--- title: "Reservas por teléfono y WhatsApp: cómo registrarlas bien" description: "Proceso para registrar reservas por teléfono y WhatsApp sin errores: datos mínimos, confirmación escrita, cobro de la garantía y cómo evitar duplicados." url: https://softwareparahoteles.app/blog/reservas-por-telefono-y-whatsapp-como-registrarlas-bien/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Reservas por teléfono y WhatsApp: cómo registrarlas bien Publicado el 19 de enero de 2026 · Actualizado el 8 de octubre de 2026 · Redacción de Software para Hoteles Una reserva por teléfono o WhatsApp se registra bien cuando se introduce en el PMS durante la propia conversación, con los mismos datos mínimos que una reserva online, se confirma por escrito con precio y condiciones, se garantiza con un enlace de pago y se busca antes al cliente en el sistema para no crear duplicados. Las reservas que llegan por teléfono o por WhatsApp no pasan por ningún formulario. Dependen de que la persona que atiende pregunte lo necesario, lo anote en el sitio correcto y lo haga en ese momento. ## ¿Por qué estas reservas generan más errores que las online? Una reserva online se descuenta sola del inventario y deja un registro con fechas, precio y condiciones. La reserva directa por voz o por mensaje no hace ninguna de las dos cosas por sí misma. Los fallos más habituales son: - Anotar la reserva en un papel para pasarla al sistema más tarde. - Dar un precio de memoria que no coincide con la tarifa vigente. - Cerrar la reserva en un chat del móvil personal de un empleado. - Crear una segunda reserva cuando el cliente vuelve a escribir por otro canal. ## ¿Qué datos hay que pedir siempre? Conviene tener una lista fija junto al teléfono y como mensaje guardado en WhatsApp: - Nombre y apellidos del titular. - Teléfono y correo electrónico. - Fechas de entrada y salida, repetidas en voz alta con el día de la semana. - Número de adultos y de niños, con sus edades. - Tipo de habitación y régimen. - Precio total, con lo que incluye y lo que no. - Hora prevista de llegada y peticiones especiales. - Canal por el que llegó la reserva. Los datos de identidad que exige el registro oficial de viajeros en algunos países se recogen aparte, antes de la llegada o en el check-in. Consulta la guía de tu país, por ejemplo la de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/), para saber qué se pide en el tuyo. ## ¿Cómo registrar la reserva paso a paso? 1. **Consulta la disponibilidad en el sistema**, no en la memoria ni en un calendario aparte. El [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms) es la única fuente válida. 2. **Busca al cliente** por teléfono o correo antes de crear una ficha nueva. 3. **Crea la reserva durante la conversación.** Si el cliente necesita pensarlo, usa una reserva provisional con fecha de caducidad, de modo que la habitación quede retenida y se libere sola si no confirma. 4. **Indica el canal de origen**, teléfono o WhatsApp, para poder medir después cuánto vendes por cada vía. 5. **Anota en la reserva lo acordado**: precio, condiciones de cancelación y cualquier excepción. 6. **Envía la confirmación** antes de dar la reserva por cerrada. ## ¿Cómo se confirma y se cobra una reserva tomada por mensaje? La confirmación escrita protege a las dos partes. Debe incluir fechas, tipo de habitación, ocupación, precio total, política de cancelación, forma de pago y datos de contacto del hotel. Lo más seguro es enviarla desde el propio sistema, con la plantilla del hotel, y no redactarla a mano en cada caso. Para el cobro hay una regla básica: no pidas ni recibas números de tarjeta por mensaje, por correo o dictados por teléfono. Quedan guardados en chats, notas o papeles que el hotel no puede proteger. La alternativa es enviar un enlace de pago, con el que el cliente introduce los datos en una página segura del proveedor de pagos, o remitirlo al [motor de reservas](https://softwareparahoteles.app/glosario/#motor-de-reservas) de la web para que complete allí la operación. ## ¿Cómo evitar duplicados y reservas perdidas? - Usa un número de WhatsApp del hotel, con una cuenta de empresa, y no los teléfonos personales del equipo. - Asigna a cada conversación abierta una persona responsable hasta que se cierre. - Busca siempre al cliente antes de crear una reserva o una ficha nueva. - Cuando un cliente que preguntó por WhatsApp acaba reservando en la web o en un portal, cancela la provisional. - Revisa cada día las reservas provisionales pendientes y las conversaciones sin respuesta. ## ¿Qué puede hacer el software? Algunos sistemas integran WhatsApp en una bandeja compartida, de forma que la conversación queda ligada a la reserva y la ve todo el equipo. Otros solo envían confirmaciones y recordatorios automáticos, y otros dependen de un socio externo. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, de los 25 productos analizados 12 documentan WhatsApp como función propia, 10 como complemento o mediante socios y en 3 el proveedor no publica el dato. El alcance cambia mucho entre ellos, así que conviene leer el detalle de cada ficha en el [directorio](https://softwareparahoteles.app/software/) o ponerlos lado a lado en el [comparador](https://softwareparahoteles.app/comparar/). Pregunta al proveedor si la mensajería se incluye en tu plan y si el envío de plantillas tiene coste aparte. ## Preguntas frecuentes ### ¿Es válida una reserva confirmada por WhatsApp? Un mensaje deja constancia de lo acordado, pero su valor depende de la normativa de cada país y de lo que se haya pactado. Lo recomendable es enviar además una confirmación formal desde el sistema del hotel, con fechas, precio total y política de cancelación, y conservarla asociada a la reserva. ### ¿Puedo pedir los datos de la tarjeta por WhatsApp? No es recomendable. Los números de tarjeta enviados por mensaje quedan almacenados en el chat y en los dispositivos del personal, fuera de un entorno seguro. La alternativa habitual es un enlace de pago, en el que el cliente introduce los datos directamente en la página del proveedor de pagos. ### ¿Cómo evito que una reserva telefónica se quede sin anotar? Créala en el PMS durante la propia llamada, aunque sea como reserva provisional con fecha de caducidad. Así la habitación se descuenta de inmediato en todos los canales y, si el cliente no confirma ni paga en el plazo fijado, se libera sin intervención de nadie. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Cómo organizar la limpieza con un software hotelero](https://softwareparahoteles.app/blog/como-organizar-la-limpieza-con-un-software-hotelero/) Pasos para organizar la limpieza con el módulo de housekeeping: estados de habitación, prioridades según llegadas, tareas en el móvil y control diario. 12 de enero de 2026 - Operación ### [Cómo gestionar varias propiedades desde un solo sistema](https://softwareparahoteles.app/blog/como-gestionar-varias-propiedades-desde-un-solo-sistema/) Criterios para llevar varios alojamientos con un único sistema: inventario separado, usuarios y permisos, informes consolidados y tarifas coordinadas. 12 de febrero de 2026 - Operación ### [Reservas de restaurante y spa en un hotel](https://softwareparahoteles.app/blog/reservas-de-restaurante-y-spa-en-un-hotel/) Cómo organizar las reservas de restaurante y spa en un hotel: agenda única por recurso, cargo a la habitación y gestión de clientes externos. 9 de diciembre de 2025