Compras y control de suministros en un hotel pequeño
Para controlar las compras de un hotel pequeño, define qué artículos necesitas, calcula su consumo por habitación ocupada, fija un stock mínimo y un punto de pedido, y compra según la ocupación prevista. Revisa cada entrega contra el pedido y registra los consumos de minibar en la cuenta del huésped.
Amenities, productos de limpieza, desayuno y minibar suman muchas referencias pequeñas que se compran a menudo. En un hotel pequeño suele encargarse de ellas la misma persona que lleva recepción o la dirección, sin tiempo para contarlo todo cada semana. Un método sencillo, basado en el consumo por habitación ocupada, evita quedarse sin existencias y comprar de más.
Qué controlar y cuánto tener
Empieza por una lista de artículos agrupada por familia:
| Familia | Ejemplos |
|---|---|
| Amenities | Jabón, champú, gel, kits dentales, papel higiénico |
| Limpieza | Detergentes, desinfectantes, bolsas, guantes |
| Desayuno | Café, leche, pan, fruta, embutidos, envases individuales |
| Minibar | Agua, refrescos, aperitivos |
Para cada artículo define dos cifras:
- Stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual no quieres bajar nunca, como colchón ante un retraso del proveedor.
- Punto de pedido: el nivel en el que haces el pedido. Equivale al stock mínimo más lo que consumes mientras esperas a que llegue la mercancía.
Calcular el consumo por habitación ocupada
Medir el consumo por habitación ocupada, en lugar de por semana, permite adaptar las compras a la ocupación. Ejemplo ilustrativo, con cifras hipotéticas:
- En un mes se vendieron 400 noches de habitación y se gastaron 800 pastillas de jabón. Consumo: 800 ÷ 400 = 2 por habitación ocupada.
- La ocupación prevista para el mes siguiente es de 500 noches de habitación. Necesidad estimada: 500 × 2 = 1.000 pastillas.
- Si el proveedor tarda una semana en servir y en esa semana se prevén 100 noches, el consumo durante la espera es 200. Con un stock mínimo de 100, el punto de pedido queda en 300.
Para el desayuno, el cálculo es más fino si usas huéspedes y no habitaciones, y si separas las tarifas que incluyen desayuno de las que no. El informe de llegadas y ocupación prevista del sistema de gestión es la base de estas cuentas.
Proveedores y recepción de mercancía
- Pocos proveedores por familia. Concentrar las compras simplifica los pedidos y la revisión de facturas, pero conviene tener una alternativa para los artículos críticos.
- Condiciones por escrito: plazo de entrega, pedido mínimo, forma de pago y cómo se gestionan las devoluciones.
- Pedidos con referencia: cada pedido con fecha, artículos y cantidades, para poder compararlo con lo recibido.
Al recibir la mercancía:
- Cuenta lo que llega y compáralo con el pedido y el albarán.
- Revisa fechas de caducidad y estado de los productos de desayuno y minibar.
- Anota las diferencias en el albarán antes de firmarlo.
- Guarda lo nuevo detrás de lo antiguo, para que salga primero lo que caduca antes.
- Actualiza el inventario el mismo día.
Si los productos de alimentación o de limpieza están sujetos a requisitos de higiene, etiquetado o almacenamiento, consulta la guía de tu país en /paises/.
Minibar: del consumo al folio
El minibar es a la vez un almacén y una venta. El circuito básico:
- Limpieza revisa el minibar en cada salida y en cada repaso, y anota lo consumido.
- El consumo se carga a la cuenta de la habitación antes del check-out, no después.
- Lo consumido se repone desde el almacén y se descuenta del inventario.
Si el consumo se anota en papel y se carga más tarde, aparecen cargos que no llegan a la cuenta y discusiones en la salida. Algunos sistemas permiten cargarlo desde el TPV o desde la app de limpieza directamente a la habitación.
Qué hace el software y qué queda en la hoja de cálculo
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, algunos productos con punto de venta declaran control de stock y cargos a la habitación. CQR describe un punto de venta para restaurante, bar, spa y eventos con comandas, cargos a la habitación y control de stock, dentro de CQR Hotel. MiniHotel incluye en su plan Professional un módulo de alimentos y bebidas con control de stock y cargos a la habitación. Zavia ofrece Zavia POS, un producto aparte del PMS, con cargo a la habitación e inventarios.
Aun así, en muchos hoteles pequeños el inventario de amenities y productos de limpieza vive en una hoja de cálculo. Lo que suele aportar el sistema de gestión es:
- Ocupación y llegadas previstas, para estimar las compras.
- Cargos de consumos a la cuenta del huésped.
- Informes de ventas de desayunos o minibar, si se registran como cargos.
La hoja de cálculo cubre el resto: lista de artículos, consumo por habitación ocupada, stock mínimo, punto de pedido y registro de recepciones.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene hacer inventario de suministros?
Una frecuencia fija, como semanal para desayuno y minibar y mensual para amenities y limpieza, suele bastar en un hotel pequeño. Cuenta todo el almacén a la vez, compáralo con lo comprado y lo consumido, y revisa el consumo por habitación ocupada si las cifras no cuadran.
¿Cómo evito quedarme sin existencias en temporada alta?
Calcula las compras con la ocupación prevista y no con el consumo del mes anterior, que puede ser más bajo. Revisa el punto de pedido de los artículos críticos antes de que empiece la temporada y pregunta al proveedor si sus plazos de entrega cambian en esas fechas.
¿Qué hago si un consumo de minibar aparece después de la salida?
Lo ideal es evitarlo revisando el minibar antes del check-out. Si aun así ocurre, decide con una política interna si lo cargas a la tarjeta en garantía, lo comunicas al huésped o lo asumes. Registra cada caso para detectar si el problema está en la revisión o en el registro del cargo.