Qué es el planning de reservas de un PMS y cómo leerlo
El planning de reservas es la vista de calendario del PMS en la que cada fila es una habitación y cada columna un día; cada reserva ocupa una barra entre su llegada y su salida. Muestra estados, bloqueos y huecos, permite mover reservas entre habitaciones y es la base del trabajo diario de recepción.
El planning de reservas es la vista de calendario de un PMS en la que las habitaciones ocupan las filas, los días ocupan las columnas y cada reserva aparece como una barra que va desde la noche de llegada hasta la de salida. Según el producto se llama planning, mapa de reservas, planner, grilla o calendario; la idea es la misma: ver de un vistazo quién está dónde y qué queda libre.
¿Qué muestra cada elemento?
- Filas: las unidades físicas (habitación 101, 102…), agrupadas por tipo. Algunos sistemas añaden una fila por tipo con el total de unidades libres.
- Columnas: los días.
- Barras: las reservas. Su longitud es el número de noches; su posición, la habitación asignada.
- Colores o iconos: el estado de cada reserva (confirmada, llegada hoy, alojada, salida hoy, no presentada, cancelada) y a veces el canal de origen o si está pagada.
- Bloqueos: tramos en los que una habitación no se vende por mantenimiento, obra o uso interno. Se dibujan distinto de las reservas.
- Huecos: celdas vacías. Un hueco de una noche entre dos reservas es una noche difícil de vender.
Lo que no se ve directamente en el planning es la disponibilidad que el channel manager envía a los portales: depende de cuántas unidades libres quedan por tipo, no de qué habitación concreta está libre.
¿Cómo se leen las llegadas y salidas?
La columna de hoy divide cada fila en tres situaciones: una barra que termina hoy es una salida; una que empieza hoy, una llegada; una que atraviesa la columna, una estancia en curso. Cuando una salida y una llegada coinciden en la misma habitación el mismo día, esa unidad necesita limpieza entre medias, y el orden en que se limpia importa: el planning y el módulo de housekeeping deben contar lo mismo.
Ejemplo: un hotel de 12 habitaciones tiene hoy cuatro salidas y cinco llegadas. En el planning, tres llegadas van a habitaciones que se vacían hoy y dos a habitaciones que ya estaban libres. La gobernanta prioriza las tres primeras, y la recepción sabe que, si una llegada se adelanta, solo puede ofrecer las dos que ya estaban limpias.
¿Cómo se mueven las reservas?
En la mayoría de los PMS en la nube, arrastrando la barra a otra fila (cambio de habitación) o estirándola (cambio de fechas). Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, MiniHotel describe un mapa de reservas y disponibilidad con arrastrar y soltar; Zavia, un planner con arrastrar y soltar dentro de su PMS; Lodgy documenta un calendario central de reservas; y Axis PMS habla de una grilla con la que se sincronizan las reservas que toma su chatbot. Las fichas no detallan qué restricciones aplica cada uno al mover reservas; pregúntalo en la demostración.
Mover una reserva es útil para juntar reservas y eliminar huecos de una noche, liberar una habitación concreta para una petición especial o reasignar cuando una habitación entra en mantenimiento.
¿Qué errores produce moverlas sin criterio?
- Cambiar el tipo sin querer. Arrastrar una reserva de una doble a una superior la convierte en una mejora gratuita, o en una queja si el cambio es a la inversa. Muchos PMS avisan; no todos impiden el movimiento.
- Deshacer lo preparado. Si la habitación asignada ya tiene la llave programada, la cuna puesta o el detalle de bienvenida, el movimiento obliga a repetirlo todo.
- Mover estancias en curso. Un huésped alojado no se cambia de habitación desde el planning sin hablar con él.
- Confundir hueco con disponibilidad. Que una habitación concreta esté libre una noche no significa que ese tipo tenga disponibilidad para vender: puede estar reservada para una llegada que aún no tiene habitación asignada.
- Asignar para tapar un overbooking. Si hay más reservas de un tipo que unidades, mover barras no crea habitaciones; solo cambia quién se queda sin ella. Eso se resuelve en la disponibilidad y en el channel manager, no en el planning.
¿Qué conviene revisar cada día?
Una lectura corta al empezar el turno:
- Llegadas de hoy sin habitación asignada.
- Salidas de hoy que coinciden con llegadas en la misma unidad.
- Bloqueos que vencen hoy y habitaciones que vuelven a la venta.
- Huecos de una noche en los próximos días que se puedan cerrar moviendo una reserva.
- Reservas de hoy que siguen en estado confirmado a última hora, posibles no presentados.
Preguntas frecuentes
¿El planning es lo mismo que la disponibilidad?
No. El planning muestra qué habitación concreta está ocupada o libre cada noche. La disponibilidad que se vende en la web y en los portales se calcula por tipo de habitación: unidades totales menos reservas de ese tipo, tengan o no habitación asignada. Un hueco en el planning no siempre es una habitación vendible.
¿Puedo mover una reserva a otra habitación desde el planning?
En la mayoría de los PMS en la nube sí, arrastrando la barra a otra fila. Antes de hacerlo, comprueba que el tipo de habitación es el mismo o que el cambio es deliberado, que la habitación nueva estará limpia a tiempo y que no había nada preparado en la anterior que haya que repetir.
¿Qué significan los colores del planning?
Cada PMS usa su propia leyenda, pero suelen indicar el estado de la reserva: confirmada, llegada de hoy, alojada, salida de hoy, no presentada o cancelada. Algunos añaden el canal de origen, el estado del pago o el de limpieza. Conviene que todo el equipo conozca la leyenda y use los mismos estados.