Clientes corporativos: tarifas negociadas y facturación a empresa
Un cliente corporativo es una empresa que reserva con regularidad para sus empleados o visitantes a cambio de una tarifa negociada. Gestionarlo bien exige una tarifa propia con condiciones escritas, un código o enlace de reserva, una cuenta de empresa con límite de crédito, reglas sobre quién paga cada cargo y un informe de producción por empresa.
Las empresas que envían gente a tu zona con regularidad son el huésped más previsible que existe: reservan entre semana, repiten y no dependen de la temporada. A cambio piden un precio fijo, una forma sencilla de reservar y una factura a nombre de la empresa.
¿Qué empresas captar y con qué tarifa?
Empieza por el propio PMS: busca huéspedes que repiten con el mismo dominio de correo o la misma razón social en la factura. Después mira alrededor: polígonos, hospitales, universidades, obras largas. La propuesta cabe en una página: tarifa, qué incluye, cancelación, cómo reservar, cómo se paga y a quién llamar.
La tarifa corporativa se fija por un periodo, normalmente un año, y suele ser estable aunque la pública suba y baje. Deja por escrito:
- Importe y periodo: precio fijo por tipo de habitación y fecha de revisión.
- Qué incluye: con o sin desayuno, aparcamiento, salida tardía.
- Dónde no aplica: fechas de feria o eventos en las que el hotel se llena sin descuento.
- Cancelación: las reservas de empresa cambian a menudo; una política más flexible que la pública es parte del trato.
Ejemplo: un hotel de 30 habitaciones vende su doble entre 90 y 150 según la fecha. Acuerda con una empresa cercana una tarifa fija de 100 con desayuno, de lunes a jueves, durante un año, salvo la semana de la feria local. La empresa gana previsibilidad; el hotel llena noches de entre semana.
En el PMS, la tarifa negociada es un plan de tarifas propio vinculado a la ficha de la empresa: cada reserva hereda precio y condiciones, y los informes separan lo que produce esa cuenta.
¿Cómo reserva la empresa?
Cuantos menos pasos, más reservas llegan por el canal correcto y menos por un portal con comisión. De más a menos automatizada:
- Un código de empresa en el motor de reservas de tu web que desbloquea la tarifa negociada.
- Un enlace de reserva exclusivo que ya la aplica.
- Un correo de reservas con plantilla: empleado, fechas, referencia interna y quién autoriza.
Sea cual sea la vía, cada reserva queda asociada a la ficha de la empresa, con el nombre del huésped, la referencia u orden de compra y la persona que autoriza.
¿Cómo funciona la cuenta a crédito y quién paga qué?
Muchas empresas prefieren una factura periódica en lugar de pagar estancia a estancia. Eso se gestiona con una cuenta de empresa, también llamada cuenta corriente o cuenta a crédito: los cargos autorizados se acumulan y se facturan cada cierto tiempo. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, MiniHotel documenta cuentas corrientes dentro de su PMS; en otros productos recibe otros nombres. Para que el crédito no se convierta en un problema de cobro, fija un límite por empresa con aviso al acercarse, define la periodicidad de la factura y el plazo de pago, nombra un responsable que revise la cuenta y bloquea el crédito cuando haya facturas vencidas.
El acuerdo debe decir qué cargos van a la empresa y cuáles al empleado. Lo habitual: la empresa asume habitación y desayuno; el empleado, sus extras (minibar, bar, lavandería). En el PMS se refleja con dos cuentas o folios dentro de la misma reserva, cada uno con su forma de pago. Al check-in, pide una tarjeta al empleado como garantía de sus extras y explícale qué cubre su empresa.
La factura a la empresa necesita sus datos fiscales completos y, según el país, requisitos de facturación electrónica que el software debe cumplir. Consúltalos en la guía de tu país, por ejemplo la de México. Esta nota es información general, no asesoramiento fiscal.
¿Cómo seguir la producción por empresa?
Antes de renovar una tarifa conviene saber qué ha dado. Un informe por empresa debe mostrar, para el periodo:
- Noches y reservas por mes, para ver si la producción es regular.
- Ingreso total y ADR de la cuenta, comparado con la tarifa pública de esas fechas.
- Estancia media y días de la semana en que reserva.
- Cancelaciones, no presentados y puntualidad en el pago.
Lista de comprobación
- Tarifa negociada como plan propio, con importe, periodo, inclusiones y fechas excluidas.
- Código o enlace de reserva probado desde la web.
- Ficha de la empresa con datos fiscales, persona que autoriza y condiciones de pago.
- Límite de crédito configurado y responsable asignado.
- Informe de producción revisado antes de cada renovación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una tarifa corporativa negociada?
Es un precio acordado con una empresa concreta para las estancias de sus empleados o invitados durante un periodo, normalmente un año. Suele ser fijo, con o sin desayuno, con una cancelación más flexible que la pública y con fechas excluidas definidas de antemano. En el PMS se registra como un plan de tarifas vinculado a la empresa.
¿Qué es una cuenta a crédito de empresa en un PMS?
Es una cuenta donde se acumulan los cargos autorizados por una empresa para facturarlos de forma periódica en lugar de cobrar cada estancia. Para funcionar necesita un límite de crédito, condiciones de pago escritas, un responsable que la revise y una regla de bloqueo cuando haya facturas vencidas.
¿Cómo evito que la empresa pague los extras del empleado?
Separa en la reserva dos cuentas: una para la empresa, con la habitación y lo que incluya el acuerdo, y otra para el huésped, con sus consumos. Pide al empleado una tarjeta como garantía al check-in y explícale qué cubre su empresa.