Qué es el régimen de alojamiento y cómo configurarlo
El régimen de alojamiento indica qué comidas incluye el precio de la estancia: solo alojamiento, alojamiento y desayuno, media pensión, pensión completa o todo incluido. En el PMS se configura como planes de tarifa derivados o como suplementos, se envía a los portales con cada tarifa y se controla con listas diarias para cocina.
El régimen de alojamiento es la parte de la tarifa que dice qué comidas puede tomar el huésped durante su estancia. Afecta al precio, a la venta en los portales, al trabajo diario de cocina y al cierre de cuentas.
Los regímenes habituales
Los nombres pueden variar entre alojamientos y portales, pero casi todos usan estas cinco opciones:
| Régimen | Qué incluye |
|---|---|
| Solo alojamiento | La habitación, sin comidas |
| Alojamiento y desayuno | La habitación y el desayuno de cada mañana |
| Media pensión | Desayuno y una comida principal, normalmente la cena |
| Pensión completa | Desayuno, comida y cena |
| Todo incluido | Las comidas y, según lo que defina el alojamiento, bebidas y consumos de bar |
Cada régimen necesita una definición escrita: qué comida entra en la media pensión, si las bebidas están incluidas y en qué horarios y puntos de venta vale el todo incluido. Es lo que verá el huésped en la confirmación y lo que aplicará el personal.
Cómo se configura en el PMS
Hay dos formas habituales de modelar el régimen en el PMS:
- Como planes de tarifa derivados. Se crea una tarifa base de solo alojamiento y, a partir de ella, tarifas derivadas con desayuno, media pensión o pensión completa que suman un importe fijo por persona y noche. Si cambias la base, las derivadas se recalculan solas. Resulta cómodo cuando vendes varios regímenes en los portales, porque cada uno aparece como una tarifa distinta.
- Como suplementos. El régimen se añade a la reserva como un extra por persona y noche. Es útil cuando casi todos los huéspedes reservan sin comidas y solo algunos añaden el desayuno al llegar.
Muchos alojamientos combinan las dos: tarifas derivadas para la venta online y suplementos para los cambios en recepción.
Al enviar las tarifas a los portales a través del channel manager, cada plan lleva asociado su régimen. Revisa en la conexión que el régimen que marca el portal coincide con el del plan: un plan con desayuno publicado como solo alojamiento genera reclamaciones en el comedor.
Control diario: quién tiene derecho a cada comida
El régimen no sirve de nada si cocina y sala no saben quién lo tiene. Lo práctico es sacar del sistema, cada día, una lista por servicio:
- Lista de desayunos: habitaciones, número de personas y régimen, para la mañana siguiente.
- Lista de cenas o comidas: habitaciones con media pensión o pensión completa, con alergias o peticiones anotadas.
- Previsión para cocina: número de cubiertos por servicio en los próximos días, a partir de las reservas.
Si el restaurante usa un TPV integrado con el PMS, el camarero comprueba el régimen al abrir la mesa y carga a la habitación solo lo no incluido.
Cambios de régimen y comidas no incluidas
Durante la estancia ocurren dos situaciones frecuentes:
- El huésped cambia de régimen, por ejemplo pasa de alojamiento y desayuno a media pensión desde la tercera noche. Se registra en la reserva desde esa fecha, cambiando el plan o añadiendo el suplemento, para que las listas de cocina se actualicen.
- El huésped toma una comida no incluida. Se carga como consumo a la cuenta de la habitación y aparece en la factura final.
Ejemplo hipotético con números redondos: la tarifa de solo alojamiento es de 80 por noche para dos personas y el desayuno se vende a 10 por persona y noche. La tarifa con desayuno queda en 100. Si una pareja reserva tres noches con desayuno y cena una noche fuera de régimen por 40, la cuenta final suma 300 de alojamiento con desayuno y 40 de consumo.
Errores habituales
- Definir el todo incluido de palabra y no por escrito, lo que genera discusiones en el bar.
- Publicar en un portal un régimen distinto del configurado en el plan.
- Cambiar el régimen en recepción sin modificar la reserva, de modo que la cocina sigue con la lista antigua.
- No separar en los informes los ingresos por comidas de los ingresos por habitación.
Si tu duda toca obligaciones de información al cliente o de facturación, consulta la guía de tu país en /paises/. Esta nota es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor configurar el desayuno como tarifa o como suplemento?
Si vendes el desayuno en los portales, una tarifa derivada suele ser más práctica, porque aparece como opción propia y su precio se recalcula al cambiar la base. Si casi nadie lo reserva por adelantado y se añade al llegar, un suplemento es suficiente. Lo importante es elegir un criterio y mantenerlo.
¿Cómo sabe la cocina cuántas cenas preparar?
Con una lista diaria que sale del sistema de gestión con las habitaciones que tienen media pensión o pensión completa, el número de personas y las alergias anotadas. Conviene sacarla a la misma hora cada día y actualizarla si hay llegadas tardías o cambios de régimen durante la jornada.
¿Qué pasa si un huésped no toma una comida incluida?
Depende de la política del alojamiento, que debe estar escrita y comunicada. Lo habitual es que la comida incluida no se descuente si el huésped decide no tomarla, salvo acuerdo previo. Si se cambia el régimen para el resto de la estancia, el cambio se registra en la reserva.