La ficha del alojamiento en portales: textos, fotos y servicios
Una ficha de portal bien cuidada tiene una descripción honesta y concreta, fotos ordenadas de cada tipo de habitación y de las zonas comunes, servicios marcados con precisión, políticas iguales a las de la web y nombres de habitación idénticos en todos los canales. Conviene revisarla de forma periódica y cada vez que algo cambia en el alojamiento.
La ficha de un alojamiento en un portal es, para muchos viajeros, el primer contacto con el establecimiento. Se escribe una vez y se olvida, aunque el alojamiento cambie: una reforma, un servicio nuevo, un horario distinto. Esta guía repasa qué revisar en la ficha de cada OTA, en orden, para que lo que el huésped ve coincida con lo que encuentra.
La descripción: honesta y concreta
La descripción debe ayudar a decidir, no adornar. Algunas pautas:
- Empieza por lo que distingue al alojamiento: ubicación exacta, tipo de establecimiento y para quién es adecuado.
- Usa datos verificables en lugar de adjetivos: «a diez minutos a pie de la estación» dice más que «excelente ubicación», siempre que sea cierto.
- Menciona lo que puede ser un inconveniente: escaleras sin ascensor, calle con ruido nocturno, aparcamiento limitado. Evita sorpresas y opiniones negativas.
- Explica cómo funciona la llegada si no hay recepción permanente.
- Revisa la ortografía y la traducción en cada idioma que publique el portal.
Las fotos: orden, luz y una por cada tipo
Las fotos responden preguntas que el texto no resuelve. Para que cumplan esa función:
- Fotografía cada tipo de habitación por separado, con la cama, el baño y la vista si la tiene.
- Asigna cada foto al tipo de habitación correcto en el portal, no solo a la galería general.
- Incluye zonas comunes: entrada, recepción, desayuno, terraza, piscina, aparcamiento.
- Ordena las fotos para contar un recorrido: exterior, llegada, habitaciones, servicios.
- Usa luz natural, encuadres rectos y espacios recogidos.
- Sustituye las fotos de espacios que ya no son así tras una reforma.
Una foto de una habitación que no corresponde al tipo reservado genera reclamaciones al llegar.
Los servicios: marcados con precisión
Los portales ofrecen largas listas de servicios para marcar. El error habitual es marcar de más o de menos:
- Marca solo lo que existe y funciona: si el aire acondicionado está solo en algunas habitaciones, indícalo así.
- Distingue lo gratuito de lo que se paga: desayuno, aparcamiento, toallas de piscina, cuna.
- Indica horarios y temporadas de los servicios que no funcionan todo el año.
- Revisa los datos de accesibilidad con especial cuidado, porque hay personas que reservan por ellos.
Si un servicio deja de estar disponible por una avería o una obra, actualiza la ficha mientras dure.
Políticas coherentes con la web
Las políticas de la ficha deben coincidir con las de tu web y tu motor de reservas, salvo que una tarifa concreta tenga condiciones distintas y así se explique:
| Política | Qué comprobar |
|---|---|
| Entrada y salida | Horas iguales en todos los canales |
| Cancelación | Plazos y cargos de cada tarifa |
| Niños y camas supletorias | Edades, precios y capacidad |
| Mascotas | Si se admiten, condiciones y suplementos |
| Depósitos y pagos | Cuándo se cobra y cómo |
Las condiciones que la ley exige mostrar, o los impuestos y tasas que deben indicarse, dependen de cada país: consulta la guía de tu país.
Nombres de habitación iguales en todos los canales
Si una habitación se llama «Doble superior» en la web, «Doble con vistas» en un portal y «Habitación 2» en otro, el huésped duda y el equipo se confunde. Usa el mismo nombre comercial en todos los canales y la misma correspondencia de tipos en el channel manager. Así una reserva siempre se asigna al inventario correcto.
En cuanto a qué se edita en cada sitio: los textos, las fotos, los servicios y las políticas se gestionan en la extranet de cada portal, mientras que precios y disponibilidad se envían desde el channel manager. Puedes ver qué productos del directorio cubren esta función en la categoría de channel managers.
Preguntas de los huéspedes y revisión periódica
Muchos portales permiten que los viajeros pregunten antes de reservar. Responde con datos y, si una pregunta se repite, incorpora la respuesta a la descripción.
Fija una revisión de la ficha completa en cada portal al menos al empezar cada temporada y siempre que haya un cambio relevante. Una lista de control sencilla:
- Descripción actualizada en todos los idiomas.
- Fotos vigentes y asignadas al tipo correcto.
- Servicios y horarios al día.
- Políticas idénticas a las de la web.
- Nombres de habitación coherentes.
- Preguntas pendientes respondidas.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo revisar la ficha en los portales?
Conviene hacer una revisión completa al empezar cada temporada y otra siempre que cambie algo visible: una reforma, un servicio nuevo, un horario distinto o una política de cancelación nueva. Entre revisiones, corrige en el momento cualquier dato que un huésped señale como incorrecto en una pregunta o una opinión.
¿Puedo cambiar la descripción y las fotos desde el channel manager?
En general, los textos, las fotos, los servicios y las políticas se editan en la extranet de cada portal, porque cada uno tiene su propio formato. El channel manager se ocupa sobre todo de precios y disponibilidad. Algunas conexiones admiten más datos; pregunta a tu proveedor qué envía la suya.
¿Debo mencionar en la ficha los aspectos menos atractivos?
Sí, cuando afectan a la estancia: escaleras sin ascensor, ruido de la calle o aparcamiento limitado. Describirlos con claridad ayuda a que reserve quien no tiene problema con ello y evita reclamaciones al llegar. La honestidad en la ficha suele reflejarse en opiniones más ajustadas a la realidad.