Cómo hacer el presupuesto anual de un hotel pequeño
El presupuesto anual de un hotel pequeño se construye mes a mes: se parte de la ocupación y el ADR del año anterior, se estiman los ingresos por habitaciones y por otros servicios, se listan los costes fijos y los variables, incluidos el software y las comisiones de los canales, y se fija una revisión mensual de desvíos con los informes del PMS.
Un presupuesto no es una adivinanza sobre el año que viene, sino una hoja que te dice cada mes si vas por donde pensabas. Para un hotel pequeño basta con una tabla de doce columnas y una revisión mensual de media hora.
¿De qué datos partir?
El punto de partida es lo que ya hiciste. Saca del PMS estos informes del año anterior, mes a mes:
- Ocupación por mes: noches vendidas sobre noches disponibles (tasa de ocupación).
- ADR por mes: ingreso medio por habitación vendida (ADR).
- Origen de las reservas por canal, para estimar las comisiones.
- Ingresos por departamento: habitaciones, desayunos, restaurante, parking, extras.
Si acabas de abrir y no tienes histórico, usa una previsión de demanda sencilla a partir de la temporada de tu zona y sé prudente: es más fácil ajustar al alza que explicar un agujero.
Paso 1: estimar los ingresos por habitaciones mes a mes
La fórmula es la misma para cada mes:
Ingresos por habitaciones = noches disponibles × ocupación prevista × ADR previsto
Parte de la ocupación y el ADR del mismo mes del año anterior y ajusta solo lo que tengas motivos para cambiar: una reforma, un cambio de tarifas, un evento nuevo en la zona. Anota el motivo junto a cada ajuste; dentro de seis meses no lo recordarás.
Ejemplo hipotético: un hotel de 20 habitaciones tiene 600 noches disponibles en un mes de 30 días. Si prevé vender la mitad a un ADR de 80, el ingreso por habitaciones de ese mes es 300 × 80 = 24.000. Repite el cálculo para cada mes con su propia ocupación y su propio ADR; un mes de temporada alta puede doblar al de temporada baja.
Paso 2: añadir los otros ingresos
Los ingresos que no son la habitación suelen ir ligados al número de huéspedes o de estancias. Estímalos con una regla simple por mes:
- Desayunos: estancias previstas × proporción habitual que lo contrata × precio.
- Restaurante, bar, parking, spa: ingreso por estancia del año anterior × estancias previstas.
- Extras y actividades: lo que vendiste el año pasado, ajustado si cambias la oferta.
Si tu PMS separa los ingresos por departamento, el informe anual te da directamente el ingreso medio por estancia de cada uno.
Paso 3: listar costes fijos y variables
Separa lo que pagas aunque el hotel esté vacío de lo que crece con cada reserva:
| Costes fijos | Costes variables |
|---|---|
| Alquiler o hipoteca | Comisiones de portales y agencias |
| Nóminas de la plantilla fija | Tarifas de la pasarela de pagos |
| Seguros e impuestos fijos | Limpieza y lavandería por estancia |
| Cuotas del software: PMS, channel manager, motor, herramienta de precios | Amenities y desayunos |
| Mantenimiento programado | Suministros en su parte variable |
| Suministros en su parte fija | Personal extra en temporada alta |
Dos partidas se olvidan con frecuencia. La primera es el software: suma las cuotas de todos los productos que usas, incluidos los complementos de pago y los costes por transacción. La segunda son las comisiones de los canales: calcúlalas sobre el ingreso previsto por cada OTA con la comisión pactada en cada contrato, no con una cifra global.
Paso 4: el ejemplo completo
Ejemplo hipotético, con números redondos, de un solo mes del hotel de 20 habitaciones:
| Partida | Importe |
|---|---|
| Ingresos por habitaciones | 24.000 |
| Desayunos y otros | 4.000 |
| Total ingresos | 28.000 |
| Costes fijos (alquiler, nóminas, seguros, software) | 17.000 |
| Costes variables (comisiones, pasarela, limpieza, amenities) | 6.000 |
| Total costes | 23.000 |
| Resultado del mes | 5.000 |
Un mes de temporada baja con la mitad de ingresos y los mismos costes fijos daría resultado negativo. Por eso el presupuesto se hace por meses y no con una media anual: permite ver con antelación qué meses necesitan tesorería y cuáles la generan. Si quieres saber a partir de qué ocupación cubres los costes, el cálculo del punto de equilibrio sale de esta misma tabla.
Paso 5: revisar los desvíos cada mes
Un presupuesto que no se compara con la realidad es un documento decorativo. Fija una fecha mensual, por ejemplo la primera semana del mes siguiente, y compara tres cosas:
- Ocupación y ADR reales frente a previstos. Los da el informe mensual del PMS. Si la ocupación cumple pero el ADR no, el problema está en precios o en mezcla de canales; si es al revés, en demanda o en distribución.
- Ingresos por departamento frente a lo presupuestado.
- Costes variables frente a los ingresos reales: si las comisiones crecen más que las ventas, ha cambiado la mezcla de canales.
Anota cada desvío con su causa y decide si corriges el presupuesto de los meses siguientes o la operación. Con el RevPAR mensual tienes además un único número para comparar meses entre sí y con el año anterior.
Si usas una herramienta de revenue management, contrasta su previsión con tu presupuesto: cuando discrepan mucho, alguno de los dos parte de un supuesto equivocado.
Preguntas frecuentes
¿Con qué datos empiezo el presupuesto si es mi primer año?
Sin histórico propio, parte de la temporada de tu zona: estima para cada mes una ocupación prudente y un ADR coherente con tus tarifas publicadas, y revisa el presupuesto cada mes con los datos reales. Tras el primer año tendrás en el PMS la ocupación, el ADR y el origen de reservas mes a mes para afinar el siguiente.
¿Qué informes del PMS necesito para presupuestar?
Cuatro, todos del año anterior y por meses: ocupación, ADR, origen de las reservas por canal e ingresos por departamento. Los dos primeros alimentan la previsión de ingresos por habitaciones; el tercero sirve para estimar las comisiones; el cuarto, para los ingresos de desayunos, restaurante, parking y extras.
¿Cada cuánto debo revisar el presupuesto?
Cada mes, con fecha fija, comparando ocupación, ADR, ingresos por departamento y costes variables reales con los previstos. Anota la causa de cada desvío y decide si ajustas los meses siguientes o la operación. Una revisión mensual corta vale más que una anual exhaustiva que llega cuando ya no se puede corregir nada.