La lista de huéspedes alojados para emergencias
La lista de emergencias recoge, por habitación, quién está alojado: nombres, número de personas, necesidades de movilidad anotadas y teléfono. Se saca del PMS en cada turno, se guarda también impresa o en un móvil por si falla la conexión o la luz, la custodia una persona concreta y se destruye la copia anterior al actualizarla.
Si suena la alarma de incendio a las tres de la mañana o se va la luz en todo el edificio, la primera pregunta es quién está dentro. La respuesta está en el sistema de gestión, pero en ese momento puede que no haya ordenador, red ni electricidad. Por eso conviene tener una lista de personas alojadas preparada, actualizada y accesible sin depender de la pantalla. Esta guía explica cómo montarla.
Para qué sirve la lista
- Evacuación: comprobar en el punto de encuentro que todas las habitaciones ocupadas han salido.
- Corte de luz o de red: saber a quién avisar puerta por puerta.
- Búsqueda de un huésped: un familiar llama preocupado, un huésped no aparece, los servicios de emergencia preguntan por alguien.
- Avisos urgentes: una avería de agua o gas que obliga a contactar con habitaciones concretas.
Las normas de seguridad, los planes de evacuación y lo que debe hacer el personal dependen de la normativa local. Esta nota trata solo de la lista; consulta la guía de tu país en /paises/ y a las autoridades competentes para lo demás.
Qué datos debe incluir
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de habitación | Ordenar la lista y recorrer el edificio |
| Nombres de los ocupantes | Comprobar presencia y responder a preguntas |
| Número de personas | Contar en el punto de encuentro |
| Menores en la habitación | Prestar atención especial |
| Necesidades de movilidad anotadas | Saber quién necesitará ayuda para salir |
| Teléfono de contacto | Llamar si no responden en la puerta |
| Fecha de salida prevista | Detectar habitaciones que ya deberían estar libres |
Las necesidades de movilidad solo aparecen si el huésped las ha comunicado y constan en la reserva. Basta con una indicación breve, como «necesita ayuda en escaleras», sin detalles médicos.
Cómo sacarla del PMS
La mayoría de sistemas tienen un informe de huéspedes alojados o de ocupación por habitación. Para que sirva como lista de emergencias:
- Elige o configura un informe con los campos anteriores, ordenado por habitación y, si el edificio es grande, por planta.
- Incluye todas las habitaciones ocupadas, también las de cortesía, uso interno y personal que duerme en el alojamiento.
- Comprueba que los datos estén al día: un huésped registrado como dos personas que llegó con tres no cuadrará en el recuento.
Si el PMS permite programar el informe o guardarlo como favorito, mejor: sacarlo debe llevar segundos, no minutos.
Cómo tenerla disponible sin conexión ni luz
Una lista que solo existe en la pantalla no sirve en un apagón. Opciones habituales:
- Copia impresa en un lugar fijo de recepción, junto a la linterna y las llaves maestras.
- Copia en un móvil del alojamiento, descargada como archivo y accesible sin red.
- Las dos a la vez, que es lo prudente si el edificio tiene muchas plantas.
La clave es la frecuencia: la lista se actualiza al menos en cada cambio de turno y, si hay muchas llegadas tardías, también después de la última.
Cuadrarla con llegadas, salidas y no registrados
La lista impresa del turno de tarde ya no refleja a quien llegó a medianoche. Antes de imprimirla:
- Llegadas del día: confirma que los huéspedes llegados tienen el check-in hecho en el sistema y que los no presentados no figuran como dentro.
- Salidas del día: marca como libres las habitaciones cuyos huéspedes ya se fueron.
- Personas no registradas: si recepción sabe que hay un acompañante o una visita que se queda a dormir, debe anotarse en la reserva.
Quién la custodia y cómo protegerla
La lista contiene datos personales y no debe quedar a la vista de cualquiera.
- Una persona responsable por turno, normalmente quien está en recepción, sabe dónde está y la lleva consigo en una evacuación.
- Lugar cerrado o fuera de la vista del público, aunque accesible en segundos.
- Destrucción de la copia anterior al imprimir una nueva, para que no circulen listas antiguas.
- Móvil protegido con bloqueo de pantalla si la copia es digital.
Qué datos puedes guardar y durante cuánto tiempo depende del país; revisa la guía correspondiente. Esta nota es información general, no asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que actualizar la lista de emergencias?
Como mínimo en cada cambio de turno, y además después de la última llegada de la noche si hay muchas entradas tardías. Lo importante es que la copia disponible sin conexión refleje quién está realmente en el edificio, y que la copia anterior se destruya al imprimir la nueva.
¿Debo anotar las necesidades de movilidad de los huéspedes?
Solo si el huésped las ha comunicado, y con una indicación breve y práctica, sin detalles médicos. Sirven para saber quién necesitará ayuda en una evacuación. Qué datos de este tipo puedes guardar depende de la normativa de cada país, así que consulta la guía que corresponda.
¿Qué hago si el sistema no tiene un informe adecuado?
Exporta el listado de huéspedes alojados que sí tenga y complétalo con los campos que falten antes de imprimirlo. Al comparar sistemas, pregunta si permiten configurar informes de ocupación por habitación con estos campos y si se pueden programar o guardar para sacarlos rápido. Las fichas de la categoría de PMS recogen qué declara cada sistema.