Cómo preparar el alojamiento para la temporada alta

En temporada alta cualquier error se multiplica: una tarifa mal cargada se vende muchas veces antes de que alguien la vea, y una habitación averiada cuesta más porque no hay otra libre. La preparación consiste en revisar con calma, semanas antes, lo que después no habrá tiempo de comprobar. Esta lista sigue un orden: primero lo que afecta a la venta, después la operación.

1. Tarifas y restricciones

Empieza por lo que ya se está vendiendo, porque las reservas de temporada alta suelen entrar con antelación.

• Revisa las tarifas de cada fecha en el channel manager y compáralas con las que ves publicadas en cada canal.
• Comprueba las restricciones: estancia mínima, cierre a la llegada o a la salida, días sin entrada. Una estancia mínima olvidada puede dejar noches sueltas sin vender.
• Revisa las promociones activas: descuentos pensados para temporada baja que siguen abiertos en fechas de alta demanda.
• Si usas un RMS, revisa los precios mínimos y máximos que le has fijado y las fechas especiales (festivos, eventos locales).

Ejemplo hipotético: un hotel de 20 habitaciones fija una estancia mínima de 3 noches en agosto, pero una promoción de «escapada de 2 noches» sigue activa en un portal. Esa combinación genera reservas que no encajan con la política.

2. Mapeo y disponibilidad

• Comprueba que cada tipo de habitación y cada tarifa del PMS está mapeado con su equivalente en cada OTA.
• Verifica que la disponibilidad coincide en todos los canales para unas cuantas fechas de prueba.
• Revisa los cupos asignados a agencias o turoperadores y sus fechas de liberación.
• Bloquea en el sistema las habitaciones que no estarán disponibles por obras o averías, para que no se vendan.

Un desajuste en el mapeo es una de las vías habituales de overbooking. Más vale detectarlo antes de que se llene el calendario.

3. Políticas de cancelación y anticipos

• Decide si en temporada alta aplicas condiciones de cancelación más estrictas o un anticipo mayor, y asegúrate de que la misma política figura en la web, el motor y los portales.
• Comprueba que las tarifas no reembolsables están bien configuradas y que su cobro funciona.
• Revisa el procedimiento de cobro de anticipos y de tarjetas que fallan.

Las condiciones que puedes aplicar dependen de la normativa de consumo de cada lugar; consulta la guía de tu país. Esta nota no es asesoramiento legal.

4. Personal temporal

• Contrata con margen para poder formar a las personas antes del primer día de máxima ocupación.
• Crea un usuario individual para cada persona en el PMS y en las herramientas que use, con los permisos que necesita y no más. Evita compartir el usuario de otro compañero.
• Prepara una formación breve y práctica: check-in y check-out, cobros, cambios de habitación, estados de limpieza.
• Escribe guías de una página para las tareas más frecuentes y los casos difíciles: llegada sin reserva, queja, reserva duplicada.
• Planifica el día de salida: desactiva los usuarios cuando termine cada contrato.

5. Mantenimiento, suministros y lencería

• Haz una revisión de todas las habitaciones: climatización, agua caliente, cerraduras, televisores, cortinas.
• Revisa zonas comunes: piscina, ascensor, iluminación exterior.
• Calcula la lencería necesaria para la ocupación prevista, con la rotación de la lavandería, y repón lo que esté gastado.
• Asegura existencias de amenities, productos de limpieza y desayuno, y confirma plazos de entrega con los proveedores.
• Registra las incidencias en el sistema como tareas con responsable, para que no se queden en una lista en papel.

6. Mensajes, contingencias e informes

Plantillas de mensajes. Revisa y actualiza los mensajes automáticos: confirmación, previo a la llegada con horarios y aparcamiento, instrucciones de llegada tardía y agradecimiento tras la salida. Comprueba que se envían en los idiomas de tus clientes.

Plan de contingencia. Decide de antemano qué hacer si algo falla:

• Overbooking: con qué alojamientos cercanos reubicar y quién lo decide.
• Caída de internet o del sistema: lista de llegadas impresa o descargada cada mañana.
• Avería grave en una habitación ocupada: qué se ofrece al huésped.
• Baja de personal: quién cubre cada puesto.

Informes a vigilar. Elige pocos y revísalos cada día a la misma hora:

• Llegadas, salidas y ocupación de los próximos días.
• Ritmo de reservas frente al mismo periodo anterior.
• ADR y ocupación por fecha, para ajustar tarifas a tiempo.
• Cancelaciones y no presentados.
• Saldos pendientes de cobro.

Preguntas frecuentes