Habitaciones de cortesía y de uso interno: cómo registrarlas
Las habitaciones de cortesía y de uso interno se registran como reservas con un segmento o tipo propio, autorizadas por un responsable y con los extras cobrados aparte. Así no se confunden con ventas a precio cero ni con habitaciones fuera de servicio, y la ocupación, el ADR y el RevPAR se pueden calcular con y sin ellas.
Todo alojamiento tiene noches que no generan ingreso por habitación: una invitación a un periodista, una noche gratis para compensar una queja, la habitación donde duerme el propietario o un técnico que viene a reparar la caldera. El problema no es que existan, sino cómo se registran. Si se apuntan mal, los indicadores del mes cuentan una historia que no es real.
Qué noches entran en esta categoría
- Cortesías comerciales: invitaciones a agencias, prensa, creadores de contenido o clientes potenciales.
- Compensaciones: noches gratuitas para resolver una queja.
- Visitas de proveedores que se alojan como parte de un acuerdo.
- Uso interno: personal que duerme en el alojamiento, directivos de visita, el propietario y su familia.
Todas tienen algo en común: alguien ocupa la habitación, pero no paga por ella.
Por qué no sirve una reserva a precio cero sin marcar
La opción tentadora es crear una reserva normal con tarifa cero. El problema es que el sistema la cuenta como una habitación vendida con ingreso nulo, lo que baja el ADR sin que haya cambiado nada en tus precios.
Ejemplo hipotético con números redondos: en un mes vendes 1.000 noches de habitación con un ingreso de 100.000, lo que da un ADR de 100. Si además registras 50 noches de cortesía como reservas a precio cero sin marcar, el sistema calcula 100.000 entre 1.050 noches, y el ADR aparece en torno a 95. Nadie ha bajado precios, pero el informe dice lo contrario.
La ocupación también sube, porque esas noches se cuentan como vendidas, y el análisis de demanda queda contaminado.
Por qué tampoco sirve bloquearlas como fuera de servicio
La otra tentación es marcar la habitación como fuera de servicio. Así no afecta al ADR, pero tiene otros problemas:
- La habitación desaparece del inventario disponible, lo que altera el RevPAR y la ocupación de forma distinta.
- Limpieza puede no prepararla, porque un bloqueo suele indicar avería u obra.
- No queda constancia de quién durmió ni por qué, y no hay dónde cargar sus consumos.
- Si hay una emergencia, esa persona no aparece en la lista de huéspedes.
Fuera de servicio debe reservarse para lo que su nombre indica: habitaciones que no se pueden usar.
Cómo marcarlas en el PMS
La forma ordenada es registrar estas noches como reservas reales, con un identificador propio:
- Crea un segmento o tipo de reserva específico, por ejemplo «cortesía» y «uso interno», separados. Muchos sistemas permiten además una tarifa específica a cero ligada a ese segmento.
- Registra al huésped con sus datos como a cualquier otro, para que aparezca en las listas de llegadas, limpieza y emergencias.
- Anota el motivo en la reserva: quién invita, qué queja se compensa, qué proveedor se aloja.
- Configura los informes para que calculen la ocupación, el ADR y el RevPAR con y sin estos segmentos.
| Situación | Cómo registrarla |
|---|---|
| Invitación a prensa | Reserva con segmento de cortesía y motivo |
| Compensación por queja | Reserva con segmento de cortesía y referencia a la queja |
| Personal o propietario | Reserva con segmento de uso interno |
| Habitación averiada | Fuera de servicio, sin huésped |
Quién autoriza y qué se cobra
Cada cortesía debería tener una persona que la autoriza, con nombre en la reserva. Lo habitual es limitar las cortesías a dirección o a un responsable comercial, y las compensaciones a la jefatura de recepción.
Que la habitación no se cobre no significa que todo sea gratis. Conviene decidir por escrito qué se cobra en cada caso: consumos del bar, restaurante, servicios extra. Esos cargos se registran en la cuenta de la reserva como en cualquier estancia.
Informe mensual aparte
Una vez al mes, saca un listado de las noches de cortesía y uso interno con su motivo y quién las autorizó. Sirve para:
- Ver cuántas noches se están regalando y a quién.
- Comparar los indicadores con y sin estas noches.
- Detectar cortesías sin autorización o sin motivo anotado.
Si estas noches tienen implicaciones fiscales o de registro de viajeros, consulta la guía de tu país en /paises/. Esta nota es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Las noches de cortesía cuentan en la ocupación?
Depende de cómo configures los informes. Lo recomendable es poder ver la ocupación de las dos maneras: con todas las habitaciones ocupadas, útil para operación y limpieza, y solo con las vendidas, útil para analizar la demanda. Para eso necesitas que las cortesías tengan un segmento propio.
¿Hay que registrar al personal que duerme en el alojamiento?
Conviene hacerlo como una reserva de uso interno, porque así aparece en las listas de limpieza y de emergencias y queda constancia de quién ocupa cada habitación. Si existen obligaciones de registro para estas personas, dependen del país; consulta la guía correspondiente.
¿Quién debe autorizar una cortesía?
Una persona con responsabilidad sobre los ingresos, como dirección o el responsable comercial, y su nombre debe constar en la reserva. Las compensaciones por quejas pueden quedar en manos de la jefatura de recepción con un límite fijado. Lo importante es que nadie regale noches sin dejar rastro.