Estados de una reserva en el PMS: qué significa cada uno
El estado de una reserva indica en qué punto del ciclo está: provisional, confirmada, garantizada, en casa, salida, no presentado o cancelada. Cada estado decide si la reserva descuenta disponibilidad, qué cobros admite, qué mensajes dispara y cómo cuenta en los informes. Los nombres cambian según el PMS, pero el ciclo es el mismo.
El estado de una reserva es la etiqueta con la que el PMS indica en qué punto de su ciclo se encuentra, desde que alguien la solicita hasta que el huésped se marcha, se cancela o no se presenta. De él dependen la disponibilidad que ven los demás canales, los cobros, los mensajes automáticos y las cifras de los informes. Entender el ciclo evita buena parte de los errores de recepción.
¿Qué es el estado de una reserva y para qué sirve?
Cada reserva pasa por una secuencia de estados, y el PMS cambia de uno a otro cuando ocurre algo: llega un pago, el huésped firma el registro, el turno de noche cierra el día. El estado sirve para que recepción, limpieza y administración lean lo mismo de la misma reserva. Los nombres varían según el producto: lo que un sistema llama «opcional» otro lo llama «provisional» o «tentativa», y «en casa» puede aparecer como «check-in» o «alojado». Lo que importa es la función, no la palabra.
Los estados habituales, uno por uno
| Estado | Significado | ¿Descuenta disponibilidad? |
|---|---|---|
| Provisional u opcional | Solicitud o reserva sin confirmar, con fecha de caducidad | Según configuración; suele descontar hasta que caduca |
| Confirmada | El alojamiento ha aceptado la reserva, sin garantía de pago | Sí |
| Garantizada | Confirmada y respaldada por tarjeta o prepago | Sí |
| En casa | El huésped ha hecho el check-in | Sí |
| Salida | El huésped ha hecho el check-out y la cuenta está cerrada | No; las noches consumidas pasan al histórico |
| No presentado | La fecha de llegada pasó sin check-in | No, una vez marcada |
| Cancelada | Anulada por el huésped, el canal o el alojamiento | No |
| Lista de espera | Petición para fechas completas, a la espera de una unidad libre; no existe en todos los sistemas | No |
¿Qué cambia cada estado?
Inventario. Cuando una reserva pasa a un estado que no descuenta disponibilidad, el channel manager debe recibir el cambio para reabrir la venta en los portales.
Cobros y cargos. Garantizada permite preautorizar o cobrar un depósito; en casa permite cargar consumos a la cuenta; salida exige que la cuenta esté saldada o facturada; no presentado y cancelada activan, si procede, el cargo que prevea la política de la tarifa.
Mensajes automáticos. Confirmada dispara la confirmación por escrito; garantizada o en casa suelen activar los mensajes previos a la llegada y de bienvenida; cancelada envía el aviso de anulación.
Informes. Solo en casa cuenta como ocupación de la noche; salida alimenta el histórico de ingresos; no presentado y cancelada se cuentan aparte, y confundirlos distorsiona ambas tasas.
Portales. Al portal viaja la disponibilidad resultante, no el estado. Una cancelación de una reserva de portal debe hacerse también en la extranet, o desde el PMS si la conexión lo permite, para que ambos coincidan.
¿Quién puede cambiar cada estado?
Depende de los permisos que configure el alojamiento; conviene que no todos puedan todo. Una pauta frecuente:
- Recepción pasa de confirmada o garantizada a en casa, y de en casa a salida.
- El sistema pasa a no presentado en el cierre del día, o lo hace el turno de noche tras revisar las llegadas pendientes.
- Cancelar, reabrir una cancelada o anular una salida cerrada suele reservarse a un perfil con más permisos, porque afecta a cobros e informes.
- Las provisionales caducan solas si el sistema lo admite; si no, alguien debe revisarlas cada día.
Errores por cambiar un estado tarde o mal
- No presentado marcado como cancelada: el huésped no avisó, pero el informe lo cuenta como cancelación y la política de cobro no se aplica.
- Check-out sin cerrar: la habitación figura ocupada, limpieza no la ve como salida y el huésped siguiente no puede entrar.
- Provisional caducada que sigue bloqueando: inventario retenido sin venta y riesgo de overbooking si alguien confirma otra reserva sobre la misma unidad.
- Cancelar en el PMS una reserva de portal sin cancelarla en el portal: los dos sistemas dejan de coincidir y el portal puede seguir cobrando o escribiendo al huésped.
Un repaso diario de llegadas sin check-in, salidas sin cerrar y provisionales vencidas evita la mayoría de estos casos. Qué cobro procede en un no presentado o una cancelación depende de la política del alojamiento y de las condiciones del canal; las obligaciones legales de cada país quedan fuera de esta nota, que es información general: consulta /paises/.
Preguntas frecuentes
¿Una reserva provisional descuenta disponibilidad?
Depende de cómo esté configurado el PMS. Muchos sistemas permiten elegir si las provisionales bloquean inventario hasta su caducidad o solo informan. Bloquear evita vender dos veces una unidad escasa; no bloquear evita retener inventario por peticiones que no se concretan. Lo importante es saber cuál tienes activa.
¿Qué diferencia hay entre confirmada y garantizada?
Una reserva confirmada es la que el alojamiento ha aceptado; una garantizada tiene, además, respaldo de pago: tarjeta validada o prepago recibido. La diferencia afecta a qué puede hacer el alojamiento si el huésped no se presenta y a cómo se trata la reserva en la revisión de llegadas del día.
¿Quién debe marcar los no presentados?
Lo habitual es que lo haga el cierre del día, automático o a cargo del turno de noche, tras comprobar que no hay llegada tardía avisada. Marcarlo bien importa porque aplica la política de la tarifa, libera la unidad y mantiene correcto el informe de no presentados frente al de cancelaciones.