Cómo conciliar los cobros de OTA y pasarelas con el PMS
Conciliar los cobros es comprobar que cada importe recibido en la pasarela o en el banco corresponde a una reserva y a un pago del PMS, y al revés. Se cruzan el informe de cobros del PMS, las liquidaciones de la pasarela, el extracto bancario y las facturas de comisión de las OTA; cada diferencia se anota con su causa.
El dinero de una reserva pasa por varios sistemas antes de llegar a la cuenta del hotel: el portal que la vendió, la pasarela que procesó la tarjeta, el banco que recibe el abono y el PMS donde consta la estancia. Conciliar es seguir ese recorrido hasta que cuadra.
¿Qué significa conciliar los cobros?
Para cada cobro real (un abono de la pasarela, una operación del datáfono, una transferencia) debe existir en el PMS una reserva con un cargo del mismo importe y un pago registrado contra ese cargo. Y al revés: cada pago anotado en el PMS debe aparecer como dinero en algún sitio. Cuando una de las dos direcciones falla, hay una diferencia que localizar.
No es lo mismo que el cierre de caja: el cierre comprueba un turno; la conciliación mira lo que la pasarela, la OTA y el banco liquidan después, en lotes y con comisiones ya descontadas.
¿Qué fuentes hay que cruzar y cada cuánto?
- Informe de cobros del PMS: pagos por fecha, medio de pago y reserva. Es la referencia contra la que se compara lo demás.
- Liquidaciones de la pasarela: lotes con importe bruto, comisión retenida, importe neto y la lista de transacciones. Se cruzan cada vez que la pasarela liquida.
- Extracto bancario: lo que de verdad entra. Se revisa con una periodicidad fija: semanal si entran muchas reservas por portal, mensual si el volumen es bajo.
- Facturas de comisión de las OTA: cuando el hotel cobra al huésped, el portal factura su comisión por periodos. Se cotejan al llegar cada factura.
- Liquidaciones y tarjetas virtuales de las OTA: cuando el portal cobra al huésped y paga al hotel.
Todo debe quedar cerrado antes del cierre contable del mes. Cada fuente identifica la operación con un código distinto (número de reserva, localizador del portal, identificador de la transacción); guardar esos códigos en la reserva es lo que hace posible el cruce.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, MiniHotel documenta el cobro de tarjetas de huéspedes y de tarjetas virtuales de OTA desde la reserva, y Zavia describe el cobro automático de reservas de Booking.com y Expedia con Clip o Stripe. Cuando el pago nace vinculado a la reserva, el cruce con la pasarela es más corto.
¿Cuáles son las diferencias habituales y cómo registrarlas?
| Diferencia | Causa habitual | Cómo registrarla |
|---|---|---|
| El banco recibe menos que lo anotado en el PMS | La pasarela descuenta su comisión antes de abonar | Cobro bruto en la reserva y comisión como gasto |
| Un pago del PMS no aparece en el banco | Lote aún no liquidado, cobro rechazado o devuelto | Pendiente de liquidación; si se rechazó, anular el pago y reclamar |
| Reembolso | Cancelación o devolución parcial | Pago negativo en la reserva de origen |
| Factura de comisión de la OTA | Reservas en las que cobró el hotel | Gasto por canal del periodo, no restado del ingreso |
Ejemplo: un hotel de 15 habitaciones cobra en su pasarela diez reservas de 100 durante una semana. La pasarela abona un único lote de 980. En el PMS constan diez pagos de 100, es decir, 1.000. La diferencia de 20 es la comisión del lote y se registra como gasto, no como diez cobros de 98. Si una reserva se reembolsa después, el siguiente lote llega con 100 menos y en el PMS aparece un pago negativo de 100 en esa reserva.
Lista de comprobación
- Cada reserva guarda el localizador de la OTA y el identificador de la transacción.
- Los medios de pago del PMS se corresponden uno a uno con las cuentas reales.
- Los cobros se registran brutos y las comisiones aparte, con el mismo criterio cada mes.
- Cada lote de la pasarela está cruzado con las reservas que lo componen.
- Los reembolsos constan como pagos negativos en la reserva de origen.
- Las facturas de comisión se cotejan con las reservas del periodo que cubren.
- Cada diferencia sin explicar tiene responsable y fecha límite.
Si estás eligiendo software, pide en la demostración el informe de cobros por medio de pago; puedes contrastar productos en comparar.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre conciliar cobros y hacer el cierre de caja?
El cierre de caja comprueba, al final del turno o del día, que lo cobrado coincide con lo registrado por cada medio de pago. La conciliación va después: cruza lo que la pasarela, las OTA y el banco liquidan, a menudo días más tarde, en lotes y con comisiones descontadas, contra las reservas del PMS.
¿Cómo registro la comisión que descuenta la pasarela?
Anota en la reserva el importe bruto que pagó el huésped y registra la comisión del lote como gasto de la pasarela. Así el ingreso de cada reserva refleja lo que el huésped pagó, el gasto por cobrar queda visible y el abono neto del banco cuadra con la suma de ambos.
¿Qué hago con un abono que no encuentro en el PMS?
Busca por importe y fecha aproximada y después por el localizador que acompaña al abono; suele ser una reserva registrada con otro nombre o un cobro anotado en otro medio de pago. Cuando la localices, añade la referencia a la reserva. Si no aparece, déjala como diferencia abierta con responsable y fecha límite.