aviso.» ### 3\. Aviso previo a la llegada «Hola, \[nombre\]. Te esperamos el \[fecha de entrada\]. La entrada es a partir de las \[hora\]. Para ahorrar tiempo en recepción, puedes completar tus datos antes de llegar aquí: \[enlace de registro\]. ¿A qué hora calculas que llegarás?» Si usas [check-in online](https://softwareparahoteles.app/glosario/#checkin-online), este es el mensaje que lleva el enlace. Qué datos debes pedir depende de la normativa de tu país; consulta su guía, por ejemplo la de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/) o la de [México](https://softwareparahoteles.app/paises/mexico/). ### 4\. Instrucciones de acceso «Dirección: \[dirección\]. Cómo llegar: \[indicación breve o enlace al mapa\]. Aparcamiento: \[indicaciones\]. Si llegas fuera del horario de recepción (\[horario\]), sigue estos pasos: \[instrucciones de acceso\]. Teléfono para cualquier imprevisto: \[teléfono\].» Envía los códigos de acceso solo por un canal que controle el titular de la reserva y lo más cerca posible de la llegada. ## ¿Qué mensajes enviar durante la estancia? ### 5\. Bienvenida «Bienvenido, \[nombre\]. Tu habitación es la \[número\]. Wifi: \[red\] / \[clave\]. Desayuno de \[hora\] a \[hora\] en \[lugar\]. Recepción atiende de \[hora\] a \[hora\]. Para lo que necesites, escríbenos aquí.» ### 6\. Seguimiento del primer día «Hola, \[nombre\]. ¿Todo en orden en la habitación? Si falta algo o hay algo que podamos mejorar, dínoslo ahora y lo resolvemos durante tu estancia.» ### 7\. Aviso de salida «Hola, \[nombre\]. Mañana es tu día de salida; la habitación debe quedar libre antes de las \[hora\]. Si necesitas salir más tarde o dejar el equipaje, dínoslo hoy y te confirmamos si es posible. Tu cuenta pendiente es de \[importe\].» ## ¿Qué mensajes enviar después de la salida? ### 8\. Despedida y comprobante «Gracias por alojarte con nosotros, \[nombre\]. Te adjuntamos el comprobante de tu estancia. Si has olvidado algo en la habitación, escríbenos y lo buscamos.» ### 9\. Petición de reseña «Hola, \[nombre\]. Esperamos que hayas llegado bien. Tu opinión ayuda a otros viajeros y a nosotros a mejorar: \[enlace a la reseña\]. Son solo un par de minutos. Gracias.» Pide la reseña a todos los huéspedes por igual y sin ofrecer nada a cambio; muchos portales no permiten condicionar ni incentivar las opiniones. ### 10\. Respuesta a una cancelación «Hola, \[nombre\]. Hemos cancelado tu reserva \[código\] del \[fecha de entrada\] al \[fecha de salida\]. Según las condiciones de tu tarifa, \[detalle del reembolso o del cargo\]. Esperamos recibirte en otra ocasión.» ## ¿Cómo automatizar el envío desde el software? Las plantillas rinden más cuando el sistema las dispara por evento: al crear la reserva, cierto tiempo antes de la entrada, al hacer el check-in o después del check-out. Antes de configurarlas, comprueba cuatro cosas: 1. Qué campos de la reserva puede insertar el sistema en el texto. 2. Por qué canales envía: correo, mensajería de los portales, SMS o WhatsApp. 3. Si las reservas que llegan por [agencias online](https://softwareparahoteles.app/glosario/#ota) reciben los mismos mensajes que las directas. 4. Si puedes desactivar un envío para una reserva concreta, por ejemplo un cliente habitual o un grupo. No todos los programas incluyen la mensajería en el plan básico. Las fichas del [directorio](https://softwareparahoteles.app/software/) indican, para cada producto, si la mensajería con huéspedes viene incluida, se paga como complemento o el proveedor no lo publica. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuántos mensajes automáticos conviene enviar a un huésped? Los imprescindibles suelen ser cuatro: confirmación, aviso previo con instrucciones de llegada, aviso de salida y petición de reseña. El resto se añade solo si aporta algo concreto. Demasiados mensajes hacen que el huésped deje de leerlos, incluido el que contiene la información de acceso. ### ¿Es mejor enviar los mensajes por correo o por mensajería? Depende de la urgencia. El correo funciona bien para confirmaciones y comprobantes, porque el huésped puede guardarlos. La mensajería instantánea es más útil para instrucciones de llegada y avisos del mismo día. Lo razonable es usar ambos y evitar repetir el mismo texto por dos vías. ### ¿Hay que traducir las plantillas? Sí, al menos a los idiomas más habituales entre tus huéspedes. Muchos programas permiten guardar una versión por idioma y elegirla según el país o el idioma de la reserva. Revisa las traducciones con alguien que domine el idioma, sobre todo las instrucciones de acceso y las condiciones de cancelación. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Mantenimiento preventivo en hoteles pequeños](https://softwareparahoteles.app/blog/mantenimiento-preventivo-en-hoteles-pequenos/) Cómo organizar el mantenimiento preventivo de un hotel pequeño: calendario de revisiones, bloqueos de habitación y registro de incidencias en el PMS. 19 de septiembre de 2025 - Operación ### [Protección de datos de huéspedes: lo básico](https://softwareparahoteles.app/blog/proteccion-de-datos-de-huespedes-lo-basico/) Principios prácticos para tratar los datos de tus huéspedes: qué recoger, cuánto tiempo guardarlo, quién accede y qué pedir a tu software de gestión. 29 de septiembre de 2025 - Operación ### [Inteligencia artificial en hoteles pequeños: usos reales](https://softwareparahoteles.app/blog/inteligencia-artificial-en-hoteles-pequenos-usos-reales/) Qué hace hoy la inteligencia artificial en un hotel pequeño: respuestas a huéspedes, traducción, precios y lectura de documentos, con sus cautelas. 15 de septiembre de 2025