Qué es el desplazamiento y cómo saber si conviene un grupo
El análisis de desplazamiento compara el ingreso que aporta un grupo con el que habrían dejado las reservas individuales que ocupa en esas fechas. Si el grupo, sumando habitaciones y gasto extra, aporta más que la demanda desplazada, conviene aceptarlo aunque su tarifa por habitación sea más baja.
El desplazamiento es el ingreso que un alojamiento deja de obtener de los clientes individuales cuando reserva esas mismas habitaciones para un grupo. Analizarlo consiste en comparar lo que aporta el grupo con lo que habrían aportado las reservas individuales a las que quita sitio. La pregunta de fondo no es si la tarifa de grupo es baja, sino si el hotel gana más o menos con el grupo que sin él.
Cómo funciona el análisis
El razonamiento tiene tres pasos:
- Prever qué pasaría sin el grupo. Cuántas habitaciones venderías esas noches a clientes individuales y a qué tarifa media, es decir, la ocupación y el ADR previstos.
- Calcular cuántas de esas reservas desplaza el grupo. Si el hotel tiene habitaciones libres de sobra, el grupo no desplaza a nadie. Si la previsión ya llena el hotel, cada habitación del grupo sustituye a una individual.
- Comparar ingresos totales. Lo que aporta el grupo (habitaciones más gasto extra) frente a lo que aportarían las reservas desplazadas (habitaciones más su propio gasto extra).
El resultado puede leerse también en RevPAR: si con el grupo el ingreso por habitación disponible de esas noches sube, el grupo suma.
Ejemplo hipotético completo
Un hotel de 100 habitaciones recibe una petición para 30 habitaciones durante dos noches a una tarifa de grupo de 80 por habitación y noche. Todos los números son hipotéticos y redondos.
Sin el grupo, la previsión para esas dos noches es de 80 habitaciones vendidas cada noche a un ADR de 120. Quedan 20 habitaciones libres por noche.
Con el grupo, las 30 habitaciones del grupo ocupan primero las 20 libres y desplazan 10 reservas individuales por noche.
| Concepto | Por noche | Dos noches |
|---|---|---|
| Ingreso del grupo en habitaciones (30 × 80) | 2.400 | 4.800 |
| Gasto extra del grupo en cenas y sala | 600 | 1.200 |
| Total que aporta el grupo | 3.000 | 6.000 |
| Ingreso desplazado (10 × 120) | 1.200 | 2.400 |
| Gasto extra de esas 10 reservas | 100 | 200 |
| Total que se pierde | 1.300 | 2.600 |
El grupo aporta 6.000 y desplaza 2.600, así que el saldo a favor es de 3.400 en las dos noches. Aunque su tarifa es más baja que el ADR previsto, conviene aceptarlo.
Si la previsión fuera de 100 habitaciones vendidas cada noche a 120, el grupo desplazaría 30 reservas: 3.600 por noche en habitaciones más su gasto. En ese caso el grupo aportaría menos de lo que desplaza, y tendría sentido negociar otra tarifa u ofrecer otras fechas.
Qué datos del PMS hacen falta
El análisis es tan bueno como la previsión. Del sistema de gestión necesitas:
- Reservas ya confirmadas para las fechas pedidas.
- Ritmo de reservas: cómo se están llenando esas fechas frente a fechas comparables de otros periodos.
- ADR por fecha, real de periodos anteriores y previsto para las fechas pedidas.
- Gasto medio por estancia fuera de la habitación, si el PMS recoge los cargos de restaurante y otros servicios.
- Historial de grupos: cuántas habitaciones bloqueadas acabaron ocupándose de verdad.
Un RMS puede hacer parte de este cálculo, pero también se resuelve con una hoja de cálculo si los datos están bien registrados.
Cuándo conviene el grupo aunque la tarifa sea más baja
- Fechas flojas, en las que la previsión deja muchas habitaciones vacías y el desplazamiento es pequeño o nulo.
- Grupos con gasto alto en restaurante, bar o alquiler de salas, que compensa la diferencia de tarifa.
- Noches puente: un grupo que ocupa una noche floja y otra fuerte puede compensar en conjunto.
- Relación comercial: un cliente que repite cada temporada puede justificar una tarifa algo menor, siempre que el cálculo lo tenga en cuenta.
Errores habituales
- Mirar solo la tarifa del grupo frente al ADR, sin tener en cuenta cuántas reservas desplaza.
- Usar una previsión optimista que exagera el desplazamiento y hace rechazar grupos rentables.
- Olvidar las noches anteriores y posteriores: un grupo puede cortar estancias largas que empiezan antes.
- No contar las habitaciones bloqueadas que el grupo no llega a usar.
- No incluir el gasto extra, ni del grupo ni de los clientes individuales.
Si el contrato con el grupo incluye condiciones de cancelación o facturación con obligaciones legales, consulta la guía de tu país en /paises/.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa que un grupo desplaza reservas?
Significa que las habitaciones que ocupa el grupo se habrían vendido igualmente a clientes individuales. Si el hotel tiene sitio de sobra, no hay desplazamiento. Si la previsión ya llena las fechas, cada habitación del grupo sustituye a una reserva individual, y ese ingreso perdido debe restarse de lo que aporta el grupo.
¿Necesito un RMS para hacer este análisis?
No hace falta. Con las reservas confirmadas, el ritmo de reservas, el ADR por fecha y el gasto medio por estancia se puede hacer en una hoja de cálculo. Un sistema de gestión de ingresos acelera el cálculo y aporta una previsión más fina, pero la lógica es la misma.
¿Se debe contar el gasto en restaurante del grupo?
Sí, y también el de los clientes individuales desplazados. Un grupo con cenas y alquiler de sala puede compensar una tarifa de habitación más baja. Lo correcto es comparar el ingreso total de ambas opciones, no solo la parte de habitaciones, y usar estimaciones prudentes del gasto extra.