--- title: "Qué es el folio del huésped y cómo dividir una cuenta" description: "Qué es el folio del huésped en el PMS, cuándo conviene dividir una cuenta en varios folios, cómo se cargan consumos y pagos y qué errores evitar al cerrar." url: https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-el-folio-del-huesped-y-como-dividir-una-cuenta/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Conceptos](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/conceptos/) # Qué es el folio del huésped y cómo dividir una cuenta Publicado el 17 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez El folio es la cuenta abierta de una reserva o de un huésped en el PMS, donde se acumulan cargos y pagos durante la estancia. Dividirlo en varios folios permite que una empresa pague el alojamiento y el huésped los extras, separar a quienes comparten habitación o centralizar los gastos de un grupo. El folio es la cuenta abierta que el [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) asocia a una reserva o a un huésped. Desde la llegada hasta la salida, en él se anotan las noches de alojamiento, los consumos y los pagos, y al final su saldo debe quedar en cero. Entender cómo funciona evita discusiones en el check-out y descuadres de caja. ## ¿Qué contiene un folio? Un folio tiene dos columnas, como una cuenta corriente: - **Cargos**: las noches de alojamiento (normalmente se cargan una a una, cada noche), los consumos de restaurante o bar, la lavandería, el aparcamiento, los suplementos y cualquier otro servicio. - **Abonos**: los pagos del huésped, los anticipos cobrados al reservar, las garantías aplicadas y las correcciones. El **saldo** es la diferencia entre ambos. Un saldo positivo significa que el huésped debe dinero; uno negativo, que ha pagado de más y hay que devolver o compensar. Ejemplo ilustrativo, con cifras hipotéticas: una reserva de 3 noches a 100 por noche, con un anticipo de 100 y consumos de bar por 40. Cargos: 300 + 40 = 340. Abonos: 100. Saldo pendiente al salir: 240. ## ¿Cuándo conviene dividir la cuenta en varios folios? Una reserva puede tener más de un folio. Los casos más habituales son tres: 1. **Empresa y huésped.** La empresa paga el alojamiento y quizá el desayuno; el huésped paga el bar, el minibar o las llamadas. Se abre un folio para la empresa y otro personal, y se define qué tipo de cargo va a cada uno. Así cada parte recibe su propia factura. 2. **Habitación compartida.** Dos personas que comparten habitación pueden querer pagar a medias el alojamiento y cada una sus consumos. Se reparte el cargo de la noche entre dos folios y cada uno recibe sus extras. 3. **Grupos con cuenta maestra.** En un grupo, el organizador suele pagar las habitaciones y algunos servicios comunes desde una cuenta maestra, mientras cada participante tiene su folio para los gastos personales. Hay que decidir de antemano qué paga la cuenta maestra para que recepción no improvise. La clave en todos los casos es la **regla de reparto**: qué tipo de cargo va a qué folio. Cuanto antes se configure, menos traspasos manuales habrá al final. ## ¿Cómo llegan los cargos y los pagos al folio? - **Cargos automáticos**: el alojamiento de cada noche, que el sistema suele cargar en el cierre diario. - **Cargos manuales**: los que recepción introduce a mano, como un servicio de lavandería o una rotura. Conviene usar conceptos predefinidos y no texto libre, para que los informes puedan agruparlos. - **Cargos desde el TPV**: si el [TPV](https://softwareparahoteles.app/glosario/#tpv) del restaurante o el bar está integrado con el PMS, el camarero carga el consumo a la habitación y aparece en el folio sin volver a teclearlo. - **Anticipos y garantías**: lo cobrado al reservar debe figurar como abono en el folio correcto, no quedarse en un registro aparte. Algunos productos del directorio describen estas piezas, según los datos del directorio revisados en octubre de 2026. [OneLobby](https://softwareparahoteles.app/software/onelobby/) indica la emisión de factura desde el folio de la reserva. [TCA Innsist](https://softwareparahoteles.app/software/tca-innsist/) describe folios y facturación en recepción. [SiHoteles](https://softwareparahoteles.app/software/sihoteles/) incluye en su TPV, que se cotiza aparte, división de cuentas del restaurante y cargo a la habitación. Que un producto no aparezca aquí no significa que no tenga estas funciones: pregunta al proveedor. ## ¿Qué errores se cometen al cerrar un folio? - **Cerrar con saldo pendiente.** Si el huésped se va con saldo y el folio se cierra, el importe se pierde o termina en una cuenta de deudores sin seguimiento. - **Cargos tardíos.** Un consumo de minibar o de bar que llega después de la salida queda fuera de la cuenta. Revisar los cargos pendientes antes del check-out reduce el problema. - **Pagos en el folio equivocado.** Un pago de la empresa registrado en el folio personal genera dos saldos falsos: uno a favor y otro en contra. - **Anticipos olvidados.** Si el anticipo no figura como abono, se cobra dos veces o se emite una factura incorrecta. - **Traspasos sin rastro.** Mover cargos entre folios sin indicar motivo dificulta cualquier revisión posterior. Qué datos debe llevar la factura de cada folio y cómo se emite depende de la normativa de cada país; consulta la guía correspondiente en [/paises/](https://softwareparahoteles.app/paises/). ## ¿Qué pedirle al software? - Varios folios por reserva y una cuenta maestra para grupos. - Reglas de reparto por tipo de cargo, aplicadas de forma automática. - Traspaso de cargos entre folios con registro de quién lo hizo. - Integración con el TPV para cargar consumos a la habitación. - Aviso de saldo pendiente antes de permitir el check-out. - Factura independiente por folio. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué diferencia hay entre folio y factura? El folio es la cuenta de trabajo donde se acumulan cargos y pagos durante la estancia; puede modificarse mientras está abierto. La factura es el documento que se emite al cerrarlo, con los datos de quien paga. Un mismo folio suele dar lugar a una factura, y una reserva con varios folios, a varias. ### ¿Se puede dividir una cuenta después del check-out? Depende del sistema y de si ya se ha emitido la factura. Lo práctico es acordar el reparto al llegar, sobre todo con empresas y grupos, y configurarlo en la reserva. Dividir después obliga a anular o rectificar documentos, lo que lleva más trabajo y deja más margen de error. ### ¿Qué es una cuenta maestra? Es un folio común, normalmente de un grupo o un evento, al que se cargan los gastos que paga el organizador, como las habitaciones o una cena conjunta. Cada participante mantiene su folio para los consumos personales. Conviene fijar por escrito qué cubre la cuenta maestra antes de la llegada del grupo. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre conceptos - Conceptos ### [Qué es la tarifa BAR y cómo se relaciona con las demás](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-la-tarifa-bar/) Qué es la tarifa BAR o mejor tarifa disponible, en qué se diferencia de la tarifa rack, cómo se derivan otras tarifas de ella y qué errores evitar. 18 de octubre de 2026 - Conceptos ### [Qué es el planning de reservas de un PMS y cómo leerlo](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-el-planning-de-reservas-de-un-pms/) Qué es el planning o mapa de reservas de un PMS, qué muestra cada fila, barra y color, cómo se mueven las reservas y qué errores provoca moverlas mal. 16 de octubre de 2026 - Conceptos ### [Qué es la estancia media (ALOS) y cómo calcularla](https://softwareparahoteles.app/blog/que-es-la-estancia-media-alos/) Qué es la estancia media o ALOS, las dos formas de calcularla y por qué no coinciden, para qué sirve y qué errores conviene evitar al medirla. 16 de octubre de 2026