Cuentas por cobrar en un hotel: cómo controlar lo pendiente
Las cuentas por cobrar de un hotel nacen de empresas con crédito, agencias, portales que liquidan después, grupos y salidas con saldo. Se controlan trasladando cada saldo a una cuenta de crédito por cliente, revisando cada semana el informe de antigüedad, enviando recordatorios con fechas fijas, conciliando los cobros y fijando por escrito límites y condiciones de crédito.
Un hotel cobra la mayoría de sus estancias antes o durante la salida del huésped. Pero siempre hay una parte que se cobra después: la empresa que paga a final de mes, la agencia que liquida por transferencia o el grupo que salió con un saldo pendiente. Si nadie sigue esos importes, se acumulan y algunos acaban sin cobrarse.
¿Qué genera saldos pendientes?
Conviene identificar el origen de cada saldo, porque cada uno se gestiona de forma distinta:
| Origen | Cómo suele cobrarse |
|---|---|
| Empresas con crédito | Factura periódica con un plazo de pago acordado |
| Agencias y turoperadores | Liquidación según contrato, a menudo por transferencia |
| Portales que pagan después | Pago del portal al hotel tras la estancia, según sus condiciones |
| Grupos y eventos | Cuenta maestra facturada al organizador |
| Salidas con saldo | Huésped que se fue sin pagar un consumo o un cargo posterior |
¿Qué es la cuenta de crédito o city ledger?
Cuando un huésped hace el check-out y el importe no se paga en ese momento, el saldo no puede quedarse en la reserva cerrada. Se traslada a una cuenta de crédito del cliente que debe pagarlo: la empresa, la agencia o el organizador del grupo. En la terminología hotelera en inglés, el conjunto de esas cuentas se llama city ledger.
Cada cuenta de crédito reúne las estancias pendientes de ese cliente, se factura según lo acordado y se salda cuando llega el pago. En un PMS suele aparecer como cuentas corrientes, cuentas de empresa o cuentas por cobrar.
¿Cómo leer el informe de antigüedad?
El informe de antigüedad de saldos agrupa lo pendiente por el tiempo que lleva sin cobrarse. Es la herramienta principal para decidir a quién reclamar primero.
Ejemplo hipotético: un hotel tiene pendientes 10.000 €. De ellos, 6.000 € tienen menos de 30 días, 3.000 € entre 30 y 60 días y 1.000 € más de 90 días. Los primeros están dentro del plazo normal; los de 30 a 60 días piden un recordatorio; los de más de 90 días requieren una llamada y una decisión.
Revísalo cada semana con estas preguntas:
- ¿Qué clientes superan el plazo acordado?
- ¿Hay algún cliente cuyo saldo crece sin pagos?
- ¿Hay saldos que no se sabe a quién corresponden?
- ¿Hay importes pequeños antiguos que conviene resolver o reclasificar?
¿Qué procedimiento seguir para cobrar?
Un procedimiento escrito evita que el seguimiento dependa de una sola persona:
- Facturar a tiempo: el plazo de pago empieza cuando el cliente recibe la factura, no cuando sale el huésped.
- Recordatorios con fechas fijas: uno al vencer el plazo, otro unos días después y una llamada si sigue pendiente.
- Conciliación de cobros: cada pago recibido se aplica a las facturas que salda. Un pago sin referencia se aclara con el cliente antes de aplicarlo.
- Límites de crédito: fija un importe máximo por cliente y revisa antes de cada nueva reserva si lo supera.
- Condiciones por escrito: plazo de pago, forma de pago, datos de facturación y qué ocurre si se retrasa. Sin un acuerdo escrito, conceder crédito es asumir un riesgo sin respaldo.
- Responsable único: una persona sigue las cuentas por cobrar y otra revisa el informe mensualmente.
¿Qué hacer con los saldos que no se cobran?
Cuando un saldo no se cobra pese a los recordatorios, el procedimiento interno suele ser:
- Documentar todas las gestiones de cobro realizadas.
- Suspender el crédito al cliente para nuevas reservas.
- Decidir con dirección si se reclama por otras vías.
- Trasladar el caso a la persona que lleva la contabilidad para que decida cómo registrarlo.
El tratamiento contable y fiscal de los saldos incobrables depende del país y no se resuelve desde recepción. Consulta a tu asesor; esta nota no es asesoramiento contable ni fiscal.
¿Qué documentan los productos del directorio?
Según los datos del directorio revisados en octubre de 2026, algunos sistemas mencionan expresamente esta función: Axis PMS y HotelSystem incluyen cuentas corrientes de empresas; MiniHotel y Arion PMS citan cuentas corrientes entre sus funciones; y en Xafiro las cuentas por cobrar forman parte del plan Smart. Que otras fichas no lo mencionen no significa que el producto no lo tenga: pregúntalo en la demostración, junto al informe de antigüedad y los límites de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la cuenta del huésped y la cuenta de crédito?
La cuenta del huésped reúne los cargos de una estancia y se cierra al hacer el check-out. La cuenta de crédito pertenece al cliente que paga después, como una empresa o una agencia, y acumula los saldos de varias estancias hasta que llega el pago. Trasladar el saldo permite cerrar la reserva sin perder la deuda.
¿Cada cuánto conviene revisar las cuentas por cobrar?
Una revisión semanal del informe de antigüedad suele bastar para detectar retrasos a tiempo, con un repaso mensual más completo por parte de dirección. Lo importante es que la revisión tenga fecha fija y responsable, y que cada saldo vencido genere una acción concreta: recordatorio, llamada o suspensión del crédito.
¿Debo conceder crédito a cualquier empresa que lo pida?
No. Concede crédito solo con condiciones por escrito: plazo de pago, límite de importe, datos de facturación y consecuencias del retraso. Revisa antes si el cliente ha pagado bien otras veces. Un límite de crédito en el sistema ayuda a detectar cuándo una nueva reserva haría que el saldo lo superara.