Tarjetas virtuales de las OTA: cómo cobrarlas
Cuando una OTA cobra al huésped, paga al hotel con una tarjeta virtual: un número de tarjeta generado para esa reserva, activo a partir de una fecha y cargado con un importe máximo. Se cobra como cualquier tarjeta, en la fecha indicada y por el importe exacto, se registra en el PMS como pago del portal y los extras se cobran aparte al huésped.
Una reserva pagada al portal no llega con la tarjeta del huésped, sino con una tarjeta virtual que el portal emite para esa reserva. Saber cuándo y cuánto se puede cobrar con ella, y cómo anotarlo, evita dos problemas opuestos: cobrar dos veces o no cobrar nunca.
¿Qué es una tarjeta virtual de una OTA?
Cuando el huésped paga la estancia a la OTA en lugar de pagarla al hotel, el portal se convierte en el pagador. Para liquidar la reserva genera una tarjeta virtual: un número de tarjeta, una fecha de caducidad y un código de seguridad asociados únicamente a esa reserva. El hotel la cobra en su TPV o pasarela como si fuera una tarjeta física, sin que el cliente esté presente. Aparece en los datos de la reserva que llegan desde la extranet del portal o a través del channel manager; no es una transferencia ni una liquidación mensual.
¿Por qué solo se puede cobrar a partir de una fecha y hasta un importe?
Las tarjetas virtuales tienen dos límites que las diferencian de una tarjeta normal:
- Fecha de activación. El portal activa la tarjeta en un momento ligado a la estancia, en muchos casos a partir del día de llegada, para protegerse de cancelaciones y cambios. Un cobro anterior a esa fecha se rechaza.
- Importe máximo. La tarjeta se carga con lo que el portal debe al hotel por esa reserva: según el acuerdo, el precio menos la comisión o el importe bruto si la comisión se factura aparte. Un cobro por encima del saldo también se rechaza.
Cada portal publica sus propias condiciones de activación, caducidad y saldo, que pueden variar según la tarifa y el programa de pagos contratado. Consúltalas en la extranet de cada canal.
¿Qué pasa con los extras y con los cambios?
La tarjeta virtual cubre lo que el huésped pagó al portal: normalmente la habitación y lo que incluyera la tarifa. Todo lo demás se cobra al huésped directamente: consumos durante la estancia (minibar, restaurante, parking), servicios añadidos en recepción (salida tardía, cama supletoria) e impuestos o tasas que el portal no haya recaudado, según el país y el canal. Pide una tarjeta del huésped a la llegada para esos cargos, con una preautorización si la usas. Si la reserva se amplía o se acorta a través del portal, el saldo suele actualizarse; si el cambio se hace en el hotel, el portal no lo sabe y el extra se cobra al huésped. Ante un no presentado, comprueba en la extranet si la tarjeta sigue activa antes de cobrar.
¿Cómo registrarlo en el PMS para no cobrar dos veces?
El riesgo principal es que la reserva entre en el PMS sin indicar que el portal ya cobró y que recepción cobre al huésped a la salida. El circuito que lo evita:
- Al entrar la reserva, marca la forma de pago como tarjeta virtual del portal o pagada por el canal, nunca como pago pendiente.
- Guarda la tarjeta asociada a la reserva, tokenizada si tu sistema lo permite, nunca en papel ni en un correo.
- En la fecha de activación, cobra el importe exacto del saldo y anota el cobro en la cuenta de la reserva con esa forma de pago.
- Mantén los extras con otra forma de pago o en una cuenta aparte, para que el cierre muestre qué pagó el portal y qué pagó el huésped.
- Concilia cada mes los cobros de tarjetas virtuales con el extracto del portal.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, MiniHotel documenta el cobro de tarjetas de huéspedes y tarjetas virtuales de OTA desde la reserva, con integración con Stripe y Mercado Pago, desde el plan Standard. Zavia describe el cobro automático de reservas de Booking y Expedia con Clip, en México, o Stripe, en Latinoamérica. En el resto de productos el dato no consta en las páginas consultadas; pregúntalo en la demostración.
Lista de comprobación
- Cada reserva pagada al portal entra en el PMS con la forma de pago correcta.
- Hay una persona responsable de cobrar las tarjetas virtuales en su fecha, con una lista diaria de reservas pendientes.
- Se cobra el importe exacto del saldo, nunca una cifra estimada.
- Los extras se cobran al huésped con otra forma de pago.
- Los datos de la tarjeta no se guardan fuera del sistema.
- Los cobros se concilian con el extracto de cada portal.
- Las condiciones de activación y caducidad se revisan en la extranet de cada canal.
- Ninguna tarjeta se cobra dos veces ni se deja caducar sin cobrar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una tarjeta virtual de una OTA?
Es un número de tarjeta, con caducidad y código de seguridad, que el portal genera para una reserva concreta cuando ha cobrado al huésped. El hotel la cobra en su TPV o pasarela como una tarjeta normal, a partir de la fecha de activación y hasta el importe cargado.
¿Por qué me rechazan el cobro de una tarjeta virtual?
Las causas más frecuentes son dos: intentarlo antes de la fecha de activación que fija el portal, o cobrar un importe superior al saldo cargado, por ejemplo al incluir extras. Comprueba en la extranet del canal la fecha y el saldo de esa reserva y repite el cobro por el importe exacto.
¿Cómo evito cobrar dos veces una reserva pagada al portal?
Marca la reserva en el PMS con la forma de pago «tarjeta virtual» o «pagada por el canal» desde el momento en que entra, registra el cobro en la cuenta de la reserva cuando lo hagas y cobra los extras al huésped con otra forma de pago. A la salida, recepción verá que la estancia ya está cobrada.