Correos del alojamiento que llegan a spam: qué revisar
Para que confirmaciones, recordatorios y facturas lleguen a la bandeja de entrada, envíalos desde una dirección con dominio propio, añade en ese dominio los registros SPF, DKIM y DMARC que indique el proveedor del software, escribe correos de servicio sin aspecto promocional y prueba los envíos en cuentas de distintos proveedores.
Un huésped llama para preguntar si su reserva está confirmada: el correo salió del sistema, pero acabó en spam. Pasa con confirmaciones, recordatorios y facturas. Casi siempre tiene arreglo, y la mayor parte del arreglo está en la configuración del dominio, no en el texto del mensaje.
¿Por qué un correo enviado por el software acaba en spam?
Cuando el PMS, el motor de reservas o el programa de mensajería envía un correo «en nombre» de tu dirección, en realidad lo envía un servidor del proveedor del software. El proveedor de correo del huésped recibe un mensaje que dice venir de tu alojamiento pero que sale de otra máquina. Si nada demuestra que ese servidor está autorizado a escribir en tu nombre, el mensaje parece sospechoso: es exactamente lo que hacen los correos que suplantan a empresas.
Los filtros también miran la reputación del remitente, el contenido, los enlaces y si otros destinatarios marcaron mensajes parecidos como no deseados.
¿Dominio propio o dirección gratuita?
Enviar desde una dirección de un servicio de correo gratuito tiene un problema de fondo: tú no controlas ese dominio, así que no puedes autorizar al software a enviar en su nombre.
Con un dominio propio (el de la web del alojamiento) puedes añadir los registros que demuestran que el envío es legítimo. Recomendación práctica: el dominio debe estar registrado a nombre del alojamiento y no a nombre de un empleado o de la agencia que hizo la web. Si la relación termina, recuperar el dominio, y con él el correo y la web, puede ser complicado.
¿Qué son SPF, DKIM y DMARC?
Son tres registros que se añaden en la configuración del dominio. Explicados sin tecnicismos:
| Registro | Qué hace |
|---|---|
| SPF | Lista los servidores autorizados a enviar correo en nombre de tu dominio |
| DKIM | Añade una firma a cada correo que demuestra que salió de un remitente autorizado y que no se modificó por el camino |
| DMARC | Indica a los proveedores de correo qué hacer con los mensajes que no pasan las comprobaciones anteriores y permite recibir informes |
En la práctica:
- Busca en la documentación o la configuración del software el apartado de envío de correo o de dominio del remitente. El proveedor suele indicar exactamente qué registros añadir.
- Quien gestiona el dominio (tú, tu agencia web o el registrador) añade esos registros en el panel del dominio.
- Vuelve al software y comprueba que marca el dominio como verificado.
- Si envías desde varios sistemas (PMS, programa de mensajería, correo de oficina), todos deben estar incluidos. Un registro SPF que solo autoriza a uno deja fuera a los demás.
¿Qué revisar en el contenido de los correos?
La autenticación es lo principal, pero el contenido también influye:
- Asunto claro y concreto: «Confirmación de tu reserva del 12 al 14 de marzo» funciona mejor que un asunto genérico o con signos de exclamación.
- Pocos enlaces y que apunten a tu dominio o al del software, no a acortadores.
- Adjuntos razonables: una factura en PDF de tamaño moderado; evita archivos pesados o formatos poco habituales.
- Sin lenguaje promocional en correos de servicio. Una confirmación con ofertas y descuentos se parece a un boletín.
- Separa servicio y boletines. Si envías comunicaciones comerciales, hazlo desde otra dirección o subdominio, para que una queja sobre un boletín no afecte a las confirmaciones.
¿Cómo probarlo y qué hacer si un huésped no lo recibe?
Haz reservas de prueba desde tu web y pide que se envíen a cuentas de distintos proveedores de correo, gratuitos y corporativos. En cada una revisa:
- Si el correo llega y en qué carpeta.
- Si el remitente aparece con el nombre del alojamiento.
- Si los adjuntos y enlaces funcionan, por ejemplo el del check-in online.
Repite la prueba después de cualquier cambio en el dominio, en el software o en las plantillas.
Cuando un huésped dice que no recibió la confirmación:
- Confirma que la dirección registrada es correcta; los errores de escritura son frecuentes.
- Pídele que revise la carpeta de spam y, si está ahí, que lo marque como correo deseado.
- Reenvía la confirmación desde el sistema.
- Si sigue sin llegar, usa otro canal (mensajería o teléfono) y anota la incidencia para revisar la configuración.
Si estás comparando sistemas, pregunta cómo gestionan el envío desde tu dominio. Puedes ver opciones en la categoría de PMS.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un dominio propio si mi alojamiento es pequeño?
No es obligatorio, pero ayuda mucho a que los correos lleguen y da una imagen más profesional. Con un dominio propio puedes autorizar al software a enviar en tu nombre, algo que no puedes hacer con una dirección gratuita. Regístralo a nombre del alojamiento para no depender de terceros.
¿Quién debe configurar SPF, DKIM y DMARC?
Quien tenga acceso al panel del dominio: tú, tu agencia web o el proveedor donde lo registraste. El proveedor del software indica qué registros añadir, pero normalmente no puede añadirlos por ti. Si nadie sabe quién gestiona el dominio, averígualo antes de que surja un problema.
¿Por qué un correo llega bien a unos huéspedes y a otros no?
Cada proveedor de correo aplica sus propios filtros y valora de forma distinta la autenticación, el contenido y la reputación del remitente. Por eso conviene probar con cuentas de varios proveedores. Si los fallos se concentran en uno, revisa primero la autenticación del dominio.