Cómo documentar la configuración del PMS y del channel manager
Documentar la configuración es dejar por escrito cómo están montados el PMS y el channel manager: tipos de habitación y su equivalencia en cada portal, planes de tarifas, políticas, impuestos, restricciones, usuarios, integraciones y contactos de soporte. Así otra persona puede entenderlo o rehacerlo. Nunca anotes contraseñas en ese documento.
Muchos alojamientos dependen de una sola persona que sabe por qué una tarifa se calcula como se calcula o qué habitación del sistema corresponde a cada anuncio en un portal. Si esa persona se va, o si hay que migrar a otro proveedor, ese conocimiento se pierde. Un documento de configuración lo evita: describe cómo está montado el software, no cómo se trabaja con él cada día.
En qué se diferencia del manual de recepción
El manual de procedimientos de recepción explica tareas: cómo hacer un check-in, cómo cobrar, qué hacer ante una reserva no presentada. El documento de configuración explica la estructura sobre la que se hacen esas tareas: qué tarifas existen, de dónde salen sus precios, qué impuestos se aplican y qué sistemas están conectados.
El manual lo usa todo el equipo. El documento de configuración lo usan quien administra el sistema, quien lo sustituya y el proveedor de soporte cuando hay que diagnosticar un problema. Conviene mantenerlos separados y enlazar uno desde el otro.
Qué incluir: habitaciones, tarifas y políticas
Tipos de habitación y correspondencias
Lista cada tipo de habitación del PMS con su capacidad, las unidades que agrupa y su nombre en cada portal. La correspondencia entre el tipo interno y el de cada OTA es la parte que más problemas da cuando alguien la cambia sin saberlo.
| Tipo en el PMS | Unidades | Nombre en portal A | Nombre en portal B |
|---|---|---|---|
| Doble estándar | 101 a 108 | Habitación doble | Doble con vistas al patio |
| Familiar | 201 a 204 | Habitación familiar | Suite familiar |
Planes de tarifas
Para cada plan anota de qué se deriva y cómo. Ejemplo hipotético: «Tarifa no reembolsable = tarifa flexible menos 10 €, con desayuno incluido». Indica también en qué canales se vende cada plan y cuáles se cargan a mano.
Políticas e impuestos
- Políticas de cancelación y de pago asociadas a cada plan.
- Impuestos y tasas configurados, cómo se calculan y a qué conceptos se aplican. Qué impuestos corresponden depende de cada país; consulta la guía correspondiente en /paises/. Esta guía es información general y no asesoramiento fiscal.
- Restricciones habituales: estancias mínimas por temporada, cierres a la llegada y cupos por canal.
Qué incluir: usuarios, integraciones y contactos
- Usuarios y permisos. Quién tiene acceso, con qué perfil y qué puede hacer cada perfil. Anota también los usuarios que deben darse de baja cuando alguien deja el alojamiento.
- Integraciones activas. El channel manager, la pasarela de pago, la herramienta de precios, las cerraduras, el TPV o la contabilidad. Para cada una: qué datos intercambia, en qué sentido, quién la contrató y a nombre de quién está la cuenta.
- Accesos. Qué cuentas existen (el sistema, cada portal, la pasarela) y quién es su titular. Las contraseñas no van en este documento: guárdalas en un gestor de contraseñas con acceso controlado.
- Contactos de soporte. Canal de soporte de cada proveedor, horario y número de cliente o de contrato.
Cuándo actualizarlo y dónde guardarlo
El documento solo sirve si refleja la configuración real. Dos reglas prácticas:
- Cada cambio se anota el mismo día, con fecha y autor: un plan de tarifas nuevo, un portal que se añade, un impuesto que cambia, un usuario que se da de alta.
- Revisión completa al cambiar de temporada, cuando se suelen tocar precios, restricciones y políticas. Compara el documento con lo que muestra el sistema y corrige las diferencias.
Guárdalo en un lugar compartido y con copia, fuera del propio software, para poder consultarlo si el sistema no está disponible. Un documento compartido con historial de versiones permite ver qué cambió y cuándo. Limita la edición a quien administra la configuración.
Cómo usarlo al cambiar de software
Cuando se valora un cambio de proveedor, el documento de configuración sirve como lista de requisitos para llevar a una demo: muestra qué tipos de habitación, tarifas derivadas, políticas e integraciones tendrá que reproducir el sistema nuevo. Puedes revisar cómo describe cada producto su conexión con los portales en la categoría de channel manager del directorio.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe encargarse del documento de configuración?
La persona que administra el sistema en el día a día, sea la dirección, la jefatura de recepción o quien gestione las tarifas. Lo importante es que haya un responsable claro y que cualquier otra persona que cambie algo en la configuración avise para anotarlo el mismo día.
¿Puedo anotar las contraseñas en el documento?
No. El documento circula entre varias personas y se guarda con copia, lo que multiplica el riesgo. Anota qué cuentas existen y quién es su titular, y guarda las contraseñas en un gestor de contraseñas con acceso individual, de modo que se puedan revocar cuando alguien deje el alojamiento.
¿Qué parte de la configuración da más problemas si no está documentada?
Suele ser la correspondencia entre los tipos de habitación del PMS y los de cada portal, junto con las tarifas derivadas. Un cambio en una de ellas, hecho sin conocer las demás, puede dejar habitaciones sin vender o precios incorrectos en un canal sin que nadie lo note a tiempo.