El cierre mensual en un alojamiento: qué revisar
El cierre mensual consiste en revisar, al terminar cada mes, que todas las estancias pasadas estén cerradas y facturadas, que los folios no tengan saldo, que los cobros de portales y pasarelas hayan llegado, que las comisiones cuadren y que los indicadores y los informes para la gestoría queden guardados.
El cierre de caja diario comprueba el dinero de un turno y la auditoría nocturna cierra el día en el sistema. El cierre mensual busca lo que se quedó a medias durante el mes y deja los números listos para la gestoría o el contador. Esta guía propone un orden de revisión.
Quién lo hace y cuándo
Suele hacerlo la persona responsable de administración o de recepción, con apoyo de quien lleve la contabilidad. Conviene fijar un momento estable, por ejemplo los primeros días hábiles del mes siguiente. Cuanto más se retrasa, más difícil es reclamar un cobro o corregir una factura.
Si hay obligaciones fiscales con plazos concretos, el cierre debe ajustarse a ellas. Dependen de cada país; consulta la guía correspondiente en /paises/. Esta guía es información general y no asesoramiento fiscal.
Paso 1: reservas y folios pendientes
- Reservas pasadas sin check-out. Una reserva con salida dentro del mes que siga abierta es un error: el huésped se fue y el sistema no lo sabe.
- Estancias sin facturar. Compara las salidas del mes con las facturas emitidas. Cada estancia debería tener su factura o un motivo anotado.
- Folios con saldo. Busca cuentas cerradas con importe pendiente a favor o en contra. Puede ser un cobro olvidado, un cargo duplicado o un pago mal aplicado.
- Reservas no presentadas y cancelaciones con cargo. Comprueba que se cobró lo que correspondía según la política de cada tarifa.
Paso 2: cobros, comisiones y facturas
Cobros de portales y pasarelas
- Liquidaciones de portales. Contrasta cada pago recibido con las reservas que dice cubrir. Anota las que faltan para reclamarlas.
- Pasarelas y datáfonos. Revisa que lo cobrado en el sistema coincide con lo liquidado en la cuenta bancaria, descontadas las tarifas del proveedor de pagos.
- Comisiones de canales. Compara las facturas de comisión de cada OTA con las reservas del mes. Revisa en especial las cancelaciones y las no presentadas, que no siempre generan comisión.
Facturas, cortesías y descuentos
- Facturas frente a estancias. Revisa la numeración, las facturas anuladas y las rectificativas. Si trabajas con facturación electrónica, confirma que todos los comprobantes se transmitieron sin errores.
- Cortesías. Lista las noches, desayunos o servicios regalados y quién los autorizó.
- Descuentos manuales. Un descuento aplicado a mano sobre una tarifa debería tener un motivo. Revisarlos ayuda a detectar errores.
Paso 3: indicadores del mes
Con las estancias cerradas, los indicadores ya son fiables. Los básicos son la ocupación, el ADR y el RevPAR. Compáralos con el mismo mes del año anterior, no con el mes previo, porque la temporada distorsiona la comparación.
Ejemplo hipotético: un alojamiento de 20 habitaciones vende 300 noches en un mes de 30 días con unos ingresos por habitaciones de 30.000 €. Su ADR es de 100 € y su RevPAR, de 50 €. Si el mismo mes del año anterior el RevPAR fue de 40 €, el siguiente paso es ver si la mejora vino del precio, de la ocupación o de ambos.
Anota en una línea qué explica cada variación: un evento en la zona, una obra, un canal nuevo.
Qué informes pedir al software y qué entregar
Comprueba que puede sacar estos informes por rango de fechas y exportarlos:
| Informe | Para qué sirve en el cierre |
|---|---|
| Salidas del periodo con estado de factura | Detectar estancias sin facturar |
| Saldos de folios abiertos y cerrados | Encontrar cobros pendientes o duplicados |
| Cobros por forma de pago | Cuadrar con banco y pasarelas |
| Reservas por canal con comisión | Revisar facturas de comisión |
| Libro de facturas emitidas | Entregar a la gestoría |
| Ocupación, ADR y RevPAR por mes | Comparar con el año anterior |
A la gestoría o al contador suele bastar con el libro de facturas, los cobros por forma de pago, las comisiones recibidas y las incidencias anotadas. Pregunta qué formato prefieren. Puedes ver qué funciones de informes declara cada sistema en la categoría de PMS del directorio.
Por último, guarda una copia de los informes del mes en una carpeta fuera del sistema, con un nombre que incluya el año y el mes. Si cambias de proveedor o el sistema falla, tendrás el histórico.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el cierre mensual de la auditoría nocturna?
La auditoría nocturna cierra el día en el sistema: cargos de habitaciones, llegadas y salidas. El cierre mensual revisa lo que la rutina diaria deja pasar, como cobros de portales que no llegaron, folios con saldo, comisiones mal facturadas o cortesías sin autorizar, y prepara los datos para la contabilidad.
¿Por qué comparar con el mismo mes del año anterior?
Porque la demanda de un alojamiento cambia con la temporada. Comparar octubre con septiembre mezcla el efecto de la temporada con el de tu gestión. Frente al mismo mes del año anterior, las diferencias de ocupación, ADR o RevPAR reflejan mejor lo que cambió en el negocio o en la zona.
¿Qué hago si una OTA no ha pagado una reserva?
Anota la reserva, el importe esperado y la fecha de salida, y compruébala en el extranet del portal. Si sigue pendiente, abre una reclamación con los datos de la estancia. Mantén la lista de pendientes de un mes a otro hasta que cada reserva quede cobrada o explicada.