--- title: "Primer mes con un PMS nuevo: qué revisar tras arrancar" description: "Lista de comprobación para las semanas después de poner en marcha un PMS nuevo: reservas, caja, facturas, informes, permisos, incidencias y cierre." url: https://softwareparahoteles.app/blog/primer-mes-con-un-pms-nuevo-que-revisar/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Elegir software](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/elegir-software/) # Primer mes con un PMS nuevo: qué revisar tras arrancar Publicado el 12 de noviembre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Tras arrancar un PMS nuevo, la primera semana se dedica a cuadrar reservas con los canales, la caja diaria, los cobros y las facturas. Durante el primer mes se comparan informes con lo esperado, se ajustan permisos y plantillas y se registran las incidencias. Solo después se da por cerrada la puesta en marcha. La implantación no termina el día en que el sistema nuevo empieza a funcionar. Las primeras semanas sacan a la luz lo que las pruebas no detectaron: una tarifa que llega mal desde un portal, una factura con un dato incorrecto, un permiso que nadie configuró. Esta lista de comprobación cubre lo que conviene revisar después de arrancar, no lo que se prepara antes. ## ¿Qué revisar cada día durante la primera semana? La primera semana es la de los cuadres diarios. Al final de cada jornada: - **Reservas futuras frente a los canales.** Compara las reservas del [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) con las de cada extranet y con el [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager) para las próximas fechas. Cualquier reserva que esté en un sitio y no en otro es una señal de alarma. - **Reservas nuevas de cada canal.** Comprueba que las que entraron desde cada portal y desde tu web tienen el tipo de habitación, el precio, el régimen y los datos del huésped correctos. - **Disponibilidad publicada.** Busca tu alojamiento en cada canal para varias fechas y verifica que coincide con lo que tienes libre. - **Cierre de caja.** Cuadra los cobros registrados con el efectivo, los datáfonos y los pagos en línea del día. - **Facturas emitidas.** Revisa numeración, datos fiscales, impuestos y que cada factura corresponde a un cobro. - **Envíos obligatorios.** Si en tu país hay envíos que el alojamiento debe hacer desde el sistema, comprueba que están configurados y salen correctamente. Qué se exige se consulta en la guía de cada país, por ejemplo la de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/); esta lista es información general y no asesoramiento legal o fiscal. ## ¿Qué revisar a lo largo del primer mes? Superada la primera semana, la atención pasa de los cuadres diarios a la configuración y al uso: 1. **Informes frente a lo esperado.** Compara la ocupación, el [ADR](https://softwareparahoteles.app/glosario/#adr) y la producción del periodo con lo que sabías por el sistema anterior o por tus propias cuentas. Si las cifras no cuadran, averigua si el problema está en los datos cargados o en cómo calcula el informe. 2. **Permisos de usuarios.** Revisa quién puede anular cobros, modificar tarifas, borrar reservas o ver datos de pago. En la prisa del arranque suelen darse permisos amplios. 3. **Plantillas de mensajes y facturas.** Lee los correos que reciben los huéspedes y las facturas tal como salen: idioma, datos del alojamiento, condiciones y enlaces. 4. **Dudas recurrentes del equipo.** Si varias personas preguntan lo mismo, puede faltar formación o puede haber un ajuste de configuración pendiente. 5. **Tareas que siguen fuera del sistema.** Hojas de cálculo, cuadernos o mensajes que el equipo mantiene «por si acaso». Decide si el PMS las cubre o si conviene seguir con ellas. ## ¿Cómo registrar las incidencias y trasladarlas al proveedor? Un registro sencillo evita que los problemas se pierdan. Para cada incidencia, anota: | Campo | Ejemplo de contenido | | --- | --- | | Fecha y persona | Quién la detectó y cuándo | | Qué pasó | Descripción concreta y localizador de la reserva o número de factura | | Pasos para repetirla | Qué se hizo antes de que apareciera | | Impacto | Si afecta a cobros, a huéspedes o solo a la comodidad del equipo | | Estado | Abierta, enviada al proveedor, resuelta | Agrupa las incidencias por tema (canales, facturación, informes, usuarios) y envíalas al proveedor en bloques, con capturas y ejemplos, por el canal de soporte acordado; las fichas de la [categoría de PMS](https://softwareparahoteles.app/categorias/pms/) recogen los que publica cada proveedor. Distingue lo que es un fallo del sistema de lo que es una configuración que puedes cambiar tú. ## ¿Cuándo dar por cerrada la puesta en marcha? No depende de un número de días, sino de que se cumplan condiciones como estas: - Los cuadres diarios de reservas y caja salen bien sin correcciones manuales. - Las facturas y los envíos obligatorios funcionan sin incidencias abiertas. - Los informes principales coinciden con tus propias cuentas. - El equipo resuelve las tareas habituales sin pedir ayuda. - Las incidencias pendientes son menores y están registradas con el proveedor. Cuando se cumplen, pasa a revisiones periódicas en lugar de diarias. ## ¿Cuándo desconectar el sistema anterior? No lo desconectes el mismo día del cambio. Antes de cancelar el contrato: - Comprueba que no quedan reservas, cobros ni facturas pendientes que solo estén en el sistema anterior. - Exporta los datos que puedas necesitar: histórico de reservas, fichas de clientes, facturas e informes, en formatos que puedas abrir sin el programa. - Pregunta si puedes conservar un acceso de solo consulta durante un tiempo y en qué condiciones. - Guarda las exportaciones en un lugar seguro con acceso controlado, porque contienen datos personales. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué hago si encuentro una reserva que no está en el PMS nuevo? Regístrala de inmediato con los datos del canal de origen y comprueba que la disponibilidad se actualiza en todos los canales. Después averigua por qué faltaba: si no se cargó en la migración o si la conexión con ese canal falla. Revisa las demás reservas de ese canal para descartar más casos. ### ¿Es normal que los informes del PMS nuevo no coincidan con los del anterior? Puede ocurrir, porque cada sistema calcula algunos indicadores de forma distinta, por ejemplo qué incluye en la producción o cómo trata las habitaciones fuera de servicio. Pide al proveedor la definición de cada indicador y compara con la del sistema anterior antes de concluir que hay un error. ### ¿Cuándo conviene volver a formar al equipo? Cuando el registro de incidencias muestra errores repetidos en la misma tarea o el equipo sigue usando hojas paralelas. Una sesión breve centrada en esos puntos suele ser más útil que repetir la formación completa. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre elegir software - Elegir software ### [Matriz de decisión para elegir software hotelero](https://softwareparahoteles.app/blog/matriz-de-decision-para-elegir-software-hotelero/) Cómo comparar dos o más propuestas de software hotelero con una matriz ponderada: criterios, pesos, puntuación con evidencia y un ejemplo completo. 3 de noviembre de 2026 - Elegir software ### [Cómo pedir referencias de otros clientes a un proveedor](https://softwareparahoteles.app/blog/como-pedir-referencias-de-otros-clientes-a-un-proveedor-de-software/) Guía para hablar con alojamientos que ya usan el software que valoras: cómo conseguir contactos, qué preguntarles y cómo leer sus respuestas. 29 de octubre de 2026 - Elegir software ### [Opiniones sobre software hotelero: cómo leerlas con criterio](https://softwareparahoteles.app/blog/opiniones-sobre-software-hotelero-como-leerlas-con-criterio/) Guía para usar las valoraciones de portales de opiniones de software más allá de la nota media: volumen, fecha, perfil de quien opina y señales de alerta. 29 de octubre de 2026