Permanencia y preaviso en software hotelero: qué publican

La cuota mensual es el dato que todo el mundo compara. El tiempo que te ata al proveedor casi nadie lo mira, y es lo que decide cuánto cuesta equivocarse. Este repaso ordena lo que cada proveedor publica sobre permanencia, preaviso y renovación.

¿Qué diferencia hay entre permanencia, preaviso y renovación automática?

Son tres condiciones distintas que a menudo se confunden:

Condición	Qué significa	Pregunta que responde
Permanencia	Periodo mínimo durante el que te comprometes a pagar	¿Hasta cuándo pago aunque deje de usar el sistema?
Preaviso	Antelación con la que debes comunicar la baja	¿Cuándo tengo que avisar para que la baja surta efecto?
Renovación automática	El contrato se prolonga por otro periodo si nadie lo cancela	¿Qué pasa si se me pasa la fecha?

Un contrato puede no tener permanencia y aun así exigir preaviso. Ejemplo: un contrato anual con renovación automática y dos meses de preaviso obliga a avisar antes de que termine el décimo mes; si avisas en el undécimo, pagas un año más.

¿Qué criterio se ha seguido?

Cada ficha recoge lo que el proveedor publica sobre permanencia en su página de precios, sus condiciones generales o su centro de ayuda, con los plazos tal como figuran. «Sin verificar» significa que el proveedor no publica el dato, no que exija o deje de exigir permanencia. El método está en la metodología.

¿Qué productos declaran que no exigen permanencia?

Son 19 de los 62. Nueve lo dicen sin más matiz que la forma de pago: Anfy, Beds24, Kross Booking, Little Hotelier, Lodgy, OkFac, Sentaury, SiteMinder y Sirvoy. Los otros diez añaden condiciones:

• Axis PMS: sus términos permiten rescindir con 30 días de preaviso.
• Beyond: sin contratos ni cuotas de alta; los clientes con contrato de suscripción se rigen por condiciones aparte.
• Hospitable: cancelación en cualquier momento, sin reembolso del periodo en curso.
• Hotelgest: descuento con compromiso de 12 meses.
• LobbyPMS: renovación automática; reembolso solo en los 5 días posteriores al pago, con un cargo.
• Octorate: contrato indefinido cancelable por ambas partes; no se reembolsan periodos ya pagados.
• OwnerRez: la cuota mínima se cobra aunque todas las propiedades estén desactivadas.
• PriceLabs: el cargo del mes en curso se aplica al cierre del ciclo.
• Pxsol: baja con aviso previo de 30 días.
• Xafiro: precios preferenciales al contratar 6 o 12 meses.

«Sin permanencia» no equivale a «sin condiciones»: Pxsol y Axis PMS piden preaviso, LobbyPMS renueva sola y Hospitable, Octorate o PriceLabs no devuelven el periodo ya pagado.

¿Qué productos publican un compromiso o condiciones de baja?

Son 9, con plazos muy distintos entre sí:

• Amenitiz: según sus condiciones generales, periodo mínimo de doce meses desde la suscripción, salvo que la oferta indique otra cosa; después se renueva mes a mes o por doce meses, y la baja exige tres meses de preaviso por correo electrónico.
• Avantio: su página de precios recomienda contratos anuales; no cobra gastos de cancelación, pero exige seguir un procedimiento de baja.
• Clock PMS+: los precios indicativos suponen un compromiso mínimo de 12 meses; si se termina antes, los descuentos pueden recalcularse.
• Guesty: se puede subir de plan en cualquier momento, pero bajar exige esperar al fin del contrato.
• MiniHotel: pago mensual con cambio de plan libre; devolución del primer mes si el cliente no queda conforme durante el onboarding.
• RoomPriceGenie: compromiso anual; la suscripción se cancela al final del periodo contratado.
• Smoobu: mensual, anual o dos años; la cancelación se avisa con 30 días y surte efecto al terminar el periodo contratado.
• SysHotel: el alta exige tres meses de servicio facturados por adelantado; después, plan mensual o anual.
• Winhotel: en modalidad SaaS, compromiso de 24 meses; la baja anticipada conlleva una penalización de hasta el 80 % del tiempo no cumplido, y la ordinaria exige 60 días hábiles de preaviso.

Aparte queda HotelSystem, que vende una licencia de pago único sin cuotas periódicas: la permanencia no aplica.

¿En qué productos el dato está sin verificar?

En 33 de los 62 no consta nada sobre permanencia en las páginas consultadas; la tabla de esta página los muestra. No ocurre solo en los que cotizan a medida: eviivo, Icnea o Rentals United publican un precio de entrada, pero no el plazo. La condición suele aparecer en la oferta o en el contrato, y hay que pedirla antes de firmar.

¿Qué preguntar al proveedor?

1. ¿Hay periodo mínimo y desde qué fecha cuenta: la firma, la puesta en marcha o la primera factura?
2. ¿Cuánto preaviso exige la baja y por qué vía se comunica?
3. ¿El contrato se renueva de forma automática y por cuánto tiempo?
4. Si pago anual con descuento, ¿qué pasa si me doy de baja antes de terminar el año?
5. ¿Hay cuotas de alta, de baja o de exportación de datos?

Pide que las respuestas consten en la oferta escrita y guarda las condiciones vigentes el día que firmas. Puedes contrastar precios y condiciones en comparar.

Preguntas frecuentes