--- title: "Reservas walk-in: cómo registrarlas y cobrarlas" description: "Qué es un walk-in, cómo comprobar la disponibilidad real, qué precio aplicar, cómo cobrar y registrar al huésped en el PMS y qué errores provocan overbooking." url: https://softwareparahoteles.app/blog/reservas-walk-in-como-registrarlas-y-cobrarlas/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Reservas walk-in: cómo registrarlas y cobrarlas Publicado el 15 de octubre de 2026 · Actualizado el 16 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Un walk-in es un huésped que llega sin reserva. Se atiende comprobando la disponibilidad real en el PMS, aplicando la tarifa pública del día, cobrando o garantizando por adelantado, registrando sus datos como en cualquier otra estancia y marcando el origen como directo. El error grave es no registrarlo en el sistema. El huésped que entra por la puerta y pregunta si hay habitación es la reserva más sencilla de perder y la más fácil de hacer mal: no hay confirmación previa ni tarjeta guardada, y la prisa invita a saltarse pasos. ## ¿Qué es un walk-in? Un walk-in es un huésped que se presenta en el alojamiento sin reserva previa y pide alojarse esa misma noche: la reserva y la llegada ocurren a la vez. Para el hotel es una venta directa sin comisión, pero también una reserva que nadie ha verificado antes: ni la identidad, ni el pago, ni la disponibilidad. ## ¿Cómo comprobar la disponibilidad real? Antes de decir que sí, mira el [PMS](https://softwareparahoteles.app/glosario/#pms), no la memoria ni la hoja de la mañana. En el planning deben estar: - Las llegadas pendientes del día, incluidas las que entraron por el [channel manager](https://softwareparahoteles.app/glosario/#channel-manager) en las últimas horas. - Las habitaciones bloqueadas por mantenimiento. - Las habitaciones de salida que aún no están limpias. Solo se puede vender a un walk-in una habitación libre en el planning y limpia en housekeeping. Si todas las libres están sucias, ofrece una hora de entrada y avisa a limpieza antes de confirmar. ## ¿Qué precio aplicar? El walk-in paga la tarifa pública vigente para esa noche, la misma que vería en la web del hotel. Conviene una regla escrita para que la recepción no improvise: - Si el hotel usa precios por ocupación o por temporada, la recepción aplica el precio que marca el sistema para hoy. - Si el responsable autoriza descuentos de última hora, deja por escrito hasta dónde y en qué condiciones. - No apliques tarifas de agencia, de empresa o de grupo a quien no pertenece a esas cuentas. Ejemplo: un hotel de 20 habitaciones tiene cuatro libres y limpias a las 20:00. La recepción ofrece la tarifa pública del día; si la dirección ha fijado un margen de descuento para llegadas tardías, lo aplica y anota el motivo en la reserva. ## ¿Cómo cobrar o garantizar? Sin reserva previa no hay garantía, así que el cobro va antes de entregar la llave: 1. **Cobro por adelantado** de la estancia completa, en efectivo o con tarjeta, con su comprobante. 2. **Preautorización** en la tarjeta, si el hotel prefiere cobrar a la salida, por el importe de la estancia y un margen para extras. 3. **Registro del pago en la reserva**, no en una caja aparte, para que la cuenta del huésped refleje lo cobrado. Si el huésped paga en efectivo, emite el comprobante que corresponda en tu país y anótalo en el cierre de caja del turno. ## ¿Qué datos registrar y cómo? Un walk-in se registra como cualquier otra estancia: - **Reserva en el PMS** con fechas, habitación asignada, tarifa, número de personas y forma de pago. - **Datos del huésped y documento de identidad**, igual que en un check-in normal. Las obligaciones de registro de viajeros varían según el país; consulta la guía de [España](https://softwareparahoteles.app/paises/espana/), [Colombia](https://softwareparahoteles.app/paises/colombia/) o la de tu país. Es información general, no asesoramiento legal. - **Origen de la reserva** marcado como directo o walk-in, según las opciones del sistema. Ese campo alimenta los informes de canales. - **Notas**: hora de llegada, quién la registró y cualquier acuerdo verbal sobre precio o salida. Si el PMS tiene check-in online, puedes enviar el enlace al teléfono del huésped para que rellene sus datos. ## ¿Qué errores provocan problemas? - **No registrarlo**: la habitación aparece libre, el channel manager la sigue vendiendo y a medianoche llega otra reserva para la misma unidad. Es la causa más directa de [overbooking](https://softwareparahoteles.app/glosario/#overbooking) en hoteles pequeños. - **Cobrar sin factura o comprobante**: descuadra la caja y deja la venta fuera de los informes y de la contabilidad. - **Entregar la llave antes de cobrar o garantizar**: si el huésped se va sin pagar, no hay reserva ni tarjeta a la que acudir. - **Dejar el origen en blanco**: los informes de reservas directas quedan incompletos. - **Registrarlo al día siguiente**: el cierre del día y la auditoría nocturna no cuadran. ## Lista de comprobación - Disponibilidad comprobada en el PMS, con la habitación limpia. - Tarifa pública del día aplicada o descuento autorizado anotado. - Cobro por adelantado o preautorización registrados en la reserva. - Comprobante o factura emitidos según el país. - Datos y documento del huésped registrados como en cualquier check-in. - Origen marcado como directo o walk-in. - Habitación asignada y marcada como ocupada antes de entregar la llave. - Nota con hora, responsable y acuerdos verbales. Si recibes walk-ins con frecuencia, pide en la demostración de tu próximo PMS que te enseñen el flujo completo de una reserva de mostrador con cobro inmediato; puedes contrastar opciones en [comparar](https://softwareparahoteles.app/comparar/). ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué es una reserva walk-in? Es la de un huésped que llega sin reserva previa y pide alojarse esa misma noche. Reserva y llegada ocurren a la vez, así que el hotel debe comprobar en el momento la disponibilidad real, cobrar o garantizar el pago y registrar los datos del huésped antes de entregar la llave. ### ¿Qué tarifa se aplica a un walk-in? La tarifa pública vigente para esa noche, la misma que muestra la web del hotel. Si la dirección autoriza descuentos de última hora, deben estar fijados por escrito con sus límites, y la recepción anota el motivo en la reserva. No se aplican tarifas de agencia, de empresa ni de grupo. ### ¿Por qué hay que registrar el walk-in en el PMS de inmediato? Porque mientras no está registrado la habitación sigue libre para el channel manager y los portales, y puede venderse dos veces. Además, sin registro no hay reserva a la que cargar el cobro, el huésped queda fuera del registro de viajeros y los informes de ocupación y de canales salen incompletos. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Calidad de los datos en el PMS: errores que ensucian los informes](https://softwareparahoteles.app/blog/calidad-de-los-datos-en-el-pms-errores-que-ensucian-los-informes/) Errores de carga que distorsionan la ocupación, el ADR y el origen de las reservas en el PMS, cómo detectarlos con revisiones periódicas y qué normas dar al equipo. 15 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo asignar habitaciones: criterios y errores habituales](https://softwareparahoteles.app/blog/como-asignar-habitaciones-criterios-y-errores/) Cuándo asignar la habitación a cada reserva, con qué criterios hacerlo en el PMS, cómo revisarlo cada mañana y qué errores causan cambios de última hora. 15 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo atender una queja durante la estancia y registrarla](https://softwareparahoteles.app/blog/como-atender-una-queja-durante-la-estancia-y-registrarla/) Pasos para atender una queja mientras el huésped sigue en el hotel: escuchar, resolver, compensar con criterio, registrarla en el PMS y revisar patrones. 15 de octubre de 2026