Equipos de recepción: qué hardware necesita un alojamiento
Para trabajar con un software hotelero en la nube suele bastar con un ordenador o tableta, una conexión a internet con alternativa de respaldo, una impresora, un terminal de pago y un móvil para limpieza. Lector de documentos y codificador de llaves dependen del alojamiento. Antes de comprar, confirma la compatibilidad con el proveedor.
Un software en la nube no necesita un servidor en el alojamiento, pero sí algunos equipos para trabajar en el día a día. Comprarlos sin preguntar antes al proveedor puede dejarte con un aparato que no se conecta a nada.
Lo básico: puesto de trabajo y conexión
- Ordenador o tableta. La mayoría de los PMS en la nube funcionan desde un navegador. Una pantalla amplia facilita leer el calendario; una tableta da movilidad, pero algunas pantallas de gestión son incómodas en formato pequeño.
- Navegador actualizado. Pregunta qué navegadores admite el proveedor y si alguna función depende de uno concreto.
- Conexión a internet estable. Sin conexión no hay acceso al sistema. Conviene tener una alternativa de respaldo, como una línea móvil con datos o un segundo proveedor, y probarla antes de necesitarla.
- Teléfono para recepción, sea fijo o móvil, con el número que figura en la web y en los portales.
Si el sistema ofrece app para móvil, confirma qué funciones incluye: a veces es una versión reducida de la aplicación de escritorio.
Impresión, documentos y pagos
- Impresora. Sirve para facturas, fichas de registro, listados de llegadas y hojas de limpieza. Comprueba que el sistema genera los documentos en un formato que tu impresora maneje sin problemas.
- Lector o escáner de documentos. Agiliza el registro de huéspedes al leer los datos del documento de identidad o del pasaporte. Algunos sistemas lo sustituyen por un check-in online en el que el huésped sube sus datos antes de llegar.
- Datáfono o terminal de pago. Puede funcionar por separado o integrado con el sistema. Si está integrado, el cobro se registra en la cuenta del huésped sin teclearlo dos veces. Pregunta qué modelos y qué proveedores de pago admite la integración.
- TPV para restaurante o bar, si los hay. Un TPV conectado al PMS permite cargar los consumos a la habitación.
En algunos países la facturación o el cobro pueden exigir aparatos o formatos específicos. No compres impresoras ni equipos fiscales sin revisar antes la guía de tu país en /paises/. Esta guía es información general y no asesoramiento legal o fiscal.
Llaves, cerraduras y limpieza
- Codificador de llaves o cerraduras electrónicas. Las cerraduras de tarjeta o de código necesitan un equipo para grabar las llaves o una conexión con el sistema. Lo habitual es que la integración se haga a través de un socio del proveedor o de una API. Pregunta qué marcas y modelos están integrados y si la integración tiene coste aparte.
- Móvil o tableta para limpieza. El módulo de housekeeping permite que el personal marque las habitaciones como limpias desde el propio pasillo. Basta con un dispositivo compartido por turno, siempre que tenga cobertura en todas las plantas.
Qué preguntar al proveedor antes de comprar
Pide respuestas por escrito a estas preguntas:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Qué navegadores y sistemas operativos admite? | Evita pantallas que no cargan |
| ¿Qué modelos de datáfono o proveedores de pago están integrados? | Un datáfono no integrado obliga a registrar cada cobro a mano |
| ¿Con qué cerraduras y codificadores se conecta? | Cambiar de cerradura es caro |
| ¿Admite lectores de documentos? ¿Cuáles? | El registro de huéspedes es una tarea diaria |
| ¿La app móvil cubre limpieza y recepción? | Define cuántas tabletas necesitas |
| ¿Qué pasa si se corta internet? | Necesitas un plan de contingencia |
| ¿Las integraciones de hardware tienen coste aparte? | Afecta al presupuesto total |
Si ya tienes equipos, haz la pregunta al revés: lleva la lista de marcas y modelos a la demo y pide que confirmen cuáles funcionarán.
Qué documentan los productos del directorio
Pocas fichas del directorio describen hardware concreto. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, la ficha de Arion PMS indica, en su apartado sobre Argentina, que incluye un lector de documentos de identidad y pasaportes. Que otro producto no lo mencione no significa que no lo ofrezca: el proveedor puede no publicarlo. Puedes revisar las funciones declaradas por cada sistema en la categoría de PMS.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un servidor en el hotel para un software en la nube?
No. El software y los datos están en los servidores del proveedor y se accede desde un navegador o una app. En el alojamiento hacen falta los puestos de trabajo, una conexión a internet fiable y los equipos periféricos, como impresora, datáfono o codificador de llaves, según cómo trabajes.
¿Puedo usar mi datáfono actual con el nuevo sistema?
Depende de si el sistema tiene integración con tu proveedor de pagos o con ese modelo. Si no la tiene, el datáfono seguirá funcionando, pero tendrás que registrar cada cobro a mano en la cuenta del huésped. Pregúntalo en la demo con el modelo y el proveedor exactos.
¿Qué hago si se corta internet en recepción?
Ten una conexión de respaldo, como una línea móvil con datos, y un listado reciente de llegadas y habitaciones impreso o descargado. Pregunta al proveedor si la app o el sistema guardan algo sin conexión y anota en el manual interno los pasos a seguir hasta que vuelva el servicio.