--- title: "Usuarios, permisos y seguridad de acceso en un software hotelero" description: "Por qué cada persona necesita su usuario en el PMS, qué roles y permisos son habituales, para qué sirve el registro de actividad y cómo gestionar contraseñas y bajas." url: https://softwareparahoteles.app/blog/usuarios-permisos-y-seguridad-de-acceso-en-un-software-hotelero/ source: Software para Hoteles (https://softwareparahoteles.app) license: CC BY 4.0 --- [Operación](https://softwareparahoteles.app/blog/categoria/operacion/) # Usuarios, permisos y seguridad de acceso en un software hotelero Publicado el 15 de octubre de 2026 · Actualizado el 16 de octubre de 2026 · Maria Laura Rodriguez Cada persona que usa el software del hotel debe tener su propio usuario, con un rol que limite lo que ve y lo que puede cambiar. Así el registro de actividad dice quién hizo cada cosa, las contraseñas no circulan y, cuando alguien deja el equipo, basta con desactivar su acceso. Conviene comprobar cuántos usuarios y qué roles permite cada plan. En muchos alojamientos pequeños todo el equipo entra al sistema con el mismo usuario y la misma contraseña pegada junto al ordenador. Funciona hasta que desaparece un cobro, se borra una reserva o se va un empleado, y nadie puede decir quién hizo qué. ## ¿Por qué cada persona necesita su propio usuario? Un usuario por persona no es una cuestión de desconfianza, sino de orden: - **Trazabilidad.** El registro de actividad del PMS solo sirve si cada acción tiene un nombre detrás. Con un usuario compartido, el registro dice «recepción» para todo. - **Permisos ajustados.** No todo el mundo necesita ver los informes de ingresos ni cambiar tarifas. - **Bajas limpias.** Cuando alguien deja el equipo, se desactiva su usuario y nada más. Con un usuario compartido hay que cambiar la contraseña y avisar a todos, y rara vez se hace. - **Formación y errores.** Si un error se repite, el registro muestra en qué turno ocurre y permite corregirlo sin señalar a todo el equipo. ## ¿Qué roles son habituales y qué debe ver cada uno? Los nombres cambian según el producto, pero los perfiles se repiten. Una distribución razonable para un hotel pequeño: | Rol | Debe poder | No debería | | --- | --- | --- | | Recepción | Crear y modificar reservas, hacer check-in y check-out, cobrar, emitir comprobantes | Cambiar tarifas generales, borrar cobros, ver informes financieros | | Limpieza | Ver el estado de las habitaciones y las tareas del día, marcarlas como limpias | Ver datos personales ni importes de las reservas | | Dirección | Todo, incluidos tarifas, informes, usuarios y configuración | Compartir su usuario con nadie | | Contable externo | Consultar y exportar informes de ventas y cobros | Tocar reservas, tarifas ni cobros | | Revenue o reservas | Cambiar tarifas, restricciones y disponibilidad en los canales | Borrar reservas ni ver cobros si no le corresponde | Las acciones sensibles merecen una regla aparte: anular un cobro, borrar una reserva, aplicar un descuento fuera de tarifa o modificar una factura emitida deberían exigir un rol de responsable, o al menos quedar registradas con aviso. ## ¿Para qué sirve el registro de actividad? Casi todos los sistemas guardan un historial de cambios por reserva y, en muchos casos, un registro general de acciones. Revísalo cuando un importe no cuadra en el cierre de caja, cuando una reserva aparece modificada o cancelada sin que nadie lo recuerde, cuando cambia una tarifa y no se sabe desde cuándo y, de forma periódica, para detectar accesos fuera de horario si el sistema los registra. Pregunta al proveedor qué acciones quedan registradas, cuánto tiempo se conservan y si puedes exportarlas. ## Contraseñas, verificación en dos pasos y bajas Tres prácticas que no dependen del producto: 1. **Contraseñas individuales y no reutilizadas.** Nada de contraseñas comunes ni pegadas al monitor; un gestor de contraseñas evita tener que recordarlas. 2. **Verificación en dos pasos** cuando el proveedor la ofrece, al menos para los usuarios con rol de dirección: un código en el teléfono además de la contraseña. Si tu sistema no la tiene, pregúntalo; es un criterio de elección. 3. **Baja inmediata.** El mismo día en que alguien deja el equipo, desactiva su usuario en el PMS y en el resto de herramientas con acceso: channel manager, pasarela de pagos, extranets de los portales, correo del hotel. Los accesos de terceros (asesoría, mantenimiento informático, consultor de revenue) deberían ser usuarios propios y temporales, no el de dirección. ## ¿Qué dicen los productos del directorio? El directorio no tiene un campo específico de usuarios y permisos; estos datos proceden de las fichas. Según los datos revisados en octubre de 2026: - **Usuarios ilimitados**: [Anfy](https://softwareparahoteles.app/software/anfy/), [CQR](https://softwareparahoteles.app/software/cqr/) (en sus dos ediciones), [eviivo](https://softwareparahoteles.app/software/eviivo/) y [Loggro Alojamientos](https://softwareparahoteles.app/software/loggro-alojamientos/) los declaran en sus planes; [MiniHotel](https://softwareparahoteles.app/software/minihotel/) los describe con niveles de acceso; [Noray Htl](https://softwareparahoteles.app/software/noray-htl/) los incluye en su plan Diamond. - **Límite por plan**: [OkFac](https://softwareparahoteles.app/software/okfac/) admite 2 usuarios en el plan Lite y 5 en Pro, con roles avanzados y usuarios ilimitados en Enterprise; [Sentaury](https://softwareparahoteles.app/software/sentaury/) incluye un usuario administrador en Starter, 5 en Professional y usuarios ilimitados en Enterprise. - **Roles y permisos**: [Lodgy](https://softwareparahoteles.app/software/lodgy/) documenta usuarios por rol y [OneLobby](https://softwareparahoteles.app/software/onelobby/) incluye roles y permisos desde su plan básico. En el resto de productos el dato no consta en las páginas consultadas, lo que no significa que no lo tengan. Pregunta cuántos usuarios incluye cada plan y si se pagan aparte. La protección de los datos personales de los huéspedes tiene reglas propias en cada país; consulta la [guía de tu país](https://softwareparahoteles.app/paises/) para saber qué se exige donde operas. ## Lista de comprobación - [ ] Cada persona del equipo tiene su propio usuario. - [ ] Cada usuario tiene un rol que limita lo que ve y lo que cambia. - [ ] Las acciones sensibles (anular cobros, borrar reservas, modificar facturas) están restringidas o registradas. - [ ] Nadie comparte contraseña y las de dirección usan verificación en dos pasos si existe. - [ ] Hay un procedimiento de baja que incluye PMS, channel manager, pasarela, extranets y correo. - [ ] Los accesos de terceros son individuales y con fecha de caducidad. - [ ] Has comprobado cuántos usuarios y roles incluye tu plan. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuántos usuarios necesita un hotel pequeño? Uno por cada persona que entre al sistema: turnos de recepción, personal de limpieza que consulta tareas, dirección y, si procede, la asesoría externa. Antes de contratar, comprueba cuántos usuarios incluye el plan: algunos productos los limitan en los planes de entrada y otros los ofrecen sin límite. ### ¿Qué permisos debería tener el personal de limpieza? Los mínimos para su trabajo: ver el estado de las habitaciones y las tareas asignadas y marcarlas como hechas. No necesita ver los datos personales de los huéspedes, los importes de las reservas ni los cobros. Muchos sistemas tienen un rol o una app de housekeeping pensados para eso. ### ¿Qué hago con los accesos cuando alguien deja el equipo? Desactivar su usuario el mismo día en el PMS y en todas las herramientas con acceso: channel manager, pasarela de pagos, extranets de los portales y correo del hotel. Si usaba algún usuario compartido, cambia la contraseña. Conviene tener una lista escrita de esas herramientas para no olvidar ninguna. Los datos sobre productos proceden de las fichas del directorio y siguen su [metodología](https://softwareparahoteles.app/metodologia/). La información sobre normativa es general y no sustituye al asesoramiento legal o fiscal. ## Más sobre operación - Operación ### [Calidad de los datos en el PMS: errores que ensucian los informes](https://softwareparahoteles.app/blog/calidad-de-los-datos-en-el-pms-errores-que-ensucian-los-informes/) Errores de carga que distorsionan la ocupación, el ADR y el origen de las reservas en el PMS, cómo detectarlos con revisiones periódicas y qué normas dar al equipo. 15 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo asignar habitaciones: criterios y errores habituales](https://softwareparahoteles.app/blog/como-asignar-habitaciones-criterios-y-errores/) Cuándo asignar la habitación a cada reserva, con qué criterios hacerlo en el PMS, cómo revisarlo cada mañana y qué errores causan cambios de última hora. 15 de octubre de 2026 - Operación ### [Cómo atender una queja durante la estancia y registrarla](https://softwareparahoteles.app/blog/como-atender-una-queja-durante-la-estancia-y-registrarla/) Pasos para atender una queja mientras el huésped sigue en el hotel: escuchar, resolver, compensar con criterio, registrarla en el PMS y revisar patrones. 15 de octubre de 2026