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title: "Registro de viajeros: por qué existe y qué exige a tu software"
description: "Qué es el registro de viajeros, por qué cambia tanto de un país a otro y qué debe hacer el software del alojamiento para cumplirlo sin trabajo manual."
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license: CC BY 4.0
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# Registro de viajeros: por qué existe y qué exige a tu software

Publicado el 21 de octubre de 2025 · Actualizado el 8 de octubre de 2026 · Redacción de Software para Hoteles

El registro de viajeros es la anotación obligatoria de quién se aloja, con qué documento y en qué fechas. Existe por motivos de seguridad, control migratorio y estadística, y cada país fija sus datos, plazos y destinatario. El software debe capturar esos datos una sola vez y enviarlos o conservarlos como exija la norma local.

Pedir el documento de identidad en la recepción parece un trámite menor, pero detrás hay una obligación legal que cambia de un país a otro y que condiciona cómo debe trabajar tu software: qué datos captura, dónde los guarda y a quién se los entrega.

## ¿Qué es el registro de viajeros y por qué existe?

El registro de viajeros, también llamado registro de huéspedes o de pasajeros, es la anotación de las personas que se alojan en un establecimiento, con sus datos de identidad y las fechas de su estancia. Fue un libro en papel; hoy suele ser un registro informático que, en varios países, se comunica a una autoridad.

Las razones que lo justifican se repiten en casi todas las legislaciones:

-   **Seguridad pública**: saber quién pernocta en un alojamiento ayuda a las fuerzas de seguridad en sus investigaciones.
-   **Control migratorio**: algunos países piden un reporte específico de los huéspedes extranjeros.
-   **Estadística turística**: los datos agregados de viajeros y pernoctaciones alimentan las encuestas oficiales.
-   **Justificación fiscal**: cuando el hospedaje a no residentes tiene un tratamiento tributario propio, el registro sirve de soporte.

## ¿En qué cambia de un país a otro?

La idea es común, pero los detalles no. Antes de configurar nada conviene tener claras estas variables en tu país y, en su caso, en tu región:

-   **Quién recibe los datos**: una policía, la autoridad migratoria, el ministerio de turismo o nadie, si solo se exige conservarlos en el establecimiento.
-   **A quién se registra**: a todos los huéspedes o solo a los extranjeros, y cómo se anota a los menores.
-   **Qué campos se piden**: van de la identidad básica a datos del contrato, el pago, el motivo del viaje o la tarifa.
-   **Cuándo se comunica**: al reservar, al llegar, al salir, o en varios de esos momentos.
-   **Cómo se envía**: por servicio web, subiendo un fichero o rellenando un formulario a mano.

Las guías de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/), [Colombia](https://softwareparahoteles.app/paises/colombia/) y [Perú](https://softwareparahoteles.app/paises/peru/) detallan qué se localizó en cada caso, con la norma y la fuente oficial. Esta nota es información general y no sustituye al asesoramiento legal.

## ¿Qué debe hacer el software para cumplirlo?

El objetivo práctico es que cada dato se escriba una sola vez y llegue a su destino sin copiarlo a mano. Para eso el sistema debería cubrir, en este orden:

1.  **Captura**: formulario de llegada con los campos exigidos, a ser posible rellenado por el huésped mediante [check-in online](https://softwareparahoteles.app/glosario/#checkin-online) o con lectura del documento.
2.  **Validación**: aviso cuando falta un campo obligatorio, antes de dar la habitación por entregada.
3.  **Envío**: comunicación automática a la autoridad, o generación del fichero en el formato que esta admite.
4.  **Seguimiento**: estado de cada envío, mensaje de error legible y reintento manual.
5.  **Conservación**: registro consultable durante el tiempo que marque la norma, con acceso restringido.

No todos los programas llegan al mismo punto. Esta tabla resume los niveles que encontrarás:

| Nivel | Qué hace el software | Trabajo que queda en recepción |
| --- | --- | --- |
| Manual | Guarda los datos del huésped | Teclearlos de nuevo en el portal oficial |
| Exportación | Genera un fichero con el formato oficial | Subirlo al portal cada día |
| Envío automático | Transmite los partes por servicio web | Revisar los errores |
| Vía socio | Delega captura y envío en una herramienta conectada | Contratar y supervisar ese servicio |

## ¿Integración propia o a través de un socio?

Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, las fichas muestran las dos fórmulas: productos que documentan un envío nativo desde el propio [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) y productos que lo resuelven con un socio de check-in que se activa desde su catálogo de integraciones. Implican cosas distintas:

-   Con un socio suele haber una segunda suscripción y un segundo soporte al que acudir.
-   Con una función propia conviene comprobar en qué plan está incluida y qué regiones cubre.
-   En ambos casos, pide ver la pantalla donde se consulta el estado de los envíos.

«Sin verificar» en una ficha significa que el proveedor no publica el dato; la [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/) explica el criterio.

## ¿Qué preguntar al proveedor antes de contratar?

-   ¿A qué autoridades de mi país y de mi región envía los datos, y por qué vía?
-   ¿El envío es automático o hay que subir un fichero?
-   ¿Está incluido en mi plan o depende de un complemento o de un tercero?
-   ¿Puedo corregir y reenviar un parte desde la reserva?

## Preguntas frecuentes

### ¿El registro de viajeros es igual en todos los países?

No. Cambian la autoridad que recibe los datos, los huéspedes afectados, los campos exigidos, los plazos y la forma de envío. Incluso dentro de un mismo país puede haber canales regionales distintos. Por eso el software debe estar adaptado al lugar donde opera el alojamiento, no solo traducido.

### ¿Basta con el check-in online para cumplir el registro?

No siempre. El check-in online recoge los datos y la firma del huésped, pero cumplir exige además conservarlos y, donde la ley lo pide, comunicarlos a la autoridad en el formato y el plazo previstos. Conviene confirmar si el envío está incluido o depende de otra herramienta.

### ¿Qué pasa si mi software no envía los datos automáticamente?

Tendrás que trasladarlos tú al portal oficial, tecleándolos o subiendo un fichero exportado. Es viable con pocas llegadas, pero aumenta el riesgo de errores y olvidos. Si el volumen crece, pregunta al proveedor por una integración directa o por un socio que la cubra.

Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal.

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