Comprar o traspasar un alojamiento: qué revisar del software
Al comprar o traspasar un alojamiento en funcionamiento hay que revisar a nombre de quién están las cuentas del PMS, el channel manager, el motor y los portales, qué contratos y permanencias siguen vigentes, qué reservas futuras ya están cobradas, cómo se entregan los datos, qué cambia en pasarelas y facturación, y quién controla los accesos y el dominio.
Cuando un alojamiento cambia de manos, el edificio y el mobiliario se inventarían con detalle, pero el software suele quedar en un acuerdo verbal. Sin embargo, buena parte del negocio vive en él: las reservas futuras, los cobros, la presencia en portales y la web. Esta guía sirve tanto a quien compra como a quien vende, y termina con una lista de comprobación.
¿A nombre de quién están las cuentas?
Lo primero es saber quién es el titular de cada servicio, porque eso decide si se puede transferir o hay que empezar de cero:
- PMS: contrato, usuario administrador y razón social que figura como cliente.
- Channel manager: titular y lista de canales conectados.
- Motor de reservas y web: quién paga la cuota y quién tiene acceso al panel.
- Portales: cada cuenta de portal tiene un titular y unos datos de pago de comisiones.
- Otros servicios: cerraduras electrónicas, TPV, herramientas de precios, mensajería, contabilidad.
Pide a cada proveedor que confirme por escrito qué hace falta para cambiar el titular. Algunos admiten una cesión del contrato; otros exigen dar de baja la cuenta y abrir una nueva.
Contratos, permanencias y cuotas pendientes
Cada contrato puede tener una permanencia, un preaviso de baja o cuotas pagadas por adelantado. Antes de cerrar la operación:
- Reúne los contratos o las condiciones generales vigentes de cada proveedor.
- Anota la fecha de renovación, el preaviso de baja y si hay penalización por cancelar antes.
- Comprueba si hay cuotas anuales prepagadas y quién se queda con ese periodo.
- Decide si el comprador mantendrá cada servicio o lo cambiará, y desde qué fecha.
Las condiciones de permanencia varían mucho entre proveedores. Las fichas del listado de software recogen lo que publica cada uno, y en comparar puedes ver dos productos lado a lado.
Reservas futuras y anticipos cobrados
Es el punto que más conflictos genera. Saca del PMS un listado de todas las reservas con llegada posterior a la fecha de traspaso, con:
- Canal de origen y número de reserva.
- Importe total, importe ya cobrado y forma de cobro.
- Política de cancelación aplicable.
- Si el cobro lo hizo el alojamiento o el portal.
Acordad por escrito quién asume cada reserva y cómo se compensan los anticipos que cobró el vendedor por estancias que atenderá el comprador. Revisad también las reservas de grupos y los acuerdos con agencias, que suelen tener condiciones propias.
Datos de huéspedes y exportaciones
El historial de huéspedes, las facturas emitidas y los informes forman parte del negocio, pero contienen datos personales. Cómo se pueden ceder, conservar o tratar depende de la normativa de cada país: consulta la guía de tu país y, si hace falta, asesoramiento profesional.
En la parte técnica, antes del traspaso:
- Exporta reservas, clientes, facturas e informes en formatos abiertos, como CSV o Excel.
- Comprueba que la exportación incluye las reservas futuras completas.
- Guarda una copia de las tarifas, restricciones y configuración de habitaciones.
- Si el vendedor se queda con documentación que debe conservar por obligaciones propias, acordad cómo se le facilita el acceso.
Pasarelas, datos fiscales y bancarios
Con un nuevo titular cambian la razón social, el identificador fiscal y la cuenta bancaria. Esto afecta a varios sistemas:
- Pasarelas de pago: la cuenta del vendedor no debe seguir recibiendo cobros del nuevo negocio. Normalmente el comprador abre su propia cuenta y se conecta al motor y al PMS.
- Facturación: los datos del emisor en el PMS deben cambiar en la fecha acordada, con su serie de facturas. Los requisitos fiscales de cada país están en la guía correspondiente.
- Portales: datos de facturación de comisiones y cuenta de cobro de los pagos que realiza el portal.
- Tarjetas guardadas: decidid qué ocurre con las garantías de tarjeta de reservas futuras.
Usuarios, contraseñas y dominio
El día del traspaso, el comprador debe tener el control de todos los accesos:
- Crea usuarios nuevos para el comprador y su equipo, y elimina o desactiva los del vendedor que ya no deban entrar.
- Cambia las contraseñas de las cuentas compartidas y activa la verificación en dos pasos donde exista.
- Actualiza el correo de recuperación de cada cuenta.
- Transfiere el dominio de la web y el correo electrónico asociado. Si el dominio está a nombre del vendedor, el comprador depende de él para la web y los correos.
- Revisa los perfiles en buscadores y mapas.
Lista de comprobación
| Punto | Hecho |
|---|---|
| Titular de cada cuenta identificado | ☐ |
| Contratos, permanencias y preavisos revisados | ☐ |
| Listado de reservas futuras con importes cobrados | ☐ |
| Acuerdo escrito sobre anticipos | ☐ |
| Exportación de datos completa | ☐ |
| Pasarela y datos fiscales del nuevo titular | ☐ |
| Usuarios y contraseñas cambiados | ☐ |
| Dominio y correo transferidos | ☐ |
Preguntas frecuentes
¿Puedo quedarme con la cuenta del PMS del vendedor?
Depende del proveedor. Algunos permiten cambiar el titular del contrato y conservar la configuración y el historial; otros exigen abrir una cuenta nueva. Pregúntalo por escrito antes de cerrar la operación, porque condiciona cómo se trasladan las reservas futuras y si hace falta exportar e importar los datos.
¿Qué pasa con las reservas que ya pagó el huésped al vendedor?
Deben atenderse según lo acordado con el huésped. Entre comprador y vendedor, lo habitual es pactar por escrito quién asume cada reserva y cómo se compensan los anticipos cobrados por estancias posteriores al traspaso. Saca el listado del PMS con importes y forma de cobro antes de firmar.
¿Cuándo conviene cambiar las contraseñas?
El mismo día en que el comprador asume la gestión. Crea usuarios propios, desactiva los del vendedor y cambia las claves de las cuentas compartidas, incluidos portales, pasarelas y dominio. Actualiza también el correo de recuperación, porque quien lo controla puede restablecer el acceso a la cuenta.