Control de lencería y lavandería en un alojamiento
Controlar la lencería consiste en saber cuántas piezas tienes, dónde están y cuánto cuestan por estancia. Define cuántos juegos necesitas por cama según tu ciclo de lavado, haz inventarios periódicos, registra entregas y devoluciones con la lavandería, da de baja las piezas gastadas y coordina todo con el estado de las habitaciones.
Sábanas, fundas, toallas y alfombrillas pasan por un ciclo continuo: cama, carro, lavandería, almacén y vuelta a la cama. Si nadie lo controla, faltan piezas en los días de más salidas, se acumulan pérdidas sin explicación y el coste por estancia es una incógnita. Esta guía propone un método sencillo para un alojamiento pequeño o mediano.
Cuántos juegos por cama tener
No hay una cifra válida para todos. El número de juegos depende de cuánto tarda una pieza en completar el ciclo y de cuánto margen quieres para imprevistos. Un criterio práctico es contar cuántos juegos están, en un momento dado, en cada punto del ciclo:
- En uso: el que está puesto en la cama.
- En lavado: el que se retiró y aún no ha vuelto.
- En almacén: el que está listo para el siguiente cambio.
- Reserva: piezas para reponer manchas, roturas o picos de salidas.
Ejemplo ilustrativo, con cifras hipotéticas: si la lavandería externa devuelve la ropa en un plazo que obliga a tener un juego fuera mientras otro está puesto y otro espera en el almacén, necesitas tres juegos por cama más una reserva. Con lavandería propia que devuelve en el día, quizá baste con menos. Lo importante es calcularlo con tu propio ciclo, no con una regla genérica.
Inventario periódico
- Define las referencias: cada tipo y tamaño de pieza (sábana de cama doble, toalla de lavabo, funda de almohada) es una línea distinta.
- Cuenta todo a la vez: almacén, carros, habitaciones vacías y lo que está en la lavandería. Contar solo el almacén da una imagen falsa.
- Elige una frecuencia fija, por ejemplo mensual, y un momento de poca actividad.
- Compara con el inventario anterior sumando las compras y restando las bajas registradas. La diferencia son pérdidas que hay que explicar.
Lavandería propia o externa
| Aspecto | Lavandería propia | Lavandería externa |
|---|---|---|
| Inversión | Máquinas, espacio y mantenimiento | Ninguna en equipos |
| Personal | Horas propias de lavado y planchado | Lo aporta el proveedor |
| Plazo de vuelta | Lo controlas tú | Depende del servicio contratado |
| Control | Directo | Exige contar entregas y devoluciones |
| Juegos necesarios | Suelen ser menos | Suelen ser más, por el tiempo fuera |
La decisión depende del volumen, del espacio disponible y de los costes locales. Muchos alojamientos combinan las dos: lavan toallas en casa y externalizan la ropa de cama.
Control de entregas y devoluciones
Con lavandería externa, el punto débil es la entrega. Para cada envío:
- Cuenta por referencia lo que sale, y que lo firme quien lo recoge.
- Cuenta lo que vuelve y compáralo con lo enviado antes de firmar el albarán.
- Anota las diferencias en el momento: piezas que faltan, piezas que no son tuyas, manchas que no salieron.
- Revisa la factura contra los albaranes, no contra la estimación del proveedor.
Bajas por desgaste
Las piezas se gastan, se rompen o se manchan sin remedio. Para que no se conviertan en pérdidas invisibles:
- Define criterios de baja: rotura, mancha permanente, tejido muy desgastado.
- Registra cada baja con la fecha y el motivo.
- Aparta las piezas dadas de baja para trapos o donación, y que no vuelvan al circuito.
- Usa el registro para planificar la reposición antes de quedarte corto.
Coste por estancia
Conocer cuánto cuesta la lencería de cada estancia ayuda a fijar precios y a valorar las estancias cortas. Ejemplo ilustrativo, con cifras hipotéticas en una moneda cualquiera: si el lavado de un juego completo cuesta 5 y la amortización de las piezas añade 1 por cambio, cada cambio cuesta 6. Una estancia de 3 noches con un solo cambio a la salida cuesta 6 en lencería; si además se cambian las toallas a mitad de estancia por 2 adicionales, sube a 8. Con tus propios datos podrás comparar el efecto de distintas políticas de cambio.
Coordinación con el estado de las habitaciones
La lencería se mueve al ritmo de las salidas y las limpiezas. El módulo de housekeeping del sistema de gestión muestra qué habitaciones salen cada día y cuáles necesitan cambio completo, lo que permite preparar los carros con las piezas justas y anticipar picos. Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, TCA Innsist describe en su gestión de ama de llaves los estados de habitación y los cargos de lavandería, y MiniHotel ofrece una app de housekeeping con el estado de las habitaciones desde su plan Standard. El inventario de lencería suele llevarse aparte, en una hoja de cálculo. Puedes revisar otros sistemas en la categoría de PMS. Si te afectan requisitos de higiene o seguridad laboral, consulta la guía de tu país en /paises/.
Lista de comprobación
- Número de juegos calculado con tu ciclo real de lavado.
- Inventario completo y periódico, incluidas las piezas fuera.
- Recuento firmado en cada entrega y devolución.
- Registro de bajas con fecha y motivo.
- Coste por cambio y por estancia actualizado.
- Previsión de salidas usada para preparar los carros.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si me faltan juegos de lencería?
Si en los días con más salidas te quedas sin piezas listas, o tienes que esperar a la lavandería para preparar habitaciones, te faltan juegos o el ciclo es demasiado lento. Cuenta cuántos juegos hay en uso, en lavado y en almacén en esos días y ajusta la reserva.
¿Cada cuánto conviene hacer inventario?
Una frecuencia fija, como una vez al mes, permite comparar resultados y detectar pérdidas a tiempo. Lo importante es contar todo a la vez, incluidas las piezas que están en la lavandería, y cuadrar el resultado con las compras y las bajas registradas desde el inventario anterior.
¿El software de gestión controla la lencería?
Depende del producto. Muchos sistemas ayudan con la parte relacionada, como el estado de las habitaciones o las salidas previstas, pero el inventario de piezas a menudo se lleva en una hoja de cálculo. Pregunta al proveedor si su módulo de limpieza registra inventario o solo tareas.