Salas y eventos en un hotel pequeño: reservas y presupuestos
Una sala de reuniones se gestiona como cualquier inventario: se vende por horas, medio día o día, con montajes, equipamiento y catering como conceptos del presupuesto. La reserva se confirma por escrito con anticipo, las habitaciones del grupo se bloquean vinculadas al evento y los cargos se reúnen en una cuenta maestra que se factura a la empresa.
Muchos hoteles pequeños tienen un salón, una biblioteca o un comedor que se alquila de vez en cuando para reuniones, presentaciones o celebraciones. Mientras es ocasional, basta una agenda. El problema aparece cuando la sala se reserva dos veces para la misma tarde o cuando el café del descanso no llega a la factura de la empresa.
¿Cómo tratar la sala como inventario?
El primer paso es dejar de verla como un espacio libre y empezar a verla como una unidad que se vende, igual que una habitación:
- Unidades de venta: por horas, medio día (mañana o tarde) y día completo. Incluye el tiempo de montaje y desmontaje.
- Capacidad por montaje: la misma sala admite distinto número de personas según la disposición. Anótalo para cada montaje.
- Bloqueos: limpieza entre eventos, mantenimiento o uso propio del hotel.
- Un único calendario, visible para quien vende y para quien prepara la sala.
| Montaje | Uso habitual |
|---|---|
| Teatro | Presentaciones con muchas personas sentadas en filas |
| Escuela | Formación con mesas para tomar notas |
| En U | Reuniones con debate y una pantalla al frente |
| Imperial | Reuniones de dirección alrededor de una mesa |
| Cóctel | Recepciones de pie |
¿Qué conceptos incluir en el presupuesto?
Un presupuesto tipo separa los conceptos para que el cliente entienda qué paga y el hotel pueda facturarlos después:
- Alquiler de la sala por franja.
- Equipamiento: proyector o pantalla, sonido, micrófonos, rotafolio, conexión a internet reforzada.
- Catering: cafés de descanso, almuerzo, cóctel, agua en sala, con precio por persona.
- Habitaciones para los asistentes, si las hay.
- Servicios adicionales: aparcamiento, decoración, personal de apoyo.
- Condiciones: anticipo, plazo para confirmar el número de asistentes, política de cancelación y forma de pago.
Ejemplo hipotético: una empresa reserva la sala un día completo para 20 personas con dos cafés y un almuerzo. El presupuesto suma el alquiler de la sala, 20 cafés por dos servicios, 20 almuerzos y el proyector, cada uno en su línea, más 10 habitaciones para la noche anterior.
¿Cómo confirmar y vincular las habitaciones?
- Confirmación por escrito o contrato, con los conceptos, el número estimado de asistentes y la fecha límite para ajustarlo.
- Anticipo al confirmar, registrado en el sistema y vinculado al evento.
- Bloqueo de habitaciones: crea un bloqueo de grupo con fecha de liberación. Las habitaciones que el cliente no confirme antes de esa fecha vuelven a la venta.
- Lista de asistentes alojados, para asignar cada habitación a un nombre a medida que se confirma.
Si el bloqueo no está en el sistema, el channel manager seguirá ofreciendo esas habitaciones en los portales y podrás encontrarte sin ellas el día del evento.
¿Cómo facturar a la empresa?
Lo habitual es abrir una cuenta maestra para el evento: una cuenta a la que se cargan la sala, el catering, el equipamiento y, si así se acuerda, las habitaciones de los asistentes. Los consumos personales (minibar, cenas fuera del programa) quedan en la cuenta de cada huésped.
Antes del evento, deja claro por escrito qué paga la empresa y qué paga cada asistente. Al final, revisa la cuenta maestra con el cliente, aplica el anticipo y emite la factura a nombre de la empresa con sus datos fiscales. Si la empresa paga más tarde, el saldo pasa a cuentas por cobrar. Los requisitos de la factura dependen del país; esta nota no es asesoramiento fiscal.
¿Qué hace el PMS y qué requiere un módulo aparte?
Un PMS generalista suele cubrir los bloqueos de grupo, las cuentas maestras y los cargos de servicios como extras. La gestión de la sala como espacio (calendario por franjas, montajes, presupuestos y contratos) suele requerir un módulo de eventos o un producto distinto.
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, algunos productos documentan este tipo de funciones de forma distinta:
- Clock PMS+ incluye eventos en su suscripción única, junto al POS de restaurante y la reserva de actividades.
- Arion PMS menciona presupuestos y contratos de eventos entre sus módulos.
- OneLobby incluye un CRM de eventos con cotizaciones y calendario para el salón desde su plan básico.
- Oracle OPERA Cloud trata ventas y eventos como un producto separado del PMS.
- Zeus Cloud PMS ofrece eventos como producto complementario.
Hay más fichas con referencias a eventos o salones; el listado de software permite revisarlas y preguntar al proveedor cómo funciona su módulo en una demostración.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un software de eventos para alquilar una sala?
No siempre. Si alquilas la sala pocas veces, un calendario compartido y los extras del PMS pueden bastar. Cuando los eventos son frecuentes, combinan sala, catering y habitaciones o se solapan, un módulo de eventos evita reservas dobles y ayuda a que todos los conceptos lleguen a la factura.
¿Qué es una cuenta maestra en un evento?
Es una cuenta común del evento a la que se cargan los conceptos que paga la empresa: sala, catering, equipamiento y, si se acuerda, las habitaciones. Los consumos personales de cada asistente quedan en su propia cuenta. Así la empresa recibe una sola factura y cada huésped paga lo suyo.
¿Cómo evito quedarme sin habitaciones para el grupo?
Crea un bloqueo de grupo en el PMS en cuanto el cliente confirme, con una fecha de liberación acordada. Mientras el bloqueo esté activo, esas habitaciones dejan de ofrecerse en los canales. Las que el cliente no asigne antes de la fecha límite vuelven a la venta de forma ordenada.