Qué es un contrato de cupo (allotment) con agencias
Un contrato de cupo o allotment es un acuerdo por el que el hotel reserva a una agencia o touroperador un número fijo de habitaciones por noche durante una temporada, que la agencia vende sin consultar hasta una fecha de liberación. Pasada esa fecha, las no vendidas vuelven al hotel. En el PMS se registra como bloqueo con fecha de fin.
Un contrato de cupo, conocido como allotment, es un acuerdo por el que un hotel pone a disposición de una agencia o de un touroperador un número fijo de habitaciones para cada noche de un periodo, a una tarifa pactada, y la agencia las vende por su cuenta sin tener que consultar disponibilidad en cada venta. A cambio, la agencia se compromete a devolver las habitaciones que no haya vendido antes de una fecha límite. Es una fórmula clásica en destinos de temporada, donde el touroperador necesita inventario garantizado para programar sus paquetes.
¿Qué elementos tiene un contrato de cupo?
Aunque cada contrato se redacta a su manera, casi todos fijan los mismos puntos:
- Cupo: número de habitaciones por tipo y por noche que el hotel garantiza a la agencia.
- Periodo: fechas entre las que rige el cupo, a menudo toda una temporada.
- Tarifa: precio pactado, normalmente neto para la agencia, que ella revende con su margen.
- Fecha de liberación (release): plazo, contado hacia atrás desde cada noche, en el que la agencia debe confirmar lo vendido; las habitaciones sin confirmar vuelven al hotel.
- Venta sobre cupo: qué pasa cuando la agencia quiere vender más habitaciones de las contratadas; normalmente queda sujeta a petición y confirmación del hotel.
- Condiciones de cancelación y pago: cómo y cuándo liquida la agencia lo vendido.
Ejemplo: un hotel de playa de cuarenta habitaciones cede a un touroperador un cupo de diez dobles por noche de junio a septiembre, con liberación de dos semanas. Para la noche del 20 de julio, el touroperador puede vender esas diez habitaciones por su cuenta hasta el 6 de julio. Ese día confirma siete con nombres; las otras tres vuelven a la venta libre del hotel. Si el 10 de julio quiere vender una más, tiene que pedirla, porque ya está fuera del cupo.
¿En qué se diferencia de una reserva de grupo?
Se parecen porque ambas retiran habitaciones de la venta con una fecha de liberación, pero responden a necesidades distintas:
| Reserva de grupo | Contrato de cupo | |
|---|---|---|
| Quién lo tiene | Un organizador para un evento concreto | Una agencia o touroperador |
| Duración | Unas fechas | Toda una temporada, noche a noche |
| Cómo se llena | Con una lista de habitaciones | Con ventas sueltas que la agencia confirma |
| Qué pasa al liberar | Se cierra el grupo | El cupo sigue vigente para las noches siguientes |
El grupo es un acontecimiento; el cupo es un flujo continuo. Eso cambia la forma de registrarlo y de vigilarlo.
¿Cómo se refleja en el PMS y en el channel manager?
El cupo tiene que descontarse del inventario que ve el resto de canales, o el hotel acabará vendiendo dos veces la misma habitación. Las formas habituales de hacerlo son:
- Bloqueo con fecha de fin en el PMS: se retiran las habitaciones del cupo para cada noche, con la liberación como fecha de caducidad, y las ventas confirmadas por la agencia se cargan contra ese bloqueo.
- Canal propio para la agencia en el channel manager: algunos sistemas permiten asignar a un canal una cantidad fija de habitaciones y cerrar ese canal el día de la liberación.
- Cierres por canal: cuando no se puede repartir el inventario, se cierra la venta del touroperador para las fechas en que el hotel prefiere vender por su cuenta.
En cualquiera de los casos, conviene que las reservas de la agencia entren con su propio origen, para que los informes muestren cuánto vende ese contrato y a qué precio medio.
¿Qué riesgos y errores son habituales?
- Olvidar la liberación. Si nadie devuelve al inventario las habitaciones no confirmadas, el hotel las tiene vacías en fechas en que podría haberlas vendido. Anota la liberación como tarea o usa la caducidad automática del bloqueo.
- No descontar el cupo de los canales online. El resultado es el overbooking: la agencia y una OTA venden la misma noche.
- Aceptar venta sobre cupo sin confirmar. Cada venta fuera del cupo debe pasar por el hotel; de lo contrario, la agencia vende habitaciones que no existen.
- Ceder demasiado inventario en fechas fuertes. Un cupo generoso en temporada alta deja al hotel sin margen para vender a mejor precio por su cuenta. Revisa cada temporada cuánto vendió de verdad la agencia frente a cuánto bloqueó.
- No separar los informes. Sin un origen propio para la agencia, es imposible saber si el contrato compensa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la fecha de liberación o release en un contrato de cupo?
Es el plazo, contado hacia atrás desde cada noche, en el que la agencia debe confirmar las habitaciones que ha vendido de su cupo. Las que no confirma vuelven a la venta libre del hotel. A diferencia de un grupo, la liberación se aplica noche a noche durante toda la vigencia del contrato.
¿Qué significa vender sobre cupo?
Significa que la agencia quiere vender más habitaciones de las que tiene garantizadas en el contrato. Esas ventas no están cubiertas por el cupo y quedan sujetas a petición: el hotel comprueba la disponibilidad y confirma o rechaza cada una. Aceptarlas de forma automática es una causa frecuente de overbooking.
¿Un hotel pequeño debería firmar contratos de cupo?
Depende de su destino y de su temporada. En zonas donde los touroperadores llevan buena parte de la demanda puede aportar ocupación garantizada, a cambio de ceder inventario y margen. Conviene empezar con cupos pequeños, fijar liberaciones cortas y revisar al final de cada temporada cuánto se vendió realmente.